Полезные советы на тот случай, если ваши сотрудники используют личное имущество на работе

48
Тема семинара: «Компенсация за использование работниками личного имущества на службе: первичные документы и налоги». Компания-организатор: Аудиторская фирма ООО «ТЕРРАФИНАНС». Конспект семинара подготовлен совместно с редакцией журнала «Семинар для бухгалтера».

Кому и как часто выплачивать компенсацию

Полезные советы на тот случай, если ваши сотрудники используют личное имущество на работе
О лектореТатьяна Новикова руководит собственной аудиторской компанией «ТЕРРАФИНАНС», аттестованный аудитор и налоговый консультант. Активно занимается преподавательской деятельностью, доцент Московского городского университета управления правительства Москвы.

Начну с того, что компенсация полагается всем работникам, которые используют личное имущество на службе. Это правило распространяется даже на тех, кто работает на дому или дистанционно.

Причем не имеет значения, какое имущество использует сотрудник во время работы. Это может быть легковой автомобиль, компьютер. Как правило, компании выплачивают компенсацию раз в месяц — в одной и той же сумме. Размер компенсации пропишите в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (см. образец ниже. — Примеч. ред.).

Полезные советы на тот случай, если ваши сотрудники используют личное имущество на работе

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Какие документы собрать и оформить

Важная деталь Сотрудники, которые работают на дому или дистанционно, имеют право на компенсацию за использование личного имущества на службе.

Забегая вперед, скажу, что, если вы правильно оформите все необходимые документы, вы сможете признать компенсацию в расходах при расчете налога на прибыль. Более того, с такой выплаты не придется удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Подробно о расчете налогов и взносов я расскажу позже.

В таблице я перечислила документы, которые вам понадобятся, чтобы выдать компенсацию по всем правилам (см. ниже — Примеч. ред.). Подчеркну, что здесь названы все те бумаги, на которых обычно настаивают проверяющие из налоговых инспекций.

На основании каких документов можно выплатить компенсацию за использование личного имущества сотрудника
Документ Что подтверждает Как влияет на налоги
Трудовой договор или дополнительное соглашение к нему Размер компенсации, сроки выдачи Документы являются основанием для того, чтобы признать сумму компенсации в расходах при расчете налога на прибыль, а также не удерживать НДФЛ и не перечислять страховые взносы
Копия ПТС, чеки на покупку сотового телефона, компьютера Право собственности работника на имущество
Телефонные счета, квитанции об оплате Интернета, чеки на покупку ГСМ Расходы работника

Кроме того, стоит предупредить работника, чтобы в будущем он сохранял все документы, которые подтверждают его расходы. Скажем, квитанции об оплате Интернета, чеки на покупку ГСМ и прочие. Это станет хоть каким-то доказательством того, что сотрудник действительно использовал свое оборудование в рабочих целях.

Важное уточнение для тех, кто собирается выплачивать компенсацию сотруднику, который использует в работе личный автомобиль. В этом случае важно, является ли работник собственником машины. Или же он водит ее на основании доверенности (договора аренды, полиса ОСАГО). Дам вам схематичные подсказки, как безопаснее учитывать выплату и считать налоги в той и другой ситуации (см. схему ниже. — Примеч. ред.).

Как поступить с доплатой, которую компания собирается начислять сотруднику за использование его автомобиля в работе

Полезные советы на тот случай, если ваши сотрудники используют личное имущество на работе

Что важно учесть при расчете налога на прибыль

В большинстве случаев всю сумму компенсации можно списать в расходы при расчете налога на прибыль. Этого мнения придерживаются чиновники. И вот подтверждение: недавнее письмо Минфина России от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996. Исключение — ситуация, когда сотрудник получает деньги за использование в работе личного легкового автомобиля или мотоцикла. В этом случае в налоговые расходы можно включить только ту часть компенсации, которая укладывается в нормативы (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Осторожно! Если вы платите сотруднику компенсацию за использование личной машины на работе, то списывать в расходы оплату ГСМ опасно.

К слову, лимит за использование работником личного автомобиля равен 1200 руб. (для машин с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно) или 1500 руб. в месяц. А по мотоциклам норматив равен 600 руб. в месяц. Как видите, нормы совсем небольшие, Правительство РФ их утвердило еще в 2002 году. И с тех пор лимиты за использование личного транспорта на службе не менялись.

К сожалению, по мнению чиновников, если компания выдает сотруднику компенсацию за использование автомобиля или мотоцикла, то оплачивать сверх этого еще какие-нибудь расходы на транспорт предприятие не вправе. То есть вы не сможете помимо компенсации включить в расходы, например, оплату ГСМ.

По каким правилам начислять НДФЛ и страховые взносы

Я вас сразу обрадую. С компенсации за использование работником личного имущества на службе удерживать НДФЛ не придется. Никаких нормативов здесь нет. С этим соглашаются и чиновники (письмо Минфина России от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996).

Объяснение такое. Статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает компанию выплачивать компенсацию сотруднику, который применяет свое имущество на работе. Причем работодатель самостоятельно определяет, в какой сумме выдавать такую компенсацию. Другими словами, какой бы размер выплаты вы не прописали в трудовом договоре или соглашении к нему, она будет считаться компенсацией, выданной в соответствии с законодательством. Потому есть основания не удерживать НДФЛ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Как отразить компенсацию в бухучете

Отражайте компенсацию на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:

ДЕБЕТ 26 (44)
КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по выплаченной компенсации»

— отражена компенсация за использование личного имущества;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по выплаченной компенсации»
КРЕДИТ 50 (51)

— выдана компенсация за использование своего имущества.

Работник получит ту сумму, которую начислил бухгалтер.

Полезные советы от лектора семинара

1 Прежде чем выплачивать компенсацию за использование машины работника, убедитесь, что она ему принадлежит.

2 Компенсация за использование личного имущества на работе полностью не облагается НДФЛ и страховыми взносами, в том числе от несчастных случаев на производстве.

Дополнительно про компенсации работникам

Статья: «Новые разъяснения из Роструда о компенсациях за неиспользованный отпуск» («Главбух» № 8, 2013).

Документы: письмо Минфина России от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996, статья 188 Трудового кодекса РФ.

Тест Иванов И. О., менеджер ООО «Заря», использует в работе личный сотовый телефон. По этой причине компания ежемесячно выплачивает компенсацию в размере 3000 руб. Надо ли с нее удерживать НДФЛ? Да, со всей суммы придется удержать НДФЛ Нет Компенсация за использование сотрудником личного имущества на работе полностью не облагается НДФЛ. Ведь никаких нормативов для такой выплаты в законодательстве нет.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Ваши инспекторы путают налоги в требованиях по камералкам?

  • Да, тогда мы не отвечаем 5.56%
  • Да, но мы все равно отвечаем 44.44%
  • Нет 50%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль