Как рассчитываться с дистанционными сотрудниками, перечислять за них НДФЛ и взносы

41
Какие изменения учесть: В трудовом договоре о дистанционной работе или в допсоглашении к нему надо прописать, в какие сроки удаленщик будет отправлять вам больничные листы, заявления на стандартные вычеты. НДФЛ и взносы платите по местонахождению головной компании.
 Как рассчитываться с дистанционными сотрудниками, перечислять за них НДФЛ и взносы

Весной у компаний появилась возможность заключать с удаленными работниками трудовые договоры в электронном виде. В статье «Как теперь по всем правилам принять на работу дистанционного сотрудника», опубликованной в журнале «Главбух» № 12, 2013, мы подробно рассказали, как оформить кадровые документы на сотрудника, который будет работать на расстоянии. А в этой статье мы подскажем, по каким правилам платить НДФЛ и страховые взносы за таких сослуживцев. И как им выдавать пособия.

Сразу отметим важное правило. Там, где трудится дистанционный работник, у компании не возникает обособленного подразделения. А потому НДФЛ, удержанный с зарплаты удаленщика, а также страховые взносы вы будете перечислять по местонахождению головного офиса компании. Теперь обо всем по порядку.

Надо ли регистрироваться в фондах в том регионе, где трудится удаленщик

Нет никаких причин становиться на учет в фонды в другом регионе — там, где работает дистанционный сотрудник. Ведь обособленного подразделения в данном случае не возникает. Взносы вы будете платить по местонахождению головной компании. К тому же вам не придется оформлять для удаленщика ни пенсионное свидетельство, ни полис обязательного медицинского страхования. Даже если он трудоустраивается впервые.

Как дистанционному работнику заявить на стандартные вычеты по НДФЛ

Удаленный сотрудник, как и любой другой работник, вправе заявить на стандартные вычеты по НДФЛ. Вот только законодательство умалчивает о том, в каком виде дистанционщик должен составить такое заявление. Советуем действовать так.

Предложите сотруднику направить вам документ в электронном виде, заверив усиленной квалифицированной подписью. Ту же подпись он ставил на трудовом договоре. Или удаленный сотрудник может прислать вам заявление на вычет обычной почтой — заказным письмом с уведомлением. Именно такие варианты обмена документами предусмотрены главой 49.1 Трудового кодекса РФ.

Кстати, в бухучете зарплату удаленщику вы начислите в обычном порядке. Наверняка деньги вы будете переводить удаленщику на его личный счет в банке.

Проводки делайте такие:

ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 70
— начислена заработная плата сотруднику;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— удержан НДФЛ с зарплаты сотрудника;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51
— перечислена зарплата на карту удаленного сотрудника.

Раз наличных денег дистанционный работник получать не будет, то и расписываться в зарплатных ведомостях ему не придется.

Каким способом передавать удаленщику справки 2-НДФЛ

Важная деталь Прежде чем отправлять справку 2-НДФЛ удаленному работнику, уточните у него, для чего нужен документ. Для имущественного вычета понадобится строго оригинал в бумажном виде.

В любой момент работник может попросить вас выдать ему справку по форме 2-НДФЛ. И вы обязаны будете это сделать (п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ). Но опять же не ясно, в каком виде оформить такую справку для удаленщика. Все зависит от того, для чего нужен документ. Предположим, справка понадобилась работнику, потому что он решил заявить имущественный вычет. В этом случае документ работнику придется направить заказным письмом с уведомлением. Ведь инспекторы захотят увидеть оригинал справки с синей печатью. Если же данные нужны сотруднику для личных целей, то направьте документ в электронном виде.

На основании чего выплачивать дистанционщику социальные пособия

Выплатить социальные пособия, скажем больничные, дистанционному работнику можно только на основании оригиналов документов. Такое требование предусмотрено статьей 312.1 Трудового кодекса РФ. Здесь же уточняется, что все необходимые для начисления пособий бумаги работник должен выслать заказным письмом с уведомлением. А можно воспользоваться экспресс-доставкой. На этот счет никаких ограничений, конечно же, нет.

Осторожно! Попросите сотрудника направлять оригиналы больничных заказным письмом с уведомлением или экспресс-почтой.

А что делать, если оригиналы документов затерялись на почте? Тогда попросите удаленного работника получить в медучреждении копию листка нетрудоспобности. И пока вы не получите дубликат, выплачивать пособие нельзя. Без оригинала больничного листа в ФСС вам попросту не возместят сумму выданного работнику пособия.

И вот что еще важно. Чтобы рассчитать социальные пособия, вам понадобятся данные о страховом стаже сотрудника. А как быть, если по договоренности с удаленщиком вы не вносили запись о дистанционной работе в трудовую книжку?

Действительно, правила позволяют так делать. И в этом случае книжку хранит у себя сотрудник. Тогда, чтобы определить стаж, вам понадобится запросить у дистанционного работника копию трудовой книжки. Пусть сотрудник вышлет ее в электронном виде, заверив усиленной квалифицированной подписью.

Чтобы вовремя получать все необходимые документы, подтверждающие продолжительность болезни, пропишите алгоритм действий в допсоглашении к трудовому договору о дистанционной работе. Образец формулировок мы привели ниже.

Как рассчитываться с дистанционными сотрудниками, перечислять за них НДФЛ и взносы

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Возмещать суммы выплаченных пособий вы будете по общему правилу — в том отделении ФСС, где состоит на учете головной офис. То есть в том регионе, куда станете перечислять взносы.

Главное, о чем важно помнить

1 Попросите дистанционного работника выслать заявление на стандартные вычеты по НДФЛ в электронной форме, заверив его усиленной квалифицированной подписью.

2 Выплачивать пособия удаленщику можно лишь на основании оригиналов листков нетрудоспособности.

Дополнительно про трудовые договоры с дистанционными работниками

Статьи: «Как теперь по всем правилам принять на работу дистанционного сотрудника» («Главбух» № 12, 2013); «Представитель Роструда ответил на самые актуальные вопросы о дистанционных работниках» («Главбух» № 10, 2013).

Документ: статья 312.1 Трудового кодекса РФ.

Тест Компания, которая находится в г. Самаре, заключила договор о дистанционной работе с одним сотрудником. Он проживает в г. Хабаровске. Реквизиты какой ИФНС бухгалтерии указывать в документах на уплату НДФЛ? Инспекции в г. Самаре (по местонахождению компании) Инспекции в г. Хабаровске (по месту жительства работника) НДФЛ за дистанционного работника надо платить по местонахождению компании, в которой он числится

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Ваши инспекторы путают налоги в требованиях по камералкам?

  • Да, тогда мы не отвечаем 6.25%
  • Да, но мы все равно отвечаем 50%
  • Нет 43.75%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль