Один универсальный документ, чтобы оформить любую командировку

54
Что советуем изменить в документах: Служебное задание можно объединить с командировочным удостоверением. А чтобы не оформлять отдельный приказ на командировку, необходимые данные из него просто включите в единый бланк. Как это упростит работу: Отправляя работника в служебную поездку, вместо кучи бумаг достаточно будет оформить один документ.

Не так давно, чтобы направить работника в командировку, приходилось оформлять сразу несколько документов унифицированных форм. Как минимум требовались приказ директора, командировочное удостоверение, служебное задание. Плюс еще авансовый отчет (о нем читайте в статье «Бланк авансового отчета, на заполнение которого сотрудники потратят считанные минуты»). Теперь же перечень таких бумаг можно прилично сократить. Более того, оформить поездку можно всего одним документом — универсальным. Про него и расскажем в статье, а образец вы увидите ниже.

Один универсальный документ, чтобы оформить любую командировку

Один универсальный документ, чтобы оформить любую командировку — этим знаком отмечены те реквизиты, которые обязательно должны быть в документе. А цифрами — те, что советуем оставить, добавить или видоизменить. Комментарий к каждому такому реквизиту вы прочитаете в статье.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Важная деталь Приказ на командировку можно не оформлять вовсе. Все необходимые данные предусмотрите в едином бланке.

Уточним, что предложенный нами единый бланк вы сможете использовать, когда руководство направляет работников в командировки по России. Или же в страны СНГ, на границе с которыми таможенники не ставят отметок в паспорте. А вот для загранпоездок достаточно будет оформить распоряжение директора, ведь командировочное удостоверение тут не требуется. Советы о том, как составить такую бумагу, читайте ниже.

Один универсальный документ, чтобы оформить любую командировку
Советует Сергей Шариков, заместитель руководителя юридического отдела АКГ «Деловой профиль»

Для служебных поездок за рубеж оформите распоряжение директора с элементами служебного задания и отчета

— Если работника направили в загранкомандировку, то можно обойтись без командировочного удостоверения. Вместо него оформляют распоряжение директора. Исключение — случаи, когда сотрудник едет в страну СНГ, при въезде в которую пограничники не ставят в паспорте гражданина, пересекающего границу, штампов. Дело в том, что сложно объяснить иностранному коллеге, почему он должен ставить подпись и печать на документе, оформленном от имени российской организации на иностранном языке. А значит, такой документ, как командировочное удостоверение, в этом случае заполнить по всем правилам не получится. Но чтобы сократить количество командировочных документов для зарубежной поездки, можно оформить один, который бы заменил и распоряжение директора, и служебное задание, и, если вам удобно, отчет работника. Форма такого документа должна быть утверждена в учетной политике работодателя.

Какие командировочные документы действительно нужны для налогового учета, а от каких можно спокойно отказаться
Привычное название документа Форма, по которой можно сейчас составлять бумагу Нужен ли этот документ для налогового учета
Служебное задание и отчет о командировках № Т-10а или произвольная форма (можно объединить с другими командировочными документами) Нет
Командировочное удостоверение № Т-10 или произвольная форма (можно объединить с другими командировочными документами) Да
Авансовый отчет № АО-1 или произвольная форма Да
Приказ на командировку № Т-9 (№ Т-9а), произвольная форма или можно вовсе отказаться от документа Нет
Билеты на проезд, документы гостиницы, другая первичка Документы, подтверждающие расходы и полученные от контрагентов Да

И кстати, эта же универсальная форма поможет подтвердить в налоговом учете суммы, потраченные на командировку. Ведь без командировочного удостоверения (или бланка, его заменяющего) контролеры могут попросту снять расходы. Об этом — письмо ФНС России от 25 ноября 2009 г. № МН-22-3/890, оно актуально и по сей день. Документы, которых будет достаточно, чтобы подтвердить расходы, мы отметили в таблице выше.

Объедините служебное задание и командировочное удостоверение

Осторожно! Если у вас не будет командировочного удостоверения или заменяющего его бланка, налоговики могут не признать расходы.

Итак, служебное задание и командировочное удостоверение нужны как и прежде. Таковы требования Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. В частности, служебное задание необходимо, чтобы довести до сведения работника цель поездки. А командировочное удостоверение подтвердит, сколько дней работник провел на том предприятии, куда был направлен.

До 2013 года эти два документа оформляли строго по унифицированным формам (№ Т-10 и № Т-10а). Теперь же это могут быть произвольные бланки, и, как мы сказали в самом начале статьи, их можно и вовсе объединить в один (1). Предлагаем так и назвать наш бланк «Командировочное удостоверение — служебное задание».

Отведите в едином бланке поля для общих сведений о запланированной поездке

Вы наверняка помните, что раньше приходилось оформлять приказ о направлении работника или сразу нескольких сотрудников в командировку (унифицированные формы № Т-9 и № Т-9а). Здесь указывали Ф.И.О. командированных сотрудников, на сколько дней их направляют в служебную поездку.

Так вот, теперь можно обойтись без этих форм. Никакие нормативные акты, в том числе Положение о командировках, не требуют оформлять такие документы.

Важная деталь Поскольку единый бланк заменит командировочное удостоверение и служебное задание, предусмотрите в нем строку для цели командировки.

Все данные о командировке, которые обычно отражали в приказе, вы можете прописать в едином бланке. Это Ф.И.О. работника (3), название организации, в которую командировали сотрудника, (4) и длительность поездки в календарных днях (5).

Поскольку единый бланк вы заполняете в том числе вместо служебного задания, то предусмотрите и строку для цели командировки (6). Достаточно написать совсем кратко, для чего работник едет в другую компанию. К примеру, чтобы заключить договор.

Включите в форму печать принимающей стороны и подпись ее работника

Раз наш универсальный документ будет выполнять и функцию командировочного удостоверения, в нем обязательно надо предусмотреть отметки о выбытии (8) работника в другую компанию, о его приезде туда, а также о возвращении обратно (8). По таким данным вы легко определите, сколько дней сотрудник пробыл в месте назначения. И как обычно, понадобятся отметки принимающей стороны — печать (7) и подпись сотрудника такой компании (7). Данные требования к командировочному удостоверению предъявляет пункт 7 Положения о командировках.

Бывает так, что работник перемещается из одного города в другой беспрерывно, не возвращаясь в свою компанию. То есть из одной командировки едет сразу в другую. На этот случай удобно будет предусмотреть несколько строк для разных пунктов назначения. Это следует из письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

Предусмотрите в едином бланке еще и раздел для отчета сотрудника

Есть еще один документ, который полагается составлять по итогам служебной поездки. Это отчет о командировке. Включите такой раздел в единый бланк (2). Но это лишь с той целью, чтобы выполнить формальность. Мол, сотрудник отчитался о поездке в течение трех дней после возвращения (или выхода на работу), как и полагается. Авансовый отчет, естественно, тоже. Ведь понятно, что в любом случае руководитель может запросить у работника более подробный отчет.

Вопрос-тест по темам номера

  • 6
    Руководитель принял решение, что бухгалтерия не будет составлять документы на командировки по унифицированным формам и разработает свои бланки. Можно обойтись без командировочного удостоверения?
    Правильный ответ — Б. Командировочное удостоверение не понадобится, только если работника направили в поездку за границу. Исключение — ситуации, когда сотрудник уехал в страну СНГ, на границе с которой не ставят отметки в паспорте.

Следующий вопрос в статье «Путевой лист, по которому вы без проблем спишете расходы на ГСМ».

Полезные реквизиты документа

1 Общие сведения о командировке: Ф.И.О. работника, куда он направлен, даты поездки.

2 Отметки другой компании о приезде и отъезде сотрудника.

3 Цель командировки.

Дополнительно про командировки

Статьи:«Конфликт в компании. Работник отказался от командировки, и директор пригрозил ему увольнением» («Главбух» № 3, 2013); «С суточных на однодневную командировку НДФЛ можно не удерживать» («Главбух» № 7, 2013).

Документ:письмо Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 41.03%
  • Да 30.77%
  • Нет 28.21%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль