Измененная форма акта № ТОРГ-2 — без путаницы с объемом и качеством товаров

91
Что советуем изменить в документе: Лишние данные о приемке товаров исключите. И добавьте графу, где можно будет описать, когда и при каких обстоятельствах вы выявили расхождения по товарам. Как это упростит работу: Акт станет универсальным — вы сможете зафиксировать одним документом брак или недостачу и на стадии приемки товара, и уже после того, как приняли ТМЦ на учет.

Нередко количество товаров, поступившее к покупателю, отличается от того, что указано в сопроводительных документах. Бывают также расхождения по ассортименту. Или брак. Все эти нарушения важно зафиксировать в акте, чтобы потом обоснованно предъявить претензии поставщику. И тогда неликвид удастся ему вернуть или попросить заменить.

Важная деталь Предложенный нами бланк акта подойдет на случаи поставок по России.

Раньше расхождения по количеству и качеству, которые покупатель выявлял сразу при приемке товаров, нужно было фиксировать в акте № ТОРГ-2. А для импорта — по форме № ТОРГ-3. Однако эти формы велики по объему и заполнять их неудобно.

В этой статье мы дадим вам упрощенный бланк акта для наиболее распространенного случая: поставки внутри России (см. образец ниже).

Измененная форма акта № ТОРГ-2 — без путаницы с объемом и качеством товаров

Измененная форма акта № ТОРГ-2 — без путаницы с объемом и качеством товаров — этим знаком отмечены обязательные для первички реквизиты. А цифрами — те, что мы советуем оставить, добавить или изменить.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Однако прежде чем составлять такой акт, загляните в договор поставки. Ведь продавец может отказаться, к примеру, заменить товар, если выяснится, что ваша компания принимала груз не в том порядке, какой прописан в контракте. А еще бывает, что в самом договоре стороны предусмотрели особую форму акта на случай расхождений по количеству или качеству товаров. Так что лучше с самого начала все условия о приемке товаров четко прописывать в контракте, а при необходимости заключить допсоглашение. Примеры формулировок для этого — нмже.

Закрепляйте эти условия о проверке товаров в договоре, чтобы не возникало споров с поставщиком
Что желательно прописать в договоре поставки Пример формулировки
В какие сроки нужно известить продавца о недопоставке, недостатках качества и других нарушениях договора «В случае выявления Покупателем при приемке товаров недопоставки, недостатков товаров, их некомплектности, отклонений ассортимента от согласованного сторонами в договоре или спецификации Покупатель обязан приостановить приемку и в течение одного рабочего дня известить об этом Поставщика по факсу или электронной почте по форме “Уведомление о несоответствии товаров”, установленной в Приложении № 2 к настоящему Договору»
Должен ли поставщик принимать участие в составлении акта, если покупатель выявил брак или другое несоответствие поставленных товаров условиям сделки «В Уведомлении о несоответствии товаров Покупатель приглашает представителя Поставщика для участия в составлении акта о расхождении по количеству (ассортименту, комплектности) и недостатках качества товаров (далее — Акт). При этом дата составления акта определяется Покупателем с учетом времени, необходимого для прибытия представителя Поставщика в место приемки товаров, но не менее чем через два рабочих дня после направления Поставщику Уведомления о несоответствии товаров. Поставщик обязан направить своего уполномоченного представителя для участия в составлении Акта в сроки, указанные в Уведомлении Покупателя. При неявке представителя Поставщика в указанный срок Покупатель составляет Акт в одностороннем порядке»
Каким документом оформить обнаруженные нарушения в поставке товаров «Покупатель составляет Акт по форме, приведенной в приложении № 3 к настоящему Договору»

Упростите таблицы, убрав лишние данные о товаре

Докупить электронный «Главбух» и получить 2 месяца в подарок!

(495) 785-01-13

В типовом акте есть детали, имеющие отношение к сторонам сделки или товарам, без которых часто можно обойтись. Это, к примеру, данные о страховой компании, ветеринарном свидетельстве, телефоны покупателя и поставщика.

Объемные таблицы формы № ТОРГ-2 можно свести в одну (см. образец выше). Единственное — если вы получаете товары, которые измеряются весом, то в этой таблице советуем оставить графы с массой брутто (нетто) и весом тары.

А вот сведения о фактическом состоянии тары, упаковки, маркировке, опломбировании будут в транспортной накладной. Поэтому в акте их можно не приводить. Правда, такая накладная есть не всегда. К примеру, если продавец сам доставил вам товары. Тогда информацию про тару и упаковку вы внесете в акт.

Добавьте информацию о том, на каком этапе вы обнаружили нарушения в поставке

Вообще форма № ТОРГ-2 предназначена для ситуаций, когда расхождения в поставке выявили сразу при приемке товаров. Но подобный акт приходится составлять и по продукции, которую уже приняли на учет. Чтобы не запутаться в бланках, проще сделать универсальную форму. Чтобы использовать ее независимо от того, на какой стадии выявили недочеты по товарам.

Важная деталь Можно использовать одну форму акта независимо от того, когда покупатель выявил недочеты товаров.

Просто включите в форму акта строку, в которой можно будет записать, когда вы обнаружили расхождения в поставке. Мы назвали этот реквизит — «Несоответствие товаров сопроводительным документам (условиям договора) выявлено» (1).

То есть если нарушение вы выявили уже после приемки товаров, в этой строке вы отметите, когда именно. Например, «при демонстрации товара клиенту». Или «при распаковке товаров и передаче в торговый зал».

Эту же графу (1) вы сможете использовать и когда проверяете товары на стадии приемки. Вы также в свободной форме опишете обстоятельства приемки товаров. И тогда все те реквизиты, которые отведены для этого в форме № ТОРГ-2, можно выкинуть.

А если вы сталкиваетесь с тем, что продавцы отгружают некомплектные товары, советуем ввести специальные графы в той таблице, где вы отражаете недостачи, излишки и брак (2).

Оставьте реквизиты договора поставки и данные о выборочной проверке товаров

В таблицах акта № ТОРГ-2 можно оставить только самые необходимые данные. То есть собственно сравнение показателей из накладной с фактической отгрузкой. Разумеется, стоит сохранить также реквизиты договора поставки (3), сведения о продавце и грузополучателе (4). И о том, как доставляли товары (5).

Далее. В типовой форме есть реквизит «Порядок отбора товаров для выборочной проверки» (6). Он полезен, если качество или комплектность товаров вы оцениваете выборочно. Тогда в этой строке вы опишете, как отбирали образцы для проверки.

Осторожно! Если вы оценивали качество товаров выборочно, стоит указать в акте, как вы отбирали образцы для проверки.

И еще. Если вы часто выявляете недостачу или брак после того, как товар лежал какое-то время у вас на складе, стоит взять из типовой формы следующие реквизиты. В каких условиях хранился товар, каково состояние тары и упаковки. Также пригодится дата, когда вы распаковали товар.

Можете для каждой такой информации оставить строки, как они есть в унифицированной форме. А можете указать эти данные там, где вы отмечаете, при каких обстоятельствах обнаружили расхождения в поставке: «Несоответствие товаров сопроводительным документам (условиям договора) выявлено» (1).

Сохраните сведения о том, кто со стороны поставщика подписывал акт

В стандартной форме есть место для информации о том, кто подписывал акт со стороны поставщика. Это, конечно, имеет значение. Другое дело, что на практике не всегда есть, что указать в акте, если его оформляют без продавца. Поэтому можно сделать эти реквизиты менее жесткими. Например, вместо них просто ввести строку «Представитель поставщика» (7).

Но прежде чем заполнять сведения о представителе поставщика, всегда проверяйте условия договора — должны ли вы составлять акт о нарушениях в поставке вместе с контрагентом .Контракт позволяет вам заполнить акт самостоятельно? Тогда в этой строке укажите, что согласно такому-то пункту договора вы составляете акт в одностороннем порядке.

Ну а если вы обязаны согласовать все с поставщиком, пригласите его представителя. Так же безопаснее поступить и в ситуации, когда в договоре нет вообще никаких правил на этот счет. Это подтверждает пункт 2.1.7 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5.

В акте зафиксируйте, кто от поставщика участвовал в его составлении. А представитель контрагента поставит подпись с расшифровкой. Также желательно привести реквизиты его доверенности. Если же никто от поставщика не появился, так и запишите это в акте. Только обязательно отметьте, каким способом вы извещали поставщика о том, когда будете составлять этот документ.

Вопрос-тест по темам номера

  • 4
    Компания при приемке товаров выявила недопоставку. В договоре не указано, в каком порядке покупатель должен фиксировать этот факт в акте. Значит ли это, что акт о расхождениях можно составить без участия поставщика?
    Правильный ответ — Б. Безопаснее составлять акт о недопоставке с участием поставщика. Даже если в договоре это не предусмотрено (п. 2.1.7 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5).

Следующий вопрос в статье «Бланк авансового отчета, на заполнение которого сотрудники потратят считанные минуты».

Полезные реквизиты документа

1 Информация о договоре поставки и способе перевозки товаров.

2 Данные о том, при каких условиях покупатель выявил недостатки в полученном товаре.

3 Сведения о представителе поставщика, который подписывает акт.

Дополнительно про возврат поставщику бракованных товаров

Статьи: «Как теперь начислять и принимать к вычету НДС при возврате товаров» («Главбух» № 13, 2012); «Требуется быстрое решение: компания вернула брак поставщику» («Главбух» № 1, 2013).

Документ:пункт 2.1.7 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Ваши инспекторы путают налоги в требованиях по камералкам?

  • Да, тогда мы не отвечаем 33.33%
  • Да, но мы все равно отвечаем 66.67%
  • Нет 0%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль