• Главная страница
  • » Статьи
  • » Какие подписи в документах требовать от поставщиков, чтобы уменьшить налог на прибыль и зачесть НДС

Какие подписи в документах требовать от поставщиков, чтобы уменьшить налог на прибыль и зачесть НДС

61
Чем поможет эта статья: Получить от поставщиков документы, подтверждающие, что первичку и счета-фактуры подписывают сотрудники, у которых есть на это право. От чего убережет: От доначислений по налогу на прибыль и НДС во время проверки из-за того, что документы поставщик подписал не по правилам.
Осторожно! Если первичные документы и счета-фактуры сотрудники поставщика подписали не по всем правилам, то вы рискуете потерять расходы и вычеты НДС.

Проверяющие из ИФНС, как правило, обращают внимание на то, кто подписал первичные документы и счета-фактуры поставщика. И если бумаги заверили сотрудники, у которых на это не было прав, то пострадает покупатель. Инспекторы снимут и расходы, и вычеты НДС.

С такими же проблемами покупатель может столкнуться и в других случаях, когда поставщик подписал документы не по всем правилам. Например, если в первичке или счетах-фактурах стоят факсимильные подписи. Мы расскажем вам, на что обратить внимание, принимая документы от продавцов. И как поступить, если первичка или счет-фактура подписаны неверно.

У кого есть право подписывать первичку и счета-фактуры

Начнем с того, что и первичку, и счета-фактуры подписывают сотрудники, которые ответственны за совершенную операцию — отгрузили товар, передали имущество и прочее. Просто состав таких работников в том и другом случае может быть разный.

Обучающий курс по теме Особенности заполнения важных бухгалтерских документов подписчики нашего журнала могут изучить в Высшей Школе Главбуха.

Так, к примеру, в накладной или любом акте от поставщика вы можете увидеть какие угодно подписи: генерального директора или главного бухгалтера, кладовщика, менеджера или иных сотрудников. При этом требования статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ — там названы обязательные реквизиты первички — не будут нарушены.

А вот счета-фактуры по умолчанию всегда визируют генеральный директор и главный бухгалтер компании-продавца. Так определено пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ. И лишь при необходимости данный документ, подтверждающий вычет НДС, могут подписать другие уполномоченные сотрудники.

Как же вам убедиться, что документы завизировали работники, которым компания-поставщик действительно предоставила права на это? Прежде подскажем, что генеральный директор может подписывать первичку или счет-фактуру по умолчанию без какого-либо разрешения на то (см. также образец ниже). То есть в отношении такого представителя требовать от поставщика каких-либо пояснений и дополнительных подтверждений не понадобится.

Какие подписи в документах требовать от поставщиков, чтобы уменьшить налог на прибыль и зачесть НДС

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

В остальных же случаях, когда на бланке стоит подпись вовсе не генерального директора, лучше всего запрашивать у поставщиков копии документов, подтверждающих полномочия сотрудников. Среди таковых может быть доверенность на право подписывать документы, соответствующий приказ руководителя компании или фрагмент учетной политики.

Более того, документы могут подписывать люди, не состоящие в штате поставщика. Скажем, сторонняя компания, которая ведет бухучет. Никаких запретов на этот счет бухгалтерское и налоговое законодательство не содержат. Главное, чтобы поставщик предоставил вам бумаги, подтверждающие полномочия сотрудников сторонней компании визировать первичку и счета-фактуры.

И вот еще что важно. Вовсе не обязательно, чтобы и на первичке, и на счетах-фактурах были подписи одних и тех же представителей продавца.

Такого требования попросту нет в бухгалтерском или налоговом законодательстве. То есть, к примеру, счет-фактуру может завизировать сам генеральный директор лично, а вот в накладной за него может расписаться уже кто-то другой по доверенности. Ошибки тут не будет.

 

Когда безопаснее отдать поставщикам документы на доработку

1. Документы подписали сотрудники, которым поставщик таких полномочий не давал. То есть доверенности или иных бумаг, подтверждающих право на подпись, на этих представителей не оказалось.

2. В первичке или счетах-фактурах указаны должности одних сотрудников, а Ф.И.О. или подписи — других. При этом доверенностей на последних нет

3. В документах проставлены факсимильные подписи работников компании-поставщика. Контролеры уже давно не признают факсимиле как полноценную замену живой подписи.

Когда стоит просить контрагента переделать документы

На практике вы можете столкнуться с разными ситуациями, когда из-за подписей в документах списывать расходы или принимать НДС к вычету явно опасно. Эти рискованные случаи мы перечислили ниже. Тут лучше не рисковать и попросить поставщика заменить документы.

Подчеркнем, что покупатель одинаково рискует и когда документы поставщика подписали работники, не наделенные такими полномочиями, и когда на документах — факсимиле вместо живой подписи. (см. образцы ниже).

Какие подписи в документах требовать от поставщиков, чтобы уменьшить налог на прибыль и зачесть НДС

Распечатать образец >>

Какие подписи в документах требовать от поставщиков, чтобы уменьшить налог на прибыль и зачесть НДС

Распечатать образец >>

Осторожно! Налоговики возражают против факсимильных подписей в документах.

Кстати, чиновники против факсимиле — как в первичных документах, так и в счетах-фактурах. Об этом, например, письмо Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33. Арбитражная практика на этот счет противоречива. Так, например, судьи ВАС РФ в определении от 12 сентября 2011 г. № ВАС-12001/11 подчеркнули, что глава 21 Налогового кодекса РФ не уточняет, как именно подписывать счета-фактуры. А значит, допускаются факсимильные подписи.

В то же время есть и арбитражная практика в пользу налоговиков. Причем некоторые судьи рассматривают факсимильные подписи как признак того, что покупатель при выборе поставщика не проявил осмотрительности. И потому инспекторы обоснованно сняли расходы. Такой вывод содержит постановление ФАС Северо-Западного округа от 14 сентября 2010 г. № А66-9259/2009.

Как добиться от поставщиков новых документов, если на первоначальных не все в порядке с подписями

Если вы попросите об изменениях устно, не факт, что бухгалтерия контрагента сразу же выпишет новые бумаги. Поэтому направьте поставщику письмо с просьбой поскорее переделать первичные документы и счета-фактуры. Не забудьте указать, с какими налоговыми рисками может столкнуться ваша компания, если документы останутся в первоначальном виде. Образец письма мы привели ниже.

Какие подписи в документах требовать от поставщиков, чтобы уменьшить налог на прибыль и зачесть НДС

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Как построить работу с постоянными поставщиками, чтобы исключить ошибки в подписях

Важная деталь Чтобы навести порядок с подписями в документах, пропишите в договоре с продавцом все детали.

Наверняка у вашей компании есть постоянные поставщики, с которыми приходится часто обмениваться первичными документами и счетами-фактурами. Тогда можно обезопасить себя от проблем с подписями, закрепив особые условия в договорах с такими продавцами. Это нужно для того, чтобы не просить каждый раз у поставщиков доверенности или приказы с перечнем сотрудников, уполномоченных подписывать первичные документы и счета-фактуры.

Внесите в договор пункт о том, кто будет от поставщика подписывать первичные документы и счета-фактуры. Скажем, счета-фактуры визируют только генеральный директор и главбух. А транспортные накладные — водители, кладовщик. Попросите вашего контрагента приложить к договору копию доверенности или приказа генерального директора, устанавливающих перечень сотрудников.

Кроме того, зафиксируйте в договоре обязанность поставщика оперативно информировать вас, когда перечень уполномоченных сотрудников меняется. К примеру, из-за того, что кто-то из работников компании уволился или сменил должность. Еще предусмотрите четкие сроки, когда поставщик обязан сообщать вам об изменениях.

Главное, о чем важно помнить

1 Если первичку поставщика подписывает только гендиректор, а счет-фактуру — и директор, и главбух, то требовать доверенности от контрагента вам не придется.

2 Предусмотрите, если это возможно, в договорах с контрагентами условие о том, кто будет подписывать первичку и счета-фактуры поставщика.

Дополнительно про первичку

Статьи: «Как наладить работу, чтобы вовремя получать от контрагентов документы и не пересчитывать налоги» («Главбух» № 10, 2013); «Мы приняли товарную накладную без подписи покупателя. Что нам будет?» («Главбух» № 10, 2013).

Документ: статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Тест В учетной политике компании сказано, что первичку подписывают менеджеры. А счета-фактуры — бухгалтерия. Не возникнет ли проблем у покупателя из-за того, что в документах продавца стоят подписи разных работников? Да, покупатель рискует расходами и вычетом НДС. Нет. Вовсе не обязательно, чтобы и на первичке, и на счетах-фактурах были подписи одних и тех же сотрудников. Такого требования нет ни в бухгалтерском, ни в налоговом законодательстве.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 39.02%
  • Да 29.27%
  • Нет 31.71%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль