Приказ и записка-расчет, которыми вы четко обоснуете сумму отпускных

23
Что советуем изменить в документах: В приказе на отпуск и в записке-расчете оставляйте лишь те графы и строки, где вы проставляете данные для конкретного отпуска. То есть попросту все не заполняемые вами поля удаляйте. Как это упростит работу: Вам не придется ставить прочерки в «лишних» строчках.

Кто-то из работников вашей компании идет в отпуск. Какие документы в этом случае вы обычно оформляете? Как минимум это приказ — прежняя его типовая форма № Т-6 либо № Т-6а. И еще записка-расчет отпускных (по форме № Т-60). Оба эти документа удобно составлять и сейчас. Да и вряд ли вы без них обойдетесь.

Приказ, как обычно, фиксирует распоряжение и, по сути, согласие руководителя на отпуск работника. В записке-расчете вы, как бухгалтер, определяете, сколько отпускных выдать. Но по той причине, что один документ — кадровый, а второй — больше бухгалтерский, объединить их в один бланк не получится. Хотя соблазн, согласитесь, есть.

А вот немного сократить и упростить эти типовые формы вполне удастся. То, что так можно поступать, в Роструде нам подтвердили официально (письмо этого ведомства от 4 марта 2013 г. № 166-6-1).

Какие еще бумаги по учету труда и заработной платы можно скорректировать, мы назвали в таблице ниже.

Какие еще документы по учету труда и заработной платы при желании можно изменить
Вид документа Наш совет
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) В типовой форме можно упростить раздел «Расчеты с персоналом по оплате труда», убрав графу «Корреспондирующий счет». Ведь в любом случае бухгалтерские записи будут в регистрах
Расчетная ведомость (форма № Т-51) Эти документы изменить можно, но вряд ли стоит. В унифицированном бланке есть все необходимое и ничего лишнего. Кроме разве что некоторых кодов в шапке документа
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61)

В приказе можете убрать поля для дополнительных отпусков

Типовая форма приказа о предоставлении отпуска (№ Т-6 или № Т-6а), на наш взгляд, достаточно удобна. Поэтому совсем отказываться от нее и разрабатывать свой бланк документа с нуля не имеет смысла.

Но мы советуем вам оставить в бланке лишь те поля и графы, в которых вы действительно отражаете сведения о предстоящем отпуске работника (1). То есть строки, предназначенные исключительно для информации об отпусках дополнительных, за свой счет и прочих, из приказа можно удалить. Если, конечно, вы составляете приказ на ежегодный основной отпуск.

А взамен при необходимости можете добавить другую дополнительную строку в раздел А (2). Это на тот случай, если неиспользованный остаток прошлогоднего отпуска работник приобщил к тем дням отдыха, которые берет в текущем году.

Пример 1. Бухгалтер оформляет приказ на отпуск

Сотрудник Иванов П. В. был принят на работу в ООО «Радуга» 3 мая 2012 года. В ноябре 2012 года он брал отпуск на 14 календарных дней за период, отработанный им с 3 мая 2012 года по 2 мая 2013 года. А вторые 14 дней сотрудник решил присоединить к будущему отпуску.

В конце апреля 2013 года согласно графику отпусков на этот год Иванов написал заявление на отпуск с 13 мая продолжительностью 28 календарных дней. По сути, работник использует оставшиеся 14 дней за период с 3 мая 2012 года по 2 мая 2013 года, то есть с прошлого рабочего года. Плюс берет авансом 14 дней за второй год.

Приказ на отпуск сотрудник кадровой службы оформил так, как показано ниже.

Приказ и записка-расчет, которыми вы четко обоснуете сумму отпускных

Приказ и записка-расчет, которыми вы четко обоснуете сумму отпускных — этим знаком отмечены те реквизиты, которые обязательно должны быть в документе. А цифрами — те, что советуем оставить,
добавить или видоизменить. Комментарий к каждому такому реквизиту вы прочитаете в статье.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Записку-расчет сократите по тому же принципу, что и приказ

Быстро рассчитать отпускные с «Безошибочным расчетчиком зарплат»

rz.glavbukh.ru

С приказом на отпуск мы разобрались. Перейдем к записке-расчету, в которой вы зафиксируете сумму отпускных, причитающихся сотруднику. Помимо обязательных для первички реквизитов в этом бланке нужно оставить также графы, где отражаете рабочий год, за который предоставляется отпуск.

Своя графа нужна также для того, чтобы показать продолжительность законного отдыха. Еще вам понадобятся поля, в которых вы отразите выплаты сотруднику, количество календарных дней, приходящихся на отработанное им время, и среднедневную зарплату. Ведь без этих величин вы попросту не рассчитаете отпускные своему сотруднику.

И аналогично тому, как вы поступили с формой приказа, удалите из записки-расчета все пустые графы и строки. То есть те, что не приходится заполнять.

Пример 2. Бухгалтер заполняет записку-расчет на отпуск

Итак, сотрудник ООО «Радуга» Иванов идет в отпуск с 13 мая 2013 года на 28 календарных дней. То есть на май приходится 19 дней и еще 9 — на июнь.

Расчетный период для исчисления среднего заработка — с 3 мая 2012 года (дата трудоустройства) по 30 апреля 2013 года. В течение этого времени оклад работника не менялся и составлял 30 000 руб. Других начисленных сумм, кроме заработной платы, у сотрудника не было. Но при этом в течение расчетного периода Иванов уже был в отпуске продолжительностью 14 календарных дней — с 6 по 19 ноября 2012 года включительно.

Таким образом, в ноябре Иванов отработал 11 дней, за которые ему начислили 15 714,29 руб. А в мае он получил 28 571,43 руб. за 20 отработанных дней из 21.

Следовательно, всего за расчетный период ему начислили 344 285,72 руб. (30 000 руб. × 10 мес. + 15 714,29 руб. + 28 571,43 руб.).

Количество дней, которое бухгалтер возьмет в расчет отпускных, составит:

10 мес. × 29,4 дн. + 29,4 дн. : 31 дн. × 29 дн. + 29,4 дн. : 30 дн. × 16 дн. = = 337,1832 дн.,

где 29 и 16 дн. — количество календарных дней, приходящихся на отработанное Ивановым время в мае и ноябре 2012 года соответственно.

Сумму среднедневного заработка бухгалтер исчислил следующим образом:

344 285,72 руб. : 337,1832 дн. = 1021,06 руб.

Общая величина отпускных отсюда — 28 589,68 руб. (1021,06 руб. × × 28 дн.).

Из этой суммы на май приходится 19 400,14 руб. (1021,06 руб. × × 19 дн.), а на июнь — 9189,54 руб. (1021,06 руб. × 9 дн.).

Стандартные налоговые вычеты работнику не полагаются. При этом он налоговый резидент России. Сумма НДФЛ равна 3717 руб. (28 589,68 руб. × 13%). На руки Иванов получит 24 872,68 руб. (28 589,68 – 3717).

Бухгалтер компании совместно с кадровиком заполнили записку-расчет так, как показано ниже.

Приказ и записка-расчет, которыми вы четко обоснуете сумму отпускных

Приказ и записка-расчет, которыми вы четко обоснуете сумму отпускных — этим знаком отмечены те реквизиты, которые обязательно должны быть в документе.

Распечатать образец >>

Приказ и записка-расчет, которыми вы четко обоснуете сумму отпускных

Распечатать образец >>

Скачать бланки в формате Excel >>

И еще. В налоговом учете отпускные нужно делить между месяцами. Такие рекомендации есть, например, в письме Минфина России от 23 июля 2012 г. № 03-03-06/1/356. Речь идет о ситуации, когда отдых начинается в одном месяце, а заканчивается в следующем. При расчете налога на прибыль в каждом из таких месяцев можно учесть ту часть отпускных, которая приходится именно на тот или другой отрезок отдыха. Поэтому в записке-расчете советуем оставить те графы, где вы отразите суммы по каждому месяцу.

Вопрос-тест по темам номера

  • 8
    Сотрудник устроился в компанию 8 октября 2012 года. Какой из периодов будет для него первым рабочим годом?
    Правильный ответ — А. Рабочий год — это период, за который сотруднику полагается отпуск полной продолжительности — обычно 28 дней. Такой год отсчитывают с той даты, когда сотрудника взяли на работу.

Следующий вопрос в статье «Штатное расписание со всеми необходимыми дополнениями, но при этом без лишних граф».

Полезные реквизиты документов

1 Продолжительность предоставляемого отпуска.

2 Дополнительные строки на тот случай, если работник использует прошлогодний остаток неотгулянных дней.

Дополнительно про расчет отпускных

Статьи:«Как оплатить отпуск, если работник присоединил его к новогодним каникулам» («Главбух» № 24, 2012); «Все, что вы хотели знать про отпускные, — “горячая линия” с Рострудом» («Главбух» № 11, 2012).

Документ:письмо Роструда от 4 марта 2013 г. № 166-6-1.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Какой статус вы ставите в платежках по взносам?

  • Код 08 40.23%
  • Код 01 43.68%
  • Код 14 16.09%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль