Как теперь по всем правилам принять на работу дистанционного сотрудника

60
Чем поможет эта статья: Грамотно заключить трудовой договор с удаленным работником, а также оформить другие кадровые документы на такого сотрудника. От чего убережет: От штрафов за нарушение трудового законодательства.
Важная деталь Особенности дистанционной работы теперь подробно прописаны в главе 49.1 Трудового кодекса РФ.

Руководство вашей компании решило взять на работу сотрудников, которые смогут выполнять свои обязанности удаленно, не появляясь в офисе. Специфика деятельности дает такие возможности. Вам же предстоит оформить трудовой договор и прочие кадровые документы на дистанционщиков. Причем в этом случае почти все кадровые бумаги можно оформлять в электронном виде.

Тут у вас может возникнуть множество вопросов. Например: обязательно ли приглашать удаленного работника в офис, чтобы подписать с ним все бумаги, или удастся это сделать на расстоянии, особенно если тот живет в другом городе? Как оформить трудовую книжку? Раньше вам пришлось бы ломать голову над тем, как бы побыстрее подписать все бумаги с удаленщиком, чтобы всем было удобно. Теперь же порядок приема на дистанционную работу четко прописан в Трудовом кодексе РФ. Полный алгоритм мы дадим вам в статье вместе с готовыми образцами документов для такого случая. Кроме того, в статье мы приведем комментарий чиновника, который подскажет некоторые особенности электронного документооборота (см. ниже).

Как теперь по всем правилам  принять на работу дистанционного сотрудника
Подсказывает Диана Конькова, советник государственной службы 2-го класса

Компания может по желанию компенсировать работнику расходы на электронную подпись

— У работодателя нет обязанности за свой счет приобретать для сотрудника электронную подпись. Однако в трудовой договор о дистанционной работе можно включить условие о том, что компания компенсирует будущему работнику затраты на оформление подписи. При этом нельзя отказывать в приеме на работу лишь потому, что у соискателя на момент трудоустройства нет электронной цифровой подписи.

По общему правилу трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и компанией. Предположим, стороны в договоре закрепили, что будут обмениваться между собой документами только в электронном виде. Тогда такой контракт начнет действовать лишь после того, как его электронную версию завизируют усиленными квалифицированными электронными подписями обе стороны.

То есть если кандидат не подпишет договор электронной подписью, то трудовые отношения не состоятся.

Для начала запросите у дистанционного работника необходимые документы

Прежде чем заключать трудовой договор на условиях удаленной работы, у кандидата на должность надо запросить документы, перечисленные в статье 65 Трудового кодекса РФ. Полный список этих бумаг мы привели ниже. Но сразу заметим, что для дистанционщиков тут есть две особенности. О них скажем подробнее дальше.

 

Документы, которые надо запросить у кандидата на дистанционную работу

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

2. Трудовая книжка. Но только в том случае, если удаленный работник пожелает, чтобы вы внесли в нее запись о приеме на работу.

3. Страховое свидетельство ПФР. Даже если соискатель впервые устраивается на работу, страховую карточку он должен оформить самостоятельно.

4. Документы воинского учета (для военнообязанных и сотрудников, которых могут призвать в армию).

5. Документ об образовании, квалификации или специальных знаниях, если они требуются для выполнения работы.

6. Справка об отсутствии судимости, если без нее нельзя принять человека на работу.

Ура! Вышел ремикс на «Девочку Главбух»

Послушать den2013.glavbukh.ru

А тут отметим одну важную деталь. Чтобы поскорее подписать трудовой договор, вы можете сначала попросить работника выслать документы в электронном виде, подписав их усиленной квалифицированной подписью. А уже позже по вашему требованию он обязан продублировать бумаги по почте. Правда, бумажные копии документов работнику понадобится заверить у нотариуса и отправить их вам заказным письмом с уведомлением.

Очевидно, что удаленному работнику придется потратиться на покупку электронной подписи. И по закону компания не обязана возмещать такие траты. Но конечно, при желании и по договоренности вы можете это сделать.

Итак, чем же набор документов для приема на дистанционную работу может отличаться от того, что вы получаете от соискателей, которые будут трудиться в офисе? Подскажем.

Страховое свидетельство ПФР удаленный работник должен предоставить, даже если он трудоустраивается впервые

Если удаленный сотрудник раньше нигде не работал, то ему потребуется свидетельство по пенсионному страхованию.

Обычным работникам в такой ситуации свидетельство оформляет компания. А вот удаленному специалисту придется позаботиться о документе самостоятельно. Такое уточнение есть в статье 312.2 Трудового кодекса РФ.

И тут главное, чтобы работник не затягивал с оформлением свидетельства. Иначе у вас могут возникнуть проблемы с пенсионной отчетностью. Ведь если сотрудник вовремя не получит карточку ПФР, то заполнить персонифицированные сведения по нему у вас не получится. Программа проверяющих выдаст неустранимую ошибку (она является технической). Подробнее о том, что проверяют чиновники из налоговых инспекций, ФСС и Пенсионного фонда в полугодовой отчетности, читайте в статье «Что контролеры непременно проверят в вашей отчетности, прежде чем ее принять».

Чтобы избежать трудностей при сдаче отчетности, проще всего не заключать договор с удаленщиком, пока он не получит свидетельство в фонде. Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, пенсионное свидетельство будущий сотрудник должен предъявить при заключении договора. Если же свидетельства нет, то, заключив без него трудовой договор, вы нарушите законодательство.

Трудовую книжку можно не запрашивать, если дистанционщику не нужна в ней запись о работе в вашей компании

По желанию дистанционного сотрудника запись в трудовую книжку об удаленной работе можно не вносить. В этом случае документом, подтверждающим стаж удаленной работы, будет трудовой договор.

Осторожно! Если удаленщик не хочет, чтобы вы вносили запись о работе в трудовую книжку, то не забудьте это предусмотреть в соглашении.

Заметьте: такое желание работника надо закрепить в трудовом договоре или отдельном соглашении. Формулировку данного условия вы можете посмотреть в образце договора, который мы разместили ниже (1).

Как теперь по всем правилам  принять на работу дистанционного сотрудника

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Позже работник вправе обратиться с просьбой о внесении записи в трудовую книжку. Если же работник хочет, чтобы вы внесли запись в его трудовую книжку, то попросите выслать ее вам заказным письмом с уведомлением. А что делать, если сотрудник до этого нигде не работал, но хочет завести трудовую книжку и внести в нее запись? Тогда вам придется выполнить его просьбу и самим оформить трудовую книжку для нового работника.

Вышлите удаленщику в электронном виде все важные локальные акты компании

До того как работник подпишет трудовой договор, его также надо ознакомить с внутренним распорядком компании, должностной инструкцией, приказами руководителя, коллективным договором. Иными словами, со всеми локальными актами компании, которые понадобятся сотруднику для работы (ст. 68 Трудового кодекса РФ).

Как передать бумаги удаленщику? Просто отошлите копии всех этих документов в электронном виде, подписав их усиленной квалифицированной подписью директора или иного уполномоченного сотрудника компании. А дистанционный работник должен ознакомиться с бумагами, а затем подписать их усиленной электронной подписью.

Подпишите с дистанционным работником трудовой договор в электронном виде, а потом в бумажном

Начнем с того, что в трудовом договоре (см. образец выше) надо прямо прописать: работа будет дистанционной (2). Это важно вот почему.

Принимая на работу именно дистанционного сотрудника, у вашей компании не возникнет нового стационарного рабочего места. И значит, не будет споров по поводу того, надо ли регистрировать обособленное подразделение. Этого делать не нужно, о чем прямо сказано в статье 312.1 Трудового кодекса РФ.

Плюс ко всему раз нет стационарного рабочего места, то и нет обязанности проводить в отношении его аттестацию.

В трудовом договоре укажите, что стороны заключили его по местонахождению компании (3). Кстати, то же самое учтите на будущее, если вам придется подписывать с удаленщиком дополнительные соглашения к трудовому договору.

Трудовой договор вы будете подписывать и в электронном, и в бумажном виде. Поэтому не забудьте про реквизит «Подписи сторон» (4).

Важная деталь После того как вы заключите трудовой договор в электронном виде, бумажный экземпляр направьте работнику заказным письмом с уведомлением.

После того как вы составите текст трудового договора о дистанционной работе, завизируйте его усиленной квалифицированной подписью директора вашей компании. В таком виде отправьте документ соискателю в электронном виде. Работник также должен подписать документ усиленной цифровой подписью (ст. 312.1 кодекса).

После этого один экземпляр договора, причем в бумажном виде, надо отправить новому сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением. На это у вас будет три календарных дня с момента, как работник подпишет договор электронной подписью.

Составьте приказ о приеме сотрудника на дистанционную работу

Теперь, когда трудовой договор с удаленным работником вы подписали, надо издать приказ руководителя о приеме на работу. Это общее правило прописано в статье 68 Трудового кодекса РФ. Оно распространяется и на тех, кто будет трудиться на расстоянии.

Приказ о приеме на работу вы можете составить по унифицированной форме № Т-1. А можете воспользоваться самостоятельно разработанным бланком. В Роструде против этого не возражают (см. письмо от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1).

Как теперь по всем правилам  принять на работу дистанционного сотрудника

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Использовать свою форму приказа будет удобнее, поскольку в ней вы можете сразу предусмотреть дополнительные сведения об условиях дистанционной работы. Образец документа мы привели выше. И опять же приказ вы завизируете цифровой подписью, вышлете его работнику, а тот в ответ поставит свою электронную подпись.

Листки нетрудоспособности получайте строго в оригинале

Мы рассказали, как подписать трудовой договор с дистанционным работником и обменяться с ним другими важными кадровыми документами. Но это еще не все. В процессе взаимодействия с удаленным работником вам могут понадобиться от него и другие бумаги для расчетов с ним. Причем не все удастся переправлять через Интернет — есть такие, которые надо получить строго в оригинале.

Например, листок временной нетрудоспособности. Оплачивайте больничный только в том случае, если работник пришлет вам оригинал документа, причем заказным письмом с уведомлением. Чтобы своевременно отмечать, что сотрудник находится на больничном, включите в трудовой договор специальный пункт о том, в какой срок удаленщик будет сообщать об открытом листке нетрудоспособности (5).

Главное, о чем важно помнить

1 Трудовой договор о дистанционной работе можно подписать в электронном виде. Но после этого в течение трех календарных дней придется отправить бумажный экземпляр работнику.

2 В приказе о приеме удаленного сотрудника важно уточнить, что работа является дистанционной.

Дополнительно про дистанционных работников

Статьи: «Представитель Роструда ответил на самые актуальные вопросы о дистанционных работниках» («Главбух» № 10, 2013); «Теперь с удаленными работниками можно заключать трудовые договоры через Интернет» («Главбух» № 9, 2013).

Документ: статья 312.1 Трудового кодекса РФ.

Тест Компания собирается заключить трудовой договор о дистанционной работе. Кандидат на должность раньше нигде не работал. Оформлять для удаленного сотрудника свидетельство о пенсионном страховании? Да, компания должна оформлять свидетельство, если сотрудник раньше нигде не работал Нет, удаленный сотрудник обязан самостоятельно оформить свидетельство У компании нет обязанности оформлять пенсионные страховые свидетельства дистанционным работникам. Это прямо предусмотрено статьей 312.2 Трудового кодекса РФ.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 40%
  • Да 30%
  • Нет 30%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль