Советы, как подготовить счета-фактуры и первичные документы к камеральной проверке

165
Чем поможет эта статья: Разобраться, в каком виде подготовить документы, которые затребовали налоговики во время камералки. От чего убережет: От доначислений, которые могут образоваться, если вовремя не исправить документы.

Строго говоря, требовать у компании какие-то документы во время камеральной проверки инспекторы не могут. Исключений из этого правила мало. Например, чиновники вправе запросить бумаги, подтверждающие право на льготы. Или компания заявила НДС к возмещению — тогда будьте готовы предъявить счета-фактуры и иные документы, подтверждающие право на вычет. Во всех остальных случаях ИФНС может лишь попросить пояснения. И то только если где-то в сведениях были замечены нестыковки (п. 3 ст. 88 НК РФ).

Еще по этой теме О том, какие документы налоговики вправе запрашивать во время камеральной проверки НДС, читайте в статье «Какие налоговые штрафы теперь можно отменить без долгих судебных разбирательств».

Но на практике инспекторы традиционно трактуют нормы Налогового кодекса по-своему. И под видом пояснений запрашивают у организаций во время камеральных проверок огромное количество документов. Это может быть любая первичка, подтверждающая доходы и расходы, счета-фактуры, выписки из регистров, договоры и т. д. По опросу, проведенному на сайте glavbukh.ru, с таким требованием сталкивались более 80 процентов бухгалтеров.

Чаще всего оспаривать требование налоговиков себе дороже. И проще пойти инспекторам навстречу, подготовив необходимые документы. Тем более что, проверив компанию досконально во время камералки, инспекторы вряд ли захотят прийти к вам с выездной ревизией. Мы поможем максимально упростить подготовку документов.

В каком виде подготовить первичные документы и счета-фактуры

Лучше всего представить в инспекцию копии первичных документов и счетов-фактур, а не их оригиналы. Так вы обезопасите себя от потери бумаг. Необходимо, чтобы все копии заверил руководитель компании или иной уполномоченный сотрудник (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Не забудьте проставить на копиях печать компании. И еще. В принципе, у налоговиков есть право ознакомиться с оригиналами документов, копии которых вы представили (ст. 93 НК РФ). Но сегодня такие требования предъявляют нечасто.

Как подготовить бухгалтерские и налоговые регистры

Иногда объем первичных документов и счетов-фактур такой большой, что вместо них проще предъявить бухгалтерские или налоговые регистры. И инспекторов часто это устраивает.

Предположим, налоговики хотят проверить оплату закупленных товаров за квартал. Объем денежных документов слишком большой. Зато у вас есть специальный регистр — ведомость учета денежных средств (карточка по счету 51). Так вот, копию такой ведомости вполне можно представить налоговикам вместо кассовых и банковских документов. В этом случае компании не придется тратить много времени на подготовку бумаг.

Важная деталь Копия бухгалтерского регистра может заменить большой объем первичных документов и счетов-фактур.

Бывает, что налоговиков интересуют не все операции в регистре, а лишь некоторые. Например, за последний месяц или по определенным договорам. Тогда вы можете представить выписки из регистров (п. 4 ст. 88 НК РФ). Как их подготовить? Распечатайте из программы лишь фрагмент таблицы на отдельном листе. Выписка из регистра является, по сути, отдельным документом. Поэтому попросите директора компании или иного уполномоченного сотрудника заверить бумагу, проставьте на ней печать. Вы можете ознакомиться с таким образцом ниже.

Советы, как подготовить счета-фактуры  и первичные документы к камеральной проверке Важная деталь Выписку из регистра попросите заверить руководителя компании.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Как подготовить опись документов

Документы, которые вы подготовили для проверяющих, имеет смысл передавать в ИФНС на основании описи (акта, журнала) произвольной формы. Укажите в описи по порядку все бумаги, объединив их в группы.

Сначала перечислите первичные документы по годам. Затем укажите, какие счета-фактуры вы передали в ИФНС, потом регистры и т. д. При этом достаточно указать общее количество первичных документов и счетов-фактур в группе, а не перечислять каждый из них.

Вот допустимый формат записи в реестре: «1. Товарные накладные за август 2013 года». Желательно указать общее количество передаваемых страниц.

Пусть опись документов подпишет директор компании или иной уполномоченный на то работник. Проставьте также печать компании.

Причем лучше подготовить опись в двух экземплярах. Один останется у вас. А второй экземпляр вы отдадите в ИФНС. Ваш экземпляр поможет убедить налоговиков, если они захотят ознакомиться с бумагами повторно, в том, что такие действия неправомерны.

Не забудьте попросить налоговиков завизировать ваш вариант описи, проставив на нем дату. Эта виза подтвердит, что вы отреагировали на требования ИФНС в срок, если вдруг позже вам придется отстаивать свои интересы в УФНС или суде.

 

Частые вопросы о документах, которые требуют проверяющие

Налоговики проверяют нашего покупателя. У нас запрашивают большое количество документов. Можно ли отказать ИФНС?

Если вы не выполните требования налоговиков, то возможен штраф в сумме от 5000 руб. А покупатель может лишиться вычета НДС и расходов.

Обязаны ли мы представлять документы налоговикам из чужой ИФНС, если проверяют нашего поставщика?

Нет, такой запрос может послать только ваша инспекция. То есть чужая налоговая должна обратиться к вашей инспекции (п. 3 ст. 93.1 НК РФ).

Мы не успеваем подготовить первичку и счета-фактуры во время камеральной проверки. Может ли ИФНС нам отказать в отсрочке?

Нет, если у вас есть уважительная причина. Например, большой объем документов. Укажите эту причину в своем заявлении.

Можно ли во время проверки представить налоговикам копии отсканированных документов?

Да, запрета в налоговом законодательстве нет. Но если налоговики заподозрят, что у вас нет оригинала, они могут потребовать представить подлинник.

Как составить заявление, если вы не укладываетесь в срок

Подготовить необходимые проверяющим документы вам придется в течение 10 рабочих дней (п. 3 ст. 93 НК РФ). Налоговики затребовали слишком много документов? И подготовить в срок вы их не успеете?

Тогда, получив требование, попросите налоговиков об отсрочке. Для этого в тот же день или на следующий направьте в ИФНС заявление с просьбой продлить 10-дневный срок.

Определяйте сами, за какое время вы успеете все сделать. Налоговый кодекс никаких ограничений на этот счет не предусматривает. Обязательно укажите, почему вы просите об отсрочке.

Как исправить первичные документы и счета-фактуры

После того как вы представили первичные документы и счета-фактуры, налоговики нашли в них ошибки. Например, в первичке нет всех обязательных реквизитов. Или данные в накладной не совпадают со сведениями в счете-фактуре. Другая ситуация — выявлены противоречия между товарной и транспортной накладными.

Осторожно! Если налоговики во время камералки найдут ошибки в документах, то у вас будет всего пять дней, чтобы внести исправления.

Предупредим: компания может внести исправления в документы, пока идет проверка. И налоговики не вправе в этом отказать. К такому выводу приходят судьи (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 5 июля 2012 г. по делу № А32-2826/2011). На то, чтобы исправить документы и подготовить пояснения, вам отводится пять рабочих дней (ст. 88 НК РФ). Если вы проигнорируете требование ИФНС, то лишитесь вычетов входного НДС или расходов.

Расскажем подробнее, как внести исправления в первичные документы и счета-фактуры.

Первичные документы

Начнем с того, что исправлять первичные документы можно старым способом, когда неверные данные зачеркивают и указывают правильные. При этом сотрудники компании ставят надпись «Исправлено», расписываются и указывают дату (п. 4.2 Положения от 29 июля 1983 г. № 105). Это старое правило не противоречит общему требованию, которое предусмотрено в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Здесь сказано, что исправление необходимо заверить сотрудникам, подписавшим первичку изначально. Они же должны указать дату исправления.

Однако если приходится исправлять много данных в первичке, такой способ делает документ нечитаемым. Более того, старый способ не всегда подходит, если документ составляют в бухгалтерской программе.

Вот почему на практике применяют другие методы. Например, аннулируют первый вариант, а затем выписывают правильный документ. Так поступить удобно, если в первом документе слишком много неверных данных (образец см.ниже).

Советы, как подготовить счета-фактуры  и первичные документы к камеральной проверке Аннулированный документСоветы, как подготовить счета-фактуры  и первичные документы к камеральной проверке Созданный взамен документ

Распечатать образец >>

Скачать образец в формате Word >>

Еще один способ — оформляют корректирующий документ, который первый вариант не отменяет, а уточняет. Так удобно поступить, если изменяют стоимость товаров. В этом случае стороны договора делают запись в новом документе: «Приводим исправленные цены на товары».

Сложность состоит в том, что исправления в первичных документах придется подтвердить обеим сторонам сделки. Поэтому, чтобы ускорить корректировку, оформляйте исправления самостоятельно, подписывайте их. И сразу же направляйте документ контрагенту.

Обратите внимание еще на такой момент. Чтобы проверяющие без проблем приняли уточненный документ, покажите им учетную политику, где предусмотрено, как компания исправляет ошибки в первичке.

Счета-фактуры

К счастью, законодательство устанавливает четкий порядок, как исправлять счета-фактуры. Сделать это может только поставщик, выписав исправленный счет-фактуру определенной формы. Поэтому если налоговики нашли ошибки в документах, которые выставили вы, то просто составьте новый документ. Затем аннулируйте прежнюю запись в книге продаж. И отразите в дополнительном листе новую.

Кстати, даже если вы ошиблись в стоимости и количестве товаров, вам придется подготовить исправленный счет-фактуру, а не корректирующий! Подробно об этом мы писали в статье «Какой счет-фактуру вы можете исправить, а какой — только уточнить» (журнал «Главбух» № 19, 2013).

А вот если ошибка в счете-фактуре, который вы получили как покупатель, то исправлений добиться сложнее. Ведь необходимо, чтобы поставщик успел выписать новый документ. Но тут важно оценить, влияет ли ошибка в счете-фактуре на вычет НДС. Некоторые погрешности не мешают вычету. Например, когда в счете-фактуре нет единиц измерения.

Если инспекторы все-таки требуют дать пояснения, а добиться от поставщика исправлений в короткий срок не получается, то напишите в ИФНС письмо. В нем напомните налоговикам: такая ошибка не влияет на вычет. А значит, его исправлять вы не обязаны (письмо ФНС России от 18 июля 2012 г. № ЕД-4-3/11915@).

Главное, о чем важно помнить

1 Проверяющим можно представить как копии документов, так и оригиналы. По общему правилу сделать это необходимо в течение 10 дней.

2 Если налоговики обнаружили в документах ошибки, то у вас есть пять дней, чтобы их исправить.

Дополнительно про проверки

Статья: «В Главбух Клубе разобрались с тем, как отменить решение инспекции, не доводя до суда» («Главбух» № 19, 2013).

Документы: статья 88 Налогового кодекса РФ; статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль