Идеальный расчет зарплаты на случай, если удержать надо не только НДФЛ

84
Чем поможет эта статья: Когда по распоряжению руководства или на основании исполнительного листа бухгалтерия обязана удержать из зарплаты работника некоторую сумму, ошибиться немудрено. Прочитав этот материал, вы сможете сделать расчет в точном соответствии с законодательством. От чего убережет: К вам не будет претензий со стороны сотрудников компании и ревизоров из трудовой инспекции.

Удержать НДФЛ с выплат сотруднику — стандартная задача, которую регулярно решают все бухгалтеры. Вычесть из зарплаты что-то еще — задача менее тривиальная. И ладно если сам работник просит, чтобы компания оставила себе некоторую сумму. Скажем, чтобы расплатиться с организацией по ранее выданному займу. Тогда надо просто удержать часть зарплаты на основании заявления сотрудника (письмо Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1).

Важная деталь Сумму удержаний определяйте после того, как из зарплаты высчитан НДФЛ.

Но что если вычитать приходится на основании исполнительного листа или по специальному распоряжению администрации? В этом случае важно помнить о целом ряде ограничений, которые защищают интересы работника. Вычитать вплоть до нуля (а тем более уходить в минус) закон запрещает — работник в любом случае должен получать зарплату. Пусть и не целиком.

В этой статье мы подробно расскажем о том, когда и сколько можно удерживать, не нарушая действующих правил.

Когда работодатель может удержать часть зарплаты по собственной инициативе

По инициативе руководства компании из заработка сотрудника можно удержать следующее.

1. Неотработанный аванс, выданный в счет зарплаты.

2. Неизрасходованные и своевременно не возвращенные суммы, выданные под отчет, в связи с переводом на работу в другую местность и т. п.

3. Суммы за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника до окончания того рабочего года, за который ему полагается отпуск.

4. Сумму материального ущерба, который причинил компании работник.

5. Зарплату и другие суммы, излишне выплаченные сотруднику в связи со счетной ошибкой либо при доказательстве его вины в простое или невыполнении норм.

6. Суммы больничных и декретных, излишне выплаченные в случае счетной ошибки или неправомерных действий сотрудника (скажем, сотрудник скрыл сведения, влияющие на размер пособия).

Тут у многих может возникнуть вопрос: а что такое счетная ошибка? Если вы использовали неверный алгоритм расчета пособий или отпускных, такая ошибка счетной не признается. В частности, не может быть взыскана с работника сумма пособия по временной нетрудоспособности, начисленная в большем размере из-за того, что был неправильно подсчитан страховой стаж. А вот если в расчете была допущена арифметическая ошибка (например, вместо сложения произвели вычитание), то удержать лишнее можно. Это как раз таки счетная ошибка.

Имейте в виду: по мнению Роструда, изложенному в письме от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0, вычитая суммы из выплаты, работодатель должен получить письменное согласие работника (исключение — удержание за неотработанные дни отпуска). Если он откажется, придется обращаться в суд.

Остановимся подробнее на ситуациях, когда работник нанес компании ущерб. Сумма материального ущерба, которую вы вправе взыскать с сотрудника, зависит от того, какая ответственность предусмотрена за него — полная или ограниченная.

Ограниченная матответственность

При ограниченной материальной ответственности сотрудник обязан возместить ущерб в размере, не превышающем его среднюю зарплату (ст. 241 ТК РФ).

Рассчитывать ее надо по такой формуле (см. также комментарий специалиста Роструда):

Идеальный расчет зарплаты на случай, если удержать надо не только НДФЛ

Идеальный расчет зарплаты на случай, если удержать надо не только НДФЛ
Разъясняет Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Размер среднемесячного заработка зависит от того, сколько рабочих дней или часов в месяце

— По общему правилу работник, который причинил компании материальный ущерб, несет за него материальную ответственность в пределах своего среднемесячного заработка. При этом конкретный порядок его расчета для таких случаев не определен. Значит, нужно использовать общие правила. Пункт 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922. — Примеч. ред.) устанавливает, что вести расчет среднего заработка нужно исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 предшествующих календарных месяцев. В данном случае — предшествующих месяцу, в котором сотрудник нанес ущерб. Общую сумму зарплаты за 12 месяцев надо разделить на количество отработанных дней (часов) и умножить на число рабочих дней или часов по графику сотрудника в том месяце, в котором он причинил ущерб. Да, в таком случае средний заработок будет зависеть от месяца расчета. Однако просто разделить годовой заработок на 12 оснований нет.

Пример 1: Расчет среднемесячного заработка

В сентябре 2013 года по вине сотрудника организации Набабкина А. С. вышел из строя принтер. Размер материального ущерба оценен в 12 000 руб. Договор о полной материальной ответственности с сотрудником не заключен, значит, взыскать с него можно не более среднемесячного заработка. Бухгалтер посчитал его так.

Сотрудник трудится по обычной пятидневке. Расчетный период — с 1 сентября 2012 года по 31 августа 2013 года, сотрудник отработал в них 220 рабочих дней. Заработная плата за эти дни составила 388 904,15 руб. В сентябре 2013 года 21 рабочий день. Значит, сумма среднемесячного заработка составит:

388 904,15 руб. : 220 дн. × 21 дн. = 37 122,67 руб.

Полная матответственность
Идеальный расчет зарплаты на случай, если удержать надо не только НДФЛ
Отдохните пять минут! Разгадка головоломки (см. статью «Одно слово в двух словах») Квитанция, уточнёнка, президент, бюллетень, материалы, заявление, рассрочка, страховка, инспектор, дивиденды.

При полной материальной ответственности сотрудник обязан возместить всю сумму ущерба (ст. 242 ТК РФ). При этом никаких ограничений на общую сумму взысканий Трудовой кодекс РФ не накладывает.

Полная материальная ответственность сотрудника возникает в случаях, перечисленных в статье 243 Трудового кодекса РФ. Например, когда обнаружена недостача вверенных сотруднику ценностей или если он нанес ущерб из-за административного проступка (скажем, по вине работника произошло ДТП и он был лишен водительских прав). Кроме того, с сотрудником может быть заключен договор о полной материальной ответственности. Это соглашение компания вправе подписать с сотрудниками, должности которых перечислены в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. В частности, это кассиры, кладовщики и т. д.

В некоторых случаях материальная ответственность может быть предусмотрена в трудовом договоре с сотрудником. Это допускается по отношению к заместителям руководителя организации и главному бухгалтеру (ст. 243 ТК РФ). При этом руководитель организации (в отличие от его заместителей) несет полную материальную ответственность независимо от того, прописано это в трудовом договоре с ним или нет (ст. 277 ТК РФ).

Осторожно! Взыскать вы можете только сумму прямого действительного ущерба, то есть те убытки, которые можно точно посчитать.

Но помните: взыскать вы можете только сумму прямого действительного ущерба, то есть те убытки, которые можно точно посчитать. Упущенную выгоду организации сотрудник не оплачивает (ст. 238 ТК РФ).

Так, если работник, к примеру, сломал станок, то ему придется возместить компании только стоимость его ремонта и запчастей. Компенсировать же стоимость продукции, которая не была сделана за время починки оборудования, вы не сможете.

Когда зарплату надо уменьшить на основании исполнительного листа

По исполнительным документам из зарплаты сотрудника вы должны удерживать:
— алименты;
— сумму материального ущерба, причиненного юридическому либо физическому лицу;
— возмещение вреда, причиненного здоровью, и т. д.

Чаще всего организация удерживает из заработка сотрудника алименты. Алименты могут быть установлены в твердой сумме (например, если заработок сотрудника постоянно меняется) или в процентах от зарплаты (1/4, 1/3 или 1/2 дохода).

Чем ограничена сумма удержаний

Из каждой зарплаты сотрудника по инициативе организации можно удержать не более 20 процентов (ст. 138 ТК РФ). Максимальный размер удержаний определяйте, предварительно уменьшив зарплату сотрудника на сумму НДФЛ. Дело в том, что максимальный размер удержаний нужно рассчитывать исходя из дохода, причитающегося сотруднику. А доход сотрудника — это то, что он получает на руки. Осторожно! Из каждой зарплаты сотрудника по инициативе организации можно удержать не более 20 процентов.

При этом вы вправе удерживать деньги в том числе и с аванса по заработной плате за первую половину месяца. И лучше именно так и делать. Дело в том, что при расчете удержаний лишь один раз по окончании месяца вы можете столкнуться с тем, что зарплаты работника за минусом НДФЛ и уже выплаченного аванса может оказаться недостаточно для взыскания всей суммы. Или вторая часть выплаты окажется значительно меньше первой. Ведь, напомним, с аванса по зарплате удерживать НДФЛ не нужно.

Пример 2: Расчет максимального размера удержаний из месячной зарплаты сотрудника

Продолжим предыдущий пример. Напомним, что в сентябре 2013 года по вине сотрудника организации Набабкина А. С. вышел из строя принтер. Размер его среднемесячного заработка составляет 37 122,67 руб. Таким образом, организация может взыскать с сотрудника всю сумму причиненного ущерба — 12 000 руб. Должностной оклад Набабкина равен 30 000 руб. Стандартные налоговые вычеты ему не полагаются.

За первую половину месяца работнику было выплачено 15 000 руб. (30 000 руб. × 50%). В возмещение ущерба бухгалтер удержал:

15 000 руб. × 20% = 3000 руб.

По итогам месяца сумма НДФЛ составила 3900 руб. (30 000 руб. × 13%).

Из зарплаты по итогам месяца может быть удержана такая сумма:

(30 000 руб. – 3900 руб. – 15 000 руб.) × 20% = 2220 руб.

Всего за сентябрь бухгалтер удержал 5220 руб. (3000 + 2220). Остаток долга в 6780 руб. (12 000 – 5220) будет удержан в следующих месяцах.

Предельная сумма удержаний возрастает до 50 процентов от зарплаты на руки, если из дохода сотрудника вы удерживаете деньги по исполнительным документам. Причем если одновременно вы что-то взыскиваете по своей инициативе, общая сумма удержаний также не должна превышать 50 процентов (письмо Роструда от 30 мая 2012 г. № ПГ/3890-6-1).

И учтите: ваша доля удержаний в любом случае не может быть больше 20 процентов. При этом требования исполнительных документов являются обязательными. Их нужно удовлетворять в первую очередь. Это означает, что долг сотрудника перед организацией можно удерживать из его дохода только после того, как будут погашены все обязательства по исполнительным листам. И если, например, ваш работник платит алименты на троих детей в размере половины своего заработка, вы с него ничего дополнительно взыскать уже не сможете.

А максимальный размер удержаний может достигать и 70 процентов заработка, если по исполнительным документам сотрудник должен выплачивать:
— возмещение вреда, причиненного здоровью;
— возмещение ущерба лицам, потерявшим кормильца, или причиненного преступлением;
— алименты на несовершеннолетних детей.

Полную информацию о том, когда и сколько можно удерживать, вы найдете в таблице (см. ниже).

Сколько можно удержать с работника
Вид удержания Размер удержания Основание
Налог на доходы физических лиц Не более 50 процентов от суммы выплаты Пункт 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ 
Возмещение материального ущерба, а также прочие удержания по инициативе компании Не более 20 процентов от суммы на руки Статья 138 Трудового кодекса РФ 
Любые виды алиментов по нотариально заверенному добровольному соглашению Ограничений нет Статья 110 Семейного кодекса РФ 
Алименты на несовершеннолетних детей Не более 70 процентов от суммы выплаты Часть 3 статьи 138 Трудового кодекса РФ и пункт 3 статьи 99 Федерального закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ
Прочие виды алиментов Не более 50 процентов от суммы выплаты Часть 1 статьи 138 Трудового кодекса РФ и пункт 2 статьи 99 Федерального закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ
Возмещение вреда здоровью другого гражданина, ущерба от преступления, ущерба из-за утраты кормильца, в том числе по нескольким исполнительным документам Не более 70 процентов от суммы выплаты Часть 3 статьи 138 Трудового кодекса РФ и пункт 3 статьи 99 Федерального закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ
Удержание по прочим исполнительным документам, в том числе по нескольким Не более 50 процентов от суммы выплаты Части 1 и 2 статьи 138 Трудового кодекса РФ и пункт 2 статьи 99 Федерального закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ
Возврат излишне выплаченных государственных пособий Не более 20 процентов от суммы выплаты Часть 4 статьи 15 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ и статья 19 Федерального закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ

Пример 3: Расчет максимального размера удержаний из зарплаты сотрудника, если он погашает задолженность перед организацией и по исполнительному документу

В сентябре 2013 года в организацию поступил исполнительный лист на взыскание с сотрудницы Карпиной А. С. 6000 руб. в возмещение непогашенной ссуды. Кроме того, на начало сентября за работницей числился невозвращенный и неподтвержденный аванс, выданный на командировочные расходы, в сумме 2000 руб.

Ежемесячная зарплата Карпиной составляет 18 000 руб. Стандартные налоговые вычеты сотруднице не предоставляются.

Сумма НДФЛ за сентябрь составляет 2340 руб. (18 000 руб. × 13%).

Максимальный размер удержаний за сентябрь равен:

(18 000 руб. – 2340 руб.) × 50% = 7830 руб.

В возмещение непогашенной ссуды бухгалтер удержал 6000 руб.

По инициативе администрации из зарплаты работницы может быть удержано 3132 руб. (15 660 руб. × 20%).

Эта сумма превышает максимально допустимый размер удержания (3132 руб. > (7830 руб. – 6000 руб.)). Поэтому в сентябре в счет долга перед организацией бухгалтер удержал с Карпиной только 1830 руб.

Оставшаяся часть невозвращенного аванса в размере 170 руб. (2000 – 1830) будет удержана из дохода сотрудницы уже в следующем месяце.

Как удержать задолженность с сотрудника, который увольняется

Начнем с удержаний по инициативе компании. И в этом случае из последней зарплаты работника вы вправе удержать также не более 20 процентов. Согласны с этим и судьи (см. решение Воронежского областного суда от 24 июня 2010 г. по делу № 21-103). Важная деталь Из последней зарплаты работника вы вправе удержать также не более 20 процентов.

Как же быть в ситуации, когда последней выплаты не хватает, чтобы погасить долг? Тут все зависит от конкретной ситуации. Если речь идет об излишне выплаченных отпускных, то остается только предложить сотруднику добровольно погасить задолженность. А если он откажется (что также не исключено), долг придется простить. Дело в том, что суд в подобном случае на стороне сотрудников. Вот примеры дел, решенных в пользу работников, — определения Московского областного суда от 15 декабря 2011 г. по делу № 33-25971 и Московского городского суда от 8 августа 2011 г. по делу № 33-23166.

Если же речь идет, скажем, о непогашенном кредите, то просто договоритесь с теперь уже бывшим работником, как он будет погашать вам оставшуюся сумму долга. То же самое касается и материального ущерба или невозвращенных подотчетных сумм. Работник отказывается возвращать долг? Значит, придется обращаться в суд.

Теперь об исполнительных листах. Если работник, в отношении которого поступил такой документ, уволится, просто отошлите исполнительный лист обратно судебным приставам. При этом приложите к нему сопроводительное письмо в произвольной форме, в котором укажите, какую сумму вы удержали с работника.

Главное, о чем важно помнить

1 Среднемесячный заработок рассчитывается по тем же правилам, что и выплата за время командировки.

2 Максимальный размер удержаний определяйте, предварительно уменьшив зарплату сотрудника на сумму НДФЛ.

Дополнительно про удержания с работников

Статьи: «Как удерживать алименты, чтобы не пришлось потом спорить с судебными приставами» («Главбух» № 21, 2012); «Как рассчитаться с сотрудником, который увольняется, не отгуляв отпуск» («Главбух» № 20, 2012).

Документы: 138, 238, 241 и 242 Трудового кодекса РФ.

Тест Компания удерживает с работника сумму причиненного им ущерба. Размер долга — 10 000 руб., он меньше среднемесячного заработка сотрудника. Оклад работника — 30 000 руб., вычеты по НДФЛ ему не полагаются, он является налоговым резидентом РФ. Какую сумму вправе удержать бухгалтер с месячной зарплаты сотрудника? 5220 руб. 6000 руб. 10 000 руб. Удержать с сотрудника по своей инициативе компания может не более 20 процентов от суммы заработной платы на руки. То есть за минусом НДФЛ. В нашем примере расчет будет такой:
(30 000 руб. – 30 000 руб. × 13%) × 20% = 5220 руб.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 41.03%
  • Да 30.77%
  • Нет 28.21%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль