Главные заблуждения и вся правда о новой первичке

34
Чем поможет эта статья: Мы исключим даже малейшие заблуждения о том, по каким правилам с этого года нужно оформлять первичные документы. От чего убережет: От претензий налоговиков к расходам и вычетам НДС из-за того, что первичные документы оформлены с нарушением.
Скачать бланки первичных документов и формы отчетности

glavbukh.ru/ko

С этого года унифицированные формы первички стали необязательными. И теперь вы можете заметно сократить тот объем бумаг, который приходилось заполнять раньше. Ради этого мы разработали для вас новые удобные варианты первички — ими вы можете заменить прежние громоздкие типовые бланки.

Все образцы с подсказками вы найдете в этом спецразделе. Тут есть первичные документы и для учета основных средств, и для расчетов с подотчетниками (в том числе по командировкам), кадровые документы и еще много других полезных и нужных вам бланков.

Формируя уникальные бланки, мы не усложняли, а действовали по простому и понятному принципу. Лишнее выкидывали, а нужное и полезное оставляли, добавляли или видоизменяли — такие реквизиты мы отмечали в каждом образце и в текстах статей цифрами.

Ну и само собой, обязательные для любой первички реквизиты остались нетронутыми (в образцах они помечены знаком «!») — перечень таковых мы привели ниже.

 

Эти реквизиты обязательно должны быть в первичке 2013 года

1. Наименование и дата составления документа.

2. Название вашей компании. Полное или сокращенное — тут значения не имеет.

3. Содержание факта хозяйственной деятельности. То есть описание операции или какого-то события, которые вы отражаете в учете.

4. Натуральное и (или) денежное измерение (рубли, штуки, упаковки и т. п.).

5. Должности сотрудников, совершивших операцию и ответственных за ее оформление (ответственных за оформление события), их подписи и Ф.И.О. (иные данные, позволяющие идентифицировать работников).

А в этой статье мы собрали восемь утверждений о первичке. Среди них есть правдивые, а есть заведомо ложные. Высказать свое предположение об истинности каждого мы попросили ваших коллег на сайте www.glavbukh.ru.

Результаты такого опроса-теста есть под каждым тезисом. Убедитесь и вы, что сможете быстро распознать, если вдруг услышите от своего контрагента одно из этих утверждений, не заблуждается ли он.

С этого года печать — обязательный реквизит любого первичного документа

Утверждение ложное! 

Как считают ваши коллеги:

Главные заблуждения  и вся правда о новой первичке

В действительности печать не входит в число тех реквизитов, которые непременно должны быть в каждом первичном документе. Это следует из пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Да, лишней печать не будет, поскольку она подтверждает подлинность бумаг. Но обязательно ставить ее надо, если в самом бланке для этого отведено место.

Скажем, контрагент составил товарную накладную по унифицированной форме № ТОРГ-12. В этом случае печать нужна — она предусмотрена в типовом бланке накладной. Иначе возможны претензии налоговиков к расходам и вычетам НДС по приобретенным товарам.

Или другая ситуация. Поставщик выписал первичку в свободной форме, но реквизит «М.П.» в ней значится. Такой документ также надо заверить печатью.

Теперь в первичке достаточно указать одно из двух: либо стоимость, либо количество

Утверждение правдивое! 

Как считают ваши коллеги:

Главные заблуждения  и вся правда о новой первичке

Возможно, вы удивитесь, но по новым правилам в первичном документе необязательно должны быть денежная стоимость и натуральный измеритель одновременно. Достаточно привести один из них (см. подп. 5 п. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Другое дело, что буквально применять эту норму стоит не всегда.

Вот, скажем, в акте для услуг можно привести лишь их стоимость. Указывать единицу измерения, как этого часто требовали налоговики, не обязательно. Но если вы хотите избежать вообще каких-либо придирок, то безопаснее все же максимально понятно обозначить в акте, какие услуги оказаны.

В других же ситуациях в первичке может быть удобным указывать только натуральный измеритель. Например, в требовании-накладной на передачу материалов внутри компании.

Для каждого контрагента можно утвердить отдельную первичку

Утверждение правдивое! 

Как считают ваши коллеги:

Главные заблуждения  и вся правда о новой первичке

Да, какому-то поставщику вы можете выдать первичный документ по одной форме, а какому-то — по другой. Все потому, что с мнением второй стороны сделки тоже приходится считаться. Предположим, вы прописали в учетной политике, что в этом году применяете унифицированную форму товарной накладной № ТОРГ-12. Но вот в договоре с одним из контрагентов установлен другой бланк — на таковом тот настаивал. Конечно, вы будете действовать согласно договору, чтобы не потерять покупателя.

Применять две, а то и несколько разных форм одной и той же первички закон не запрещает. Но в учетную политику стоит добавить оговорку, что окончательное решение, как оформлять товарные операции, стороны принимают в договоре.

 

Частые вопросы о том, как утверждать и оформлять первичку

Как правильно утвердить формы первички: оговорить их в учетной политике или из- дать об этом отдельный приказ руководителя?

Правильнее привести формы первичных документов в приложении к учетной политике. Это предусмотрено в пункте 4 ПБУ 1/2008.

Нужно ли в самостоятельно разработанной первичке ставить надпись «Утверждено руководителем»?

Вовсе не обязательно. Ведь такого реквизита нет в перечне тех, которые должны быть в первичке в силу пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Может ли компания распечатывать бланки строгой отчетности на обычном принтере?

Нет, бланки строгой отчетности необходимо изготавливать типографским способом. Это подтверждают чиновники (письмо ФНС России от 10 сентября 2012 г. № АС-4-2/14961@).

Требовать ли от контрагента учетную политику, чтобы убедиться, что он передал нам именно утвержденную форму?

Не обязательно. Главное убедиться, что в документе есть все необходимые данные. Да и контрагент может отказаться передавать учетную политику.

Теперь можно смело ставить факсимильные подписи на первичке

Утверждение ложно! 

Как считают ваши коллеги:

Главные заблуждения  и вся правда о новой первичке

Подпись ответственного сотрудника — это обязательный реквизит первичного документа. Но о том, что эта подпись может быть факсимильной, в новом законе не сказано. Так что безопаснее учитывать позицию налоговиков, которые уже давно считают, что на первичных документах не должно быть факсимиле. Пример тому — письмо ФНС России от 23 сентября 2008 г. № 3-1-11/469@. Как мы выяснили, с тех пор позиция чиновников на этот счет не изменилась.

Причем мы не советуем вам рисковать, даже если вы готовы потом судиться с контролерами. Дело в том, что судьи высказывают схожее мнение (постановление Президиума ВАС РФ от 27 сентября 2011 г. № 4134/11).

Ваш контрагент упорно ставит факсимиле и отказывается выдать первичку по всем правилам? В этом случае наиболее безопасный вариант — не учитывать расходы по таким сделкам.

Если же цена вопроса велика и вы готовы судиться с налоговиками, хотя бы проследите, чтобы договоренность об использовании факсимиле была зафиксирована в контракте. Или в дополнительном соглашении к нему. Так предусмотрено в пункте 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ. Возможно, тогда судьи учтут наличие такого соглашения с контрагентом и примут решение в пользу вашей компании.

С этого года первичку можно свободно составлять в иностранной валюте или в у. е.

Утверждение ложное! 

Как считают ваши коллеги:

Главные заблуждения  и вся правда о новой первичке

Любой первичный документ надо составлять в рублях. Писать стоимость лишь в иностранной валюте или в условных единицах недопустимо. Речь идет о ситуации, когда сумма по договору выражена в иностранной валюте или у. е. А расчеты компании ведут в рублях.

Вообще любые объекты бухучета, в том числе хозяйственные операции, активы, обязательства, надо оценивать в рублях. Таково правило пункта 2 статьи 12 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Поэтому чиновники убеждены, что составить первичный документ в иностранной валюте или условных единицах нельзя. Это нам подтвердили в Минфине России.

Но заметьте, никто не запрещает добавить в первичку дополнительные графы. В них вы можете вписать стоимость уже в условных единицах или в инвалюте.

Если же в документе будут суммы только в условных единицах, налоговые инспекторы наверняка снимут расходы по нему и вычеты НДС.

Собственные формы можно разработать и для большей части кадровых документов

Утверждение правдивое! 

Как считают ваши коллеги:

Главные заблуждения  и вся правда о новой первичке

Разработать собственные формы вы можете для большей части первичных документов. В том числе и для кадровых — в Роструде не видят для этого преград (см. письмо от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1).

Но все же есть ряд бумаг, которые по-прежнему надо выписывать только по унифицированным формам. Их мы перечислили в таблице ниже. Речь идет прежде всего о кассовых и платежных документах. Кроме того, продолжает действовать обязательный бланк транспортной накладной.

Эти первичные документы можно составлять только по типовым формам, менять их нельзя
Документ Основание
Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) Положение Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, информация Минфина России № ПЗ-10/2012 о вступлении в силу Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ
Расходный кассовый ордер (форма № КО-2)
Кассовая книга (форма № КО-4)
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5)
Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53)
Унифицированные формы по расчетам с применением ККТ: № КМ-1 — КМ-9 Как мы выяснили в Минфине России, эти документы безопаснее составлять по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132
Платежное поручение и другие расчетные банковские документы Положение Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П
Транспортная накладная Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272, письмо Минфина России от 28 января 2013 г. № 03-03-06/1/36

Обмениваться электронной первичкой можно лишь по форматам, утвержденным ФНС России

Утверждение ложное! 

Как считают ваши коллеги:

Главные заблуждения  и вся правда о новой первичке

Новый закон уравнял в правах бумажные и электронные первичные документы. То есть с контрагентами можно обмениваться такими виртуальными бумагами в свободном формате. Главное, чтобы они были завизированы цифровой подписью.

Другое дело, если и налоговикам вы хотите представлять первичку в электронном виде. Тогда стоит учитывать их требования. Ведь передать в инспекцию виртуальный документ вы сможете только по утвержденным форматам. На сегодняшний день таковые есть для товарной накладной и акта приемки-сдачи работ или услуг — в приказе ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172@. Вот на эти форматы лучше ориентироваться, договариваясь с контрагентом об обмене электронными документами.

Новый перечень обязательных реквизитов надо применять и к первичке, и к БСО

Утверждение ложное! 

Как считают ваши коллеги:

Главные заблуждения  и вся правда о новой первичке

Да, по сути бланки строгой отчетности (БСО) — это та же первичка. Тем не менее требования к ней специальные. Для БСО действует особый перечень обязательных реквизитов. Он прописан в пункте 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Причем этот список шире, чем тот, что для первички. Например, на БСО должен стоять ИНН. Также как и печать (!) организации.

Поэтому проверьте, все ли реквизиты есть в том БСО, который вы выдаете клиентам. Если нет, то лучше доработайте бланк. Так вы избежите всяких споров и с контрагентами, и с местными налоговиками. Хотя за то, что в бланке недостает какого-то реквизита, контролеры обещали не штрафовать продавца. Об этом — письмо ФНС России от 16 октября 2012 г. № АС-4-2/17492.

Ваша компания, наоборот, отражает расходы на основании БСО? Тем более удостоверьтесь, что продавец верно составил этот документ. Иначе учесть затраты не удастся.

Вопрос-тест по темам номера

  • 1
    Обязана ли компания указывать в акте сдачи-приемки услуг единицу измерения в натуральном выражении?
    Правильный ответ — Б. В первичном документе допустим один измеритель — денежный или натуральный.

Следующий вопрос в статье «Доработанная форма акта № ОС-1, с которой проще принять к учету основные средства».

Главное, о чем важно помнить

1 В актах приемки-сдачи услуг единицу измерения указывать необязательно.

2 В БСО в отличие от обычной первички должна быть печать.

Дополнительно про первичные документы

Статья:«Как обойтись минимумом первички и таким образом упростить учет материалов» («Главбух» № 3, 2013).

Документы:статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, постановление Президиума ВАС РФ от 27 сентября 2011 г. № 4134/11.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль