Какие бумаги направить поставщику, чтобы вернуть или зачесть переплату

543
Чем поможет эта статья: Мы подскажем, какие шаги предпринять, если вы хотите вернуть деньги, переплаченные продавцу, или зачесть их в счет будущих договоров. От чего убережет: От  путаницы с платежами, если вы расторгаете договор или меняете его условия.

Редко когда продавец, узнав о переплате по договору, готов вернуть деньги просто на том основании, что покупатель попросил об этом по телефону. Обычно, чтобы разобраться с платежами, партнерам приходится проводить сверку расчетов, обмениваться письмами или даже заключать соглашение об изменении цен. Распространенные ситуации, когда у покупателя могут возникнуть переплаты, мы перечислили ниже.

 

Причины, по которым у компании может образоваться переплата в расчетах с контрагентом

1. Покупатель ошибся в платежном поручении. Это самая простая ситуация из всех. Переплата возникает, если покупатель по ошибке перечислил больше, чем следовало.

2. Поставщик задерживает поставку уже оплаченных товаров. Отказаться от товаров покупатель может согласно пункту 3 статьи 511 Гражданского кодекса РФ. При условии, что этого не запрещает договор.

3. Продавец предоставил некачественные товары, за которые прежде получил аванс. Покупатель вправе расторгнуть договор, если продавец поставил некачественные товары, а устранить недостатки в короткий срок невозможно (ст. 523 Гражданского кодекса РФ).

4. Подрядчик некачественно выполнил работы, оплаченные авансом. В такой ситуации заказчик вправе требовать уменьшения цены (ст. 723 Гражданского кодекса РФ). При условии, что этого не запрещает договор.

5. Одна из сторон расторгла за ненадобностью договор, по которому перечислен аванс. Например, любая из сторон может расторгнуть договор транспортной экспедиции (ст. 806 Гражданского кодекса РФ).

Какой набор документов вам понадобится оформить, чтобы разобраться с «излишками», зависит от нескольких обстоятельств. Быстро сориентироваться в этом вам поможет схема ниже. В статье мы дадим образцы для каждого документа. Заодно подскажем, придется ли корректировать что-то в расчете НДС.

Какие документы вам понадобятся, чтобы разобраться с переплатой поставщику

Какие бумаги направить поставщику, чтобы вернуть или зачесть переплату

Акт о сверке расчетов с контрагентом

Когда пригодится документ Важная деталь Чаще всего переплата у покупателя возникает, если стороны меняют условия договора или расторгают его.

Если есть разногласия с контрагентом по перечисленным суммам, без акта сверки вам не обойтись. Поясним.

Предположим, по вашим данным компания переплатила кому-то из поставщиков. Но в бухгалтерии продавца никаких лишних сумм пока не видят. Или другая ситуация: вы перечисляли контрагенту по одному договору или по разным несколько платежей. И в итоге общая сумма, которую получил продавец, отличается от той итоговой, что значится в контракте. В этих ситуациях, чтобы и вам, и поставщику не запутаться с платежами, лучше провести сверку расчетов. Результаты сверки оформите актом.

Как лучше оформить

Акт сверки платежей продавец и покупатель составляют совместно. Чтобы поскорее получить результат, оформите сами такой документ с данными из вашего учета и направьте его продавцу. Ему останется лишь вписать в бланк свои показатели и подписать его.

Строгой формы для акта сверки нет. Можете воспользоваться той, что мы привели ниже. К слову, в акте лучше предусмотреть все реквизиты, перечисленные в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Какие бумаги направить поставщику, чтобы вернуть или зачесть переплату

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Частая ошибка В акт сверки расчетов с контрагентом лучше включить все реквизиты первичного документа.

Что еще важно обозначить в акте? Прежде всего, по какому договору вы сверяетесь. А затем уточните суммы по каждой накладной и оплате.

К акту приложите сопроводительное письмо, в котором вы просите продавца сверить расчеты. В нем укажите договор, о котором идет речь, и в какой форме вы хотите получить акт сверки.

Поскольку на основании акта поставщик будет возвращать деньги, то ему скорее всего понадобится, чтобы в документе были живые подписи и цветные печати.

Что проверить в расчете НДС

Решите вместе с продавцом, что вы будете делать с переплатой. Или возвращать ее на расчетный счет, или переводить на другой договор. Но в любом случае корректировать НДС лишь на основании акта сверки не нужно. Дождитесь от продавца исправленных документов или возврата денег.

Письмо с просьбой вернуть переплату или провести зачет

Когда пригодится документ

В любой ситуации, кроме той, когда речь идет о расторжении или об изменении условий договора, вы направите контрагенту письмо о возврате или зачете «излишков».

Вот самая простая ситуация. Переплата возникла из-за опечатки в платежке. В таком случае вносить изменения в договор или тем более расторгать его не понадобится. Ведь вы попросту перечислили по ошибке больше, чем следовало. Проводили вы сверку расчетов с контрагентом или нет, в любом случае вам надо отправить письмо продавцу с просьбой вернуть деньги или зачесть их в счет будущих поставок (см. образец ниже).

Какие бумаги направить поставщику, чтобы вернуть или зачесть переплату

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Как лучше оформить

Составьте документ на фирменном бланке вашей компании. В письме уточните, по какому конкретно договору возникла переплата и в какой сумме. При этом обозначьте, чего вы ожидаете от продавца: чтобы он вернул деньги или провел зачет по другим договорам. В первом случае приведите реквизиты вашего расчетного счета. А во втором — номер и дату договора, на который вы просите перекинуть переплату. Чаще всего контрагенты все-таки предпочитают документ с живыми подписями и цветными штампами. В таком случае придется отправить его по почте или передать вместе с курьером.

Что проверить в расчете НДС

Итак, вы обнаружили переплату. Сначала расскажем, как это обстоятельство повлияет на расчет НДС. Предположим, вы допустили ошибку в платежке, перечисляя продавцу аванс. А поставщик, не разобравшись, выписал на всю полученную сумму, включая переплату, авансовый счет-фактуру. Если именно так произошло и вы приняли к вычету НДС с переплаты, то попросите продавца исправить авансовый счет-фактуру. На ту дату, когда он это сделает, аннулируйте запись в книге покупок или дополнительном листе к ней, если квартал уже закончился. Затем примите НДС к вычету по новому счету-фактуре.

Если же вы перечислили лишние деньги уже после того, как получили товары от продавца, то ничего исправлять не придется.

А придется ли что-то исправить по НДС на тот момент, когда продавец вам вернет деньги? Вовсе нет. Никаких дополнительных счетов-фактур на возвращенную сумму продавец не выставит.

Теперь расскажем, что надо сделать, если поставщик не вернет деньги, а зачтет излишки в счет будущего договора с вами. Тогда переброшенная сумма станет по сути авансом. Однако НДС с такой суммы принимать к вычету из бюджета опасно. Дело в том, что изначально, когда перечисляли деньги поставщику, вы указали в платежке в качестве основания другой договор. А значит, всех условий для вычета НДС с аванса вы не выполняете. Лучше дождитесь отгрузки и только потом воспользуйтесь вычетом. Это нам подтвердили как в Минфине России, так и в налоговой службе.

Соглашение о расторжении или изменении договора

Когда пригодится документ

В том случае, если ваша компания успела перечислить поставщику аванс, а сделка не состоялась, вам понадобится соглашение о расторжении или изменении договора. Допустим, вы получили некачественный или просроченный товар. В итоге решили расторгнуть или изменить договор. В этой ситуации обычным письмом не обойтись.

Расторгнуть или изменить договор можно по соглашению обеих сторон или в ряде случаев по инициативе одной из них (ст. 450 Гражданского кодекса РФ). Но нигде в законодательстве четко не сказано, какой документ составить. Проверьте, что вы на этот счет прописали в договоре с контрагентом. Обычно стороны оформляют отдельное соглашение.

Как лучше оформить

В соглашении имеет смысл предусмотреть, в каком порядке продавец вернет покупателю переплату или зачтет ее в счет других договоров. Обмениваться дополнительно письмами в такой ситуации не имеет смысла. Образец соглашения с пунктом о возврате переплаты мы привели ниже.

Какие бумаги направить поставщику, чтобы вернуть или зачесть переплату

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Впрочем, бывает и так, что одна из сторон уведомляет о расторжении или изменении договора в одностороннем порядке. Тогда, в принципе, можно обойтись без двусторонних соглашений. Но в таком случае все же есть риск, что у вашего поставщика возникнут проблемы с вычетом.

Обширная судебная практика говорит о том, что при проверке у инспекторов возникают претензии к продавцу, если он принял к вычету налог без двустороннего соглашения о расторжении или изменении договора (пример — постановление ФАС Уральского округа от 23 июля 2008 г. № Ф09-5091/08-С2). Чтобы не подставлять продавца, лучше подписывать двусторонний документ.

Что проверить в расчете НДС

НДС с перечисленной поставщику суммы аванса вы наверняка приняли к вычету. А теперь, получив обратно средства, вам придется налог восстановить. Основание — подпункт 3 пункта 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Главное, о чем важно помнить

1 Чтобы разобраться с переплатой, вам может потребоваться сверка расчетов с продавцом. В этом случае направьте ему на подпись акт, заполненный по вашим данным.

2 Если вы расторгли договор или изменили его условия, то восстановите НДС, который приняли к вычету с аванса.

Дополнительно про расчеты с контрагентами

Статьи: «Оформите документы по безнадежной дебиторке так, чтобы ее можно было без опаски отнести на расходы» («Главбух» № 7, 2013); «Как грамотно отразить в учете деньги, которые компания отсудила у контрагентов» («Главбух» № 7, 2013)».

Документ: пункт 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Тест Покупатель по ошибке заплатил поставщику больше, чем следовало по договору. Прежде чем решать вопрос о возврате денег, поставщик попросил подписать акт сверки расчетов по договору. Необходимы ли в таком акте печати сторон? Да, это обязательный реквизит акта сверки расчетов Нет, стороны могут составить акт сверки расчетов в произвольной форме Строгой формы для акта сверки расчетов с партнером нет. Поэтому покупателю и продавцу печати можно не проставлять.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 41.03%
  • Да 30.77%
  • Нет 28.21%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль