Советы на случай, если в компании обнаружили недостачу товаров

83
Чем поможет эта статья: Не запутаться в учете обнаруженной недостачи. От чего убережет: От ошибок при подготовке первички, а также в расчете налога на прибыль, НДС.
Осторожно! Чиновники ФНС России запрещают списывать недостачи товарно-материальных ценностей сверх норм естественной убыли.

Раз в пять лет чиновники пересматривают нормы естественной убыли. В этом году новые лимиты появились у торговых компаний и предприятий общепита. Перечень утвердил Минпромторг России в приказе от 1 марта 2013 г. № 252 (документ действует с 5 мая).

Другое дело, что новые нормы заметно больше прежних не стали. И остается проблема с потерями, которые превышают норматив — из-за них возникает много споров с налоговиками. Дошло даже до того, что сейчас на рассмотрении в Госдуме находится законопроект, предусматривающий право розничных магазинов списывать без каких-либо документов недостачу в пределах 0,75 процента от выручки. Но документ не прошел еще даже первого чтения.

В этом материале мы расскажем про учет недостач, которые как укладываются в лимит, так и превышают его.

Недостача укладывается в нормы естественной убыли

Стоимость недостачи, которая укладывается в официальные нормы естественной убыли, вы смело можете списать на материальные расходы (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). А входной НДС по товарам, списанным в пределах норм, — полностью принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ). Это означает, что вам не потребуется восстанавливать вычет НДС по тем потерям, которые не превышают официальной нормы.

Теперь о подтверждающих недостачу первичных документах. Тут вам пригодится акт о проведении инвентаризации склада. Когда будете его составлять, обратите внимание на то, что нормативы зависят от различных технологических особенностей хранения, транспортировки, продажи. Например, от температуры заморозки продуктов. Поэтому проводить расчет недостачи в пределах норм естественной убыли в идеале надо сотрудникам производственного отдела или технологам. Обратитесь за расчетом к таким специалистам.

Без всяких сомнений, вы можете применять нормы естественной убыли по отношению к тем товарам, что испортились в процессе хранения на складе. Кстати, обнаружить такие потери можно не только во время ежегодной инвентаризации. Кроме того, проверять остатки требуется, когда происходит смена материально ответственного работника, произошла кража, порча имущества, пожар (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

Важная деталь Чтобы списать в расходы недостачу в пределах норм естественной убыли, вам понадобятся документы о проведении инвентаризации.

Но что если недостачу обнаружили при приемке только что купленных товаров? Здесь с нормами естественной убыли надо быть повнимательнее. Применить их можно только в редких случаях, которые прямо предусмотрены в приказах различных ведомств. Например, если речь идет о замороженном мясе, то убыль может списать как продавец, так и покупатель. Для них в приказе Минпромторга России от 1 марта 2013 г. № 252 предусмотрены различные нормы.

Недостача превышает нормы естественной убыли

Перейдем к учету потерь, которые превышают официальный лимит. Сюда же относится и такая ситуация: компания работает с товарами, по которым официального норматива потерь вообще нет. Логично было бы установить собственные лимиты. Но чиновники из Минфина выступают против такой самодеятельности. Свое мнение они высказали в письме от 21 июня 2006 г. № 03-03-04/1/538, которое остается актуальным и сейчас (см. комментарий ниже). Поэтому, если, обнаружив недостачу по каким-либо товарам, вы не нашли по ним официальных норм, считайте всю сумму потери сверхлимитной.

Разберемся с входным НДС. Прямого требования восстановить налог, приходящийся на сверхлимитные потери, в Налоговом кодексе нет. А вот чиновники, наоборот, на этом настаивают (письмо Минфина России от 4 июля 2011 г. № 03-03-06/1/387). Объяснение у них такое: НДС можно принять к вычету только по расходам, которые укладываются в нормативы. Так что если цена вопроса невелика и судиться с инспекторами резона нет, то лучше прислушаться к Минфину и восстановить сверхлимитный НДС.

Учет сверхнормативных потерь при расчете налога на прибыль зависит от того, есть ли виновник. А если есть, то кто он — контрагент или работник вашей компании.

Виновных в недостаче нет

Недостачу, по которой не найдены виновники, можно списать на внереализационные расходы (подп. 5 и 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). То же самое касается и потерь, возникших при чрезвычайных обстоятельствах.

Только понадобится обзавестись официальными бумагами. Если виновников недостачи не нашли, запаситесь заверенной копией постановления о приостановлении предварительного следствия. Именно на таком документе настаивают чиновники (письмо Минфина России от 6 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/630). А потери, связанные со стихийным событием (скажем, пожаром), обоснует справка, выданная МЧС.

Другое дело, что на практике компаниям далеко не всегда удается получить от чиновников необходимые документы. Как раз поэтому и появился законопроект, о котором мы писали в самом начале этой статьи. Очень надеемся, что вскоре у розничных продавцов появится право списать часть сверхнормативных потерь, не обращаясь за подтверждающими официальными бумагами к чиновникам.

Как рассчитывать налог на прибыль и НДС, когда выявили недостачу

Советы на случай,  если в компании обнаружили недостачу товаров

В недостаче виноват контрагент компании

Теперь перейдем к другой распространенной ситуации: сотрудник вашей компании обнаружил недостачу, когда принимал на учет товары, только что поступившие от контрагента. Виновником потери может оказаться либо поставщик, либо перевозчик.

Раз есть виновник, именно он и должен компенсировать потери. Обычно партнеру, который виноват в недостаче, направляют претензию. Если вам понадобится составить такой документ, воспользуйтесь образцом (см. ниже). Только прежде, чем составлять претензию, надо оформить акт по расхождениям между данными поставщика и полученным количеством товара. Копию акта не забудьте приложить к претензионному письму. К слову, такой акт о расхождениях вы можете составить либо по собственной форме, либо по унифицированной (№ ТОРГ-2 или № М-7).

Претензия

Советы на случай,  если в компании обнаружили недостачу товаров Важная деталь В претензии надо четко сформулировать, каких действий вы ждете от контрагента, виновного в недостаче.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Подробно о том, как можно самим составить такой документ, мы рассказали в статье «Измененная форма акта № ТОРГ-2 — без путаницы с объемом и качеством товаров» («Главбух» № 8, 2013).

В претензии обязательно укажите, каких действий вы ожидаете от контрагента: допоставить товары, компенсировать дополнительные потери от недостачи или вернуть переплаченный аванс.

Если контрагент согласился с суммой ущерба, то включите ее во внереализационные доходы. А позже, когда партнер вернет деньги, признайте внереализационные расходы.

Но предположим, что поставщик отказывается признать свою вину. Тогда все зависит от решения, которое примет руководство вашей компании. Вариантов тут может быть множество: подать на контрагента в суд, обратиться в полицию с требованием найти истинного виновника недостачи либо вообще отказаться от всяких претензий.

Для вас тут важно одно. Пока не будет документа о том, что следствие приостановлено (о форме мы уже упоминали чуть выше), сверхнормативные потери, не признанные виновником, в налоговом учете списывать нельзя.

В недостаче виноват работник компании

Теперь другой случай: компания оприходовала купленные товары и приняла к вычету входной НДС. А позже во время инвентаризации сотрудник компании обнаружил недостачу.

Осторожно! Сумму недостачи, которую будет возвращать виновный работник, включают в доходы. Кроме того, можно признать прочие внереализационные расходы.

В подобных ситуациях недостача сверх норм естественной убыли обычно вменяется в вину материально ответственному работнику (ст. 238 ТК РФ). Он должен будет возместить компании убытки. Ту сумму, которую работник вернет, включите во внереализационные доходы (п. 3 ст. 250 НК РФ). Причем не в тот момент, когда поступят деньги от работника, а сразу же, как только он согласится с ущербом. Например, подпишет приказ директора об удержании стоимости товаров с заработной платы. А полученную от виновного работника сумму включите в прочие внереализационные расходы (письмо Минфина России от 14 октября 2010 г. № 03-03-06/1/648).

Сотрудник не соглашается возмещать компании ущерб? Тогда действуйте так же, как и в случае с отказавшимся признать свою вину контрагентом. А именно не признавайте потерь в налоговом учете, пока не обзаведетесь документом из полиции о приостановленном следствии.

Советы на случай,  если в компании обнаружили недостачу товаров
Предупреждает Григорий Лалаев, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса.

В налоговом учете можно применять только официально утвержденные нормы естественной убыли

— На практике возможна такая ситуация: вы обнаружили недостачу, но не можете найти ваш товар в документах, утверждающих нормы естественной убыли.

В случае если с товаром может произойти естественная убыль, то вы вправе списать в налоговые расходы недостачу в пределах нормативов (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Однако это возможно сделать только в случае, когда по данному виду товара установлены нормы естественной убыли. Если такие нормы в официальных документах не упомянуты, то всю сумму недостачи следует рассматривать как сверхлимитную. А значит, отнести недостачу на расходы в налоговом учете получится только в одном случае. У вас есть официальные документы, подтверждающие, что товар похищен, а виновников утраты нет или их не удалось найти (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Главное, о чем важно помнить

1 Недостачи можно списать в пределах норм естественной убыли, если они утверждены чиновниками. По собственным нормам списывать рискованно.

2 Недостачу, по которой не найдены виновники, можно списать на внереализационные расходы.

Дополнительно про торговые расходы

Статья: «Сокращенный вариант товарной накладной, из-за которой не будет споров с контрагентами» («Главбух» № 8, 2013).

Документы: подпункт 2 пункта 7 статьи 254 Налогового кодекса РФ; письмо Минфина России от 6 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/630.

Тест Во время инвентаризации товаров на складе сотрудники компании обнаружили недостачу продуктов питания. Норм естественной убыли по недостающим товарам чиновники не утвердили. Может ли бухгалтерия списать в налоговые расходы продукты в пределах внутренних норм компании? Так поступать рискованно. Да, может. Если чиновники не утвердили нормы естественной убыли по вашим товарам, то ориентироваться при расчете налога на прибыль на свои лимиты опасно. Такой вывод можно сделать из статьи 254 Налогового кодекса РФ, которая обязывает профильные ведомства утверждать лимиты потерь.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль