Самое время проверить доходы сотрудников, чтобы не переплатить НДФЛ

66
Чем поможет эта статья: Проверить, осталось ли у сотрудника право на детские вычеты и все ли документы в порядке. От чего убережет: От пеней за неуплату НДФЛ, а также от необходимости пересчитывать налог и удерживать его в следующих месяцах.

Осенью доходы многих сотрудников в любой момент могут превысить 280 000 руб. А от этого зависят дальнейшие действия бухгалтерии — продолжать предоставлять детские вычеты или нет (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Если пропустить этот момент, то возникнет недоимка по НДФЛ.

Обнаружить долг налоговые инспекторы реально смогут лишь на выездной проверке. Несмотря на это, проще именно сейчас отследить момент, когда сотрудник потерял право на детский вычет. Ведь иначе возможны пени и штраф (ст. 75 и 123 НК РФ). Если удастся оперативно выловить ошибку в течение года, то ее можно исправить без штрафа.

Частая ошибка Доходы сотрудника, которые не облагаются НДФЛ по ставке 13 процентов, в 280 000 руб. включать не надо.

Но прежде чем проверять, укладываются ли доходы сотрудника в лимит 280 000 руб., стоит уточнить его налоговый статус. Дело в том, что стандартные вычеты по НДФЛ на детей положены только резидентам РФ. Возможно, дело до доходов даже не дойдет (подробнее смотрите схему ниже). Напомним, что налоговый резидент — это человек, который находился на территории России не менее 183 дней в течение последних 12 следующих подряд месяцев.

Продолжать ли предоставлять сотруднику детские вычеты?


Самое время проверить доходы сотрудников, чтобы не переплатить НДФЛ

Посчитайте, не превысил ли доход 280 000 руб.

Не забыть в сентябреСамое время проверить доходы сотрудников, чтобы не переплатить НДФЛ подать заявку на Аттестат Главбуха
attestat.glavbukh.ru

Детские вычеты положены сотруднику до тех пор, пока его доходы за год не превысят 280 000 руб. (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Как только общий доход сотрудника за все прошедшие месяцы окажется больше этой суммы, вычеты надо прекращать. Есть несколько правил, связанных с подсчетом лимитированного в целях НДФЛ дохода.

 

Размеры детских вычетов*

1400 руб.
Вычет на первого или второго ребенка до 18 лет. Такой же вычет полагается за сына или дочь до 24 лет, которые учатся по очной форме.

3000 руб.
Вычет на третьего или последующего ребенка до 18 лет. Либо студента-очника, которому еще не исполнилось 24 года.

3000 руб.
Вычет на ребенка-инвалида до 18 лет или инвалида I или II группы до 24 лет при условии, что он обучается по очной форме.

Важно!
Сумма удваивается, если родитель является единственным. Вычет складывается, если родитель отказался от него в пользу другого.

* На такие же вычеты имеют право приемный родитель, усыновитель, супруг родного или приемного родителя, опекун, попечитель.
Учитывайте только доходы, облагаемые по ставке 13 процентов

Стандартные детские вычеты применяются только к доходам, облагаемым НДФЛ по ставке 13 процентов. Все остальные выплаты в расчет лимита не включайте. Будьте внимательны с доходами, которые освобождены от НДФЛ частично. Они тоже включаются в лимит, но лишь в той части, что подпадает под НДФЛ. Такие разъяснения содержатся в недавнем письме Минфина России от 21 марта 2013 г. № 03-04-06/8872. Список всех учитываемых и неучитываемых доходов вы можете найти в таблице ниже.

Какие доходы включаются в 280 000 руб., а какие нет
Включаются Не включаются
Доходы, облагаемые по ставке 13 процентов (п. 1 ст. 224 НК РФ):
— зарплата, премии, надбавки;
— отпускные, компенсации за неиспользованный отпуск;
— пособия по временной нетрудоспособности;
— выплаты по гражданско-правовым договорам с физическим лицом — непредпринимателем.Доходы, частично освобожденные от НДФЛ, в частности:
— суточные свыше 700 руб. по внутренним командировкам и 2500 руб. по зарубежным (п. 3 ст. 217 НК РФ);
— стоимость подарков в части, превышающей 4000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ);
— материальная помощь свыше 4000 руб. за год (п. 28 ст. 217 НК РФ);
— стоимость медикаментов, возмещенная в части, превышающей 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ);
— материальная помощь при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка в сумме свыше 50 000 руб. на каждого малыша (п. 8 ст. 217 НК РФ)
Доходы, не облагаемые НДФЛ (ст. 217 НК РФ):
— суточные в пределах 700 руб. по внутренним командировкам и 2500 руб. по зарубежным;
— компенсации, установленные законодательством;
— детские пособия, пособия по беременности и родам;
— выходные пособия при увольнении в пределах норм;
— стоимость подарков в части, не превышающей 4000 руб. в год;
— другие доходы из статьи 217 .Доходы, облагаемые по ставке 9 процентов (п. 4 ст. 224 НК РФ):
— дивиденды.Доходы, облагаемые по ставке 35 процентов (п. 2 ст. 224 НК РФ):
— сумма экономии на процентах по рублевым и валютным займам и кредитам, рассчитанная по правилам пункта 2 статьи 212;
— стоимость (свыше 4000 руб. в год) выигрышей и призов, полученных в ходе рекламных акций (п. 28 ст. 217 НК РФ)
Учитывайте доходы только текущего года

НДФЛ рассчитывают в течение года нарастающим итогом, следовательно, и детские вычеты предоставляют по аналогичным правилам (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Поэтому учитывайте только доходы, полученные с 1 января по 31 декабря текущего года. Доходы прошлых лет в лимит 280 000 руб. не включаются.

Если в предыдущие годы сотрудник по какой-то причине не использовал детские вычеты, хотя имел на них право, то он может обратиться за возвратом переплаченного НДФЛ только в свою инспекцию (п. 4 ст. 218 НК РФ, письмо Минфина России от 26 января 2012 г. № 03-04-05/8-72). Компания же вправе применить вычеты только за месяцы текущего года. За исключением ситуации, связанной с восстановлением сотрудника на работе (письмо Минфина России от 28 июня 2013 г. № 03-04-05/24633).

Пример 1: Какие доходы учитывать при восстановлении на работе

Сотрудника уволили в 2012 году, но в 2013-м суд восстановил его на работе и обязал компанию выплатить средний заработок за время вынужденного прогула за 2012 год. В такой ситуации присужденный заработок является доходом 2013 года и его надо учитывать при подсчете 280 000 руб.

Учитывайте доходы с прошлой работы Важная деталь Если сотрудник работает в компании не с начала года, для вычета на ребенка нужна справка 2-НДФЛ с прежнего места работы.

Детские вычеты предоставляйте с месяца поступления сотрудника на работу и с учетом доходов, полученных в текущем году у предыдущих работодателей. Узнать сумму этих доходов вы можете только из справки по форме 2-НДФЛ, выданной прежним работодателем (письмо Минфина России от 27 февраля 2013 г. № 03-04-05/8-154).

Если ее нет (и ваша компания не первое место работы сотрудника), право на вычеты считается неподтвержденным. И безопаснее их не предоставлять, ведь тогда невозможно определить, превышен лимит или нет.

Пример 2: Как подсчитать лимит с учетом доходов с прошлой работы

Сотрудник работает в компании с сентября 2013 года с зарплатой 40 000 руб. Он принес справку 2-НДФЛ, подтверждающую, что на прошлой работе его доход за восемь месяцев 2013 года составил 200 000 руб.

При подсчете лимита в сентябре компания должна учесть доходы от прежнего работодателя (200 000 руб.) и зарплату от себя (40 000 руб.).

280 000 руб. > 240 000 руб. (200 000 + 40 000), значит, в сентябре сотрудник вправе получить детский вычет.

Но если ваша компания — первое место работы сотрудника или же он долгое время не работал и не получал доходов, то ему можно предоставить детский вычет с первого месяца работы без справки. В данном случае отсутствие доходов подтвердит трудовая книжка (письмо ФНС России от 30 июля 2009 г. № 3-5-04/1133@).

Уточним еще один момент. Возможно, что сотрудник работал в вашей компании в текущем году, потом уволился и снова вернулся. В такой ситуации надо будет учитывать его доходы за 2013 год, полученные в вашей организации еще до увольнения. Ведь доходы считают нарастающим итогом с начала года независимо от того, уходил сотрудник из компании или нет.

Учитывайте доходы по гражданско-правовым договорам

При подсчете лимита учитывайте доходы сотрудника, которые он получил в вашей компании по гражданско-правовому договору (подряд, оказание услуг, аренда и т. п.). Такие доходы облагаются по ставке 13 процентов, значит, они тоже учитываются при подсчете лимита (письмо Минфина России от 7 апреля 2011 г. № 03-04-06/10-81).

Исключение — если сотрудник платит с таких доходов налоги сам как индивидуальный предприниматель.

Пример 3: Как подсчитать лимит с учетом доходов по гражданско-правовым договорам

В 2013 году зарплата сотрудника с января по сентябрь включительно составила 250 000 руб. В сентябре компания также выплатила ему вознаграждение по договору подряда в сумме 70 000 руб. Сотрудник не является индивидуальным предпринимателем. При подсчете лимита надо учитывать и доход по договору подряда:

280 000 руб. < 320 000 руб. (250 000 + 70 000). Следовательно, в сентябре сотрудник уже не имеет права на детский вычет.

Учитывайте переходящие отпускные в лимите сразу

В целях подсчета лимита переходящие отпускные нужно включать в доходы того месяца, в котором они начислены. Делить их на части не требуется. И хотя в кодексе о таком алгоритме нет ни слова, он самый беспроблемный. Ведь его придерживаются налоговые инспекторы. Объяснение у них такое: отпускные — это не зарплата. Поэтому дата выплаты дохода не зависит от того, за какой именно месяц начислены отпускные (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Осторожно! При расчете лимита в целях детского вычета безопаснее всю сумму отпускных включать в доходы того месяца, в котором она начислена.

Но есть другая позиция: отпускные — это зарплата (ст. 114, 129, 136 ТК РФ). Следовательно, при подсчете лимита их нужно включать в доходы того месяца, за который они начислены. Но такой вариант приведет к спору с налоговиками. Победа в суде возможна (постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 июля 2011 г. № А42-6610/2010).

С учетом спорности ситуации вы можете выбрать один из двух вариантов, показанных в примере 4.

Пример 4: Как подсчитать лимит с учетом переходящих отпускных

Сотрудник уходит в отпуск с 23 сентября по 13 октября. Отпускные в сумме 35 000 руб. выплачены 18 сентября. Из них за сентябрь — 14 500 руб. А за октябрь — 20 500 руб. В сентябре зарплата сотрудника нарастающим итогом с начала года равна 260 000 руб.

Есть два варианта подсчитать в сентябре лимит доходов в целях НДФЛ.

Вариант 1: безопасный для компании, но невыгодный сотруднику. Октябрьские отпускные, начисленные в сентябре, надо учесть в доходах сентября. Получается, что 280 000 руб. < 295 000 руб. (260 000 + 14 500 + + 20 500). Следовательно, в сентябре компания больше не вправе предоставлять сотруднику детский вычет.

Вариант 2: рискованный для компании, но выгодный сотруднику. Октябрьские отпускные, начисленные в сентябре, надо учесть в доходах октября. Получается, что 280 000 руб. > 274 500 руб. (260 000 + 14 500). Следовательно, в сентябре компания должна предоставить сотруднику детский вычет.

Здесь есть еще один важный момент. По закону работодатель обязан выплатить отпускные за три календарных дня до отпуска (ст. 136 ТК РФ). Из-за этого правила возможна ситуация, когда отпускные начислены в одном месяце, а выплачены в следующем.

Допустим, работник уходит в отпуск 1 октября 2013 года. В этом случае бухгалтерия должна выдать ему отпускные не позднее 27 сентября. Но тогда опять возникает вопрос: в доходы какого месяца включать отпускные при расчете лимита в целях детского вычета по НДФЛ? Ответ — как в примере 4. Значит, безопаснее всего отпускные отнести в доходы того месяца, когда они начислены, то есть в сентябре.

Проверьте, все ли документы есть

Необходимый минимум — заявление на вычет от сотрудника и документы на ребенка.

Еще по этой теме Образцы заявлений о предоставлении стандартного вычета на ребенка для разных случаев вы найдете в статье «Готовые образцы заявлений для ситуаций, когда сотрудник приходит к вам за вычетом по НДФЛ» («Главбух» № 7, 2013).

Заявление от сотрудника. Его пишут в произвольной форме один раз. Каждый год дублировать этот документ необязательно. Однако проверьте, есть ли в заявлении сотрудника размеры детских вычетов. Дело в том, что до 2011 года они были другими. И если сотрудник с тех пор не переписал заявление на новые размеры, то налоговики могут посчитать, что его нет, и доначислить НДФЛ.

Документы на ребенка. В большинстве случаев это копия свидетельства о рождении. Либо (если ребенок родился или живет за рубежом) копия документа, выданного компетентным органом иностранного государства, с построчным переводом. Если ребенок усыновлен, нужна и выписка из решения суда. Приемный родитель сдает копию договора о передаче ребенка на воспитание.

Другие подтверждающие документы. В некоторых ситуациях могут потребоваться другие документы. Если сотрудник устроился на работу не с начала года, нужна справка по форме 2-НДФЛ. Если ребенку от 18 до 24 лет и он учится по очной форме — справка с места обучения. Если ребенок является инвалидом — справка об инвалидности. Еще несколько случаев, когда нужны дополнительные бумаги, приведены в таблице (см. ниже). При этом нотариально заверять бумаги Налоговый кодекс РФ не требует. Достаточно ксерокопий.

Какие еще бумаги могут понадобиться от работника для детского вычета
Ситуация Необходимые документы
Родитель является единственным 1. В зависимости от ситуации:— справка из ЗАГСа по форме № 25, если сведения об отце внесены в свидетельство о рождении ребенка со слов матери;
— копия свидетельства о смерти второго родителя;
— выписка из решения суда о признании второго родителя безвестно отсутствующим или умершим.
2. Копия паспорта, подтверждающая отсутствие брака
Родитель отказался от вычета в пользу другого родителя 1. Заявление второго родителя об отказе от стандартного вычета на ребенка в свою пользу.
2. Справка по форме 2-НДФЛ с места работы отказавшегося от вычета родителя (подается ежемесячно)
Сотрудник является супругом родителя 1. Копия свидетельства о браке с родителем.
2. Заявление родителя о том, что супруг участвует в обеспечении ребенка
Родитель в разводе 1. Копия свидетельства о расторжении брака.
2. В зависимости от ситуации:— копия исполнительного листа о взыскании алиментов или нотариально заверенное соглашение об уплате алиментов;
— заявление бывшего супруга о том, что родитель участвует в содержании ребенка.
3. Документы, подтверждающие уплату алиментов или перевод денег на обеспечение ребенка

Убедитесь, что возраст у ребенка подходящий

Чтобы понять, положен ли сотруднику детский вычет, важно правильно учесть не только его доходы, но и возраст ребенка. Вычет полагается на детей не старше 18 лет. Либо 24 лет, если сын или дочь учатся на очном отделении. Факт обучения подтверждает ежегодная справка из образовательного учреждения.

Но что если в течение года ребенок становится старше или перестает учиться? Тогда детские вычеты предоставляют по особым правилам (см. комментарий ниже).

Самое время проверить доходы сотрудников, чтобы не переплатить НДФЛ
Разъясняет Николай Стельмах, советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса

Пересчитывать ли НДФЛ, если сотрудник не сообщил об окончании учебы ребенка

— Бывает, ребенка в возрасте до 24 лет в середине года отчисляют с учебы на дневном отделении. А родитель забывает уведомить об этом бухгалтерию. При этом в компании есть справка из учебного заведения, и на ее основании сотрудник продолжает получать детский вычет, хотя уже не имеет на него права. Какие будут последствия для организации?

Если работник спохватился до конца года, тогда пересчитайте налог за месяцы, в которых ребенок не учился. И вычтите недоплаченный в бюджет НДФЛ из последующих выплат за этот же год. Если по итогам года что-то останется, до 1 февраля направьте в ИФНС и сотруднику справки по форме 2-НДФЛ.

Другое дело, если родитель не поставил вас в известность до конца года. В этом случае претензий к компании не будет. Налог не дошел до бюджета по вине работника. Значит, он должен об этом заявить сам — представить декларацию в налоговый орган по месту жительства и доплатить сумму налога. То есть не позднее 30 апреля подать в свою инспекцию декларацию по форме 3-НДФЛ.

Ребенок стал совершеннолетним. В такой ситуации получать стандартные вычеты родитель вправе до конца календарного года, в котором ребенок достиг этого возраста (письмо Минфина России от 13 июня 2012 г. № 03-04-05/8-722).

Заметили нюанс? Предположим, 18-й день рождения был в феврале 2013 года. Значит, вычеты возможны до декабря 2013 года включительно. А не до февраля.

Ребенок стал старше 24 лет, но учится. Здесь детские вычеты вы вправе предоставлять до последнего месяца года. Допустим, ребенку исполнилось 24 года в марте 2013 года. Он продолжает очно учиться и в первом, и во втором полугодии. Значит, детские вычеты положены сотруднику до конца 2013 года.

Ребенок стал старше 24 лет и закончил учебу. Детские вычеты положены сотруднику до последнего месяца учебы. Так, если ребенку исполнилось 24 года в марте 2013 года, а в июне он окончил учебное заведение, значит, вы можете предоставлять вычет по июнь 2013 года включительно.

Главное, о чем важно помнить

1 Если нет заявления от сотрудника и всех необходимых подтверждающих документов, то вычет предоставлять нельзя.

2 Если ребенку исполнилось 18 лет (учащемуся — 24 года), родитель имеет право на вычет до конца календарного года.

Дополнительно про стандартные вычеты по НДФЛ на ребенка

Статья: «Готовые образцы заявлений для ситуаций, когда сотрудник приходит к вам за вычетом по НДФЛ» («Главбух» № 7, 2013).

Документы: подпункт 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ; письмо Минфина России от 26 января 2012 г. № 03-04-05/8-72.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Какой статус вы ставите в платежках по взносам?

  • Код 08 40%
  • Код 01 41.9%
  • Код 14 18.1%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль