Пять подсказок помогут вам заверить копии документов, как того требуют налоговики и фонды

140
Чем поможет эта статья: Компания передаст проверяющим правильно заверенные копии документов. От чего убережет: От штрафа и споров с инспекторами.

Чиновники упростили порядок подготовки копий документов для налоговой инспекции. В письме от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142 специалисты Минфина подробно разъяснили, как заверять многостраничные документы. У компаний теперь есть выбор — ставить заверительную надпись на каждом листе или же сделать одну общую. Но есть еще несколько требований, которые проще выполнить, чем потом переделывать бумаги. Наши подсказки помогут вам подготовить любые копии с учетом свежих разъяснений. Причем не только для инспекции, но и для проверяющих из фондов (подробно об этом — ниже).

Пять подсказок помогут вам заверить копии документов, как того требуют налоговики и фонды
Комментирует Елена Егорычева, заместитель руководителя департамента администрирования страховых взносов ФСС РФ

Оформлять копии для фондов можно так же, как и для налоговой

— Документы, которые запрашивают при проверках сотрудники фондов, компания передает в виде заверенных копий (ч. 2.1 ст. 37 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Особых правил, по которым надо заверять такие копии, в Законе № 212-ФЗ нет. Поэтому можно руководствоваться тем же порядком, который действует при передаче копий документов для налоговых ревизий. А именно копию каждого документа нужно заверять в отдельности. Сшивать такие бумаги в пачки не требуется.

Однако документы, которые оформлены на нескольких страницах, например договоры, можно подшивать и ставить заверительную надпись на оборотной стороне последнего листа. При этом компании необходимо указать общее количество листов такого документа. 

Подсказка № 1. Копию каждого документа заверяйте отдельно

Осторожно!Налоговики могут оштрафовать компанию на 200 руб. за каждую некорректно заверенную копию. Отменить штраф получается только в суде.

Копию каждого документа нужно заверять отдельно (письмо ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459). Это по-прежнему касается абсолютно всех документов — и одностраничных, и многостраничных. Поясним подробнее.

Одностраничные документы. Самый безопасный способ — заверять каждый такой документ отдельно. Если компания не успевает подготовить копии, можно попросить продлить срок их представления. Другой вариант более рискованный — сформировать из копий документов подшивку и сделать на ней одну заверительную надпись . В такой ситуации инспекторы могут потребовать, чтобы компания заплатила по 200 руб. штрафа за каждый неверно заверенный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Но данный штраф можно будет отменить в суде, так как ответственности за неверное заверение документов в законодательстве нет (постановление ФАС Центрального округа от 1 ноября 2013 г. по делу № А54-8663/2012).

Многостраничные документы. Копию документа, оформленного на нескольких страницах, компания вправе заверить одной надписью. Каждый лист копии заверять необязательно (письма Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142 , ФНС России от 13 сентября 2012 г. № АС-4-2/15309@). Например, копию многостраничного договора можно сформировать в виде подшивки. И сделать на ней одну общую заверительную надпись.

Подсказка № 2. Многостраничную копию сшейте

Все листы многостраничного документа нужно сшить вместе. Причем их нельзя просто продырявить дыроколом и положить в скоросшиватель. Потому что тогда они могут рассыпаться и перепутаться, когда налоговики начнут их изучать. Нужно именно скрепить листы ниткой.

Но сшивать вместе разные многостраничные документы мы не рекомендуем. Например, несколько договоров с поставщиками, покупателями или другими контрагентами. Поскольку в этом случае инспекторы могут потребовать от компании переделать копии бумаг.

Или же налоговики могут посчитать, что они вовсе не представлены (как и в случае с одностраничными документами), и оштрафовать компанию.

Сшивая листы документа, важно не зацепить текст, так как он должен быть легко читаемым. Причем на копиях должен быть виден не только основной текст документа, но и все даты, визы, резолюции и т. д.

Досрочно продлить подписку на 2015 год!

8(800) 55-66-00

Кроме того, толщину пачки необходимо формировать с учетом размера левого поля у документов. Как уточняют чиновники, у налоговиков должна быть возможность сделать копию каждого листа из подшивки бумаг.

Поэтому если у какого-то документа узкие поля, то все его страницы лучше сшить в верхнем левом углу. Поскольку так у налоговиков останется возможность сделать качественные копии этого документа.

Подсказка № 3. Страницы документа пронумеруйте

Еще одно требование налоговиков, которое стоит учесть: нужно проставлять номера на листах документа в подшивке. Если организация заверяет пачку на отдельном, самом последнем, листе, его нумеровать не надо. То есть номера должны стоять только на копиях документов.

Подсказка № 4. Заверительную надпись делайте на отдельном или на последнем листе

Запись о заверении можно сделать двумя способами: на оборотной стороне последнего листа в пачке либо на отдельном листе. Надпись выглядит так, как показано на образце на этой странице. На листе делают запись «верно» или «копия верна», ставят дату, должность директора или другого работника, заверившего копию, а также его подпись с расшифровкой (п. 3.26 Государственного стандарта «Унифицированные системы документации», утв. постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Кроме того, нужно поставить печать (приложение № 5 к приказу ФНС России от 31 мая 2007 г. № ММ-3-06/338@).

Пять подсказок помогут вам заверить копии документов, как того требуют налоговики и фондыВажная деталь Количество листов в заверительной надписи приводите не цифрами, а прописью. Так требуют налоговики.

Распечатать образец >>

 Скачать образец в офрмате Word >>

Подсказка № 5. Копии документов отправляйте вместе с описью

Заверенные копии документов надо отправить в налоговую инспекцию с описью (см. образец ниже). Безопаснее составить ее в двух экземплярах, чтобы один остался в компании. Инспекторы поставят на нем отметку о приеме документов. И у организации будет доказательство того, что она выполнила требование налоговиков о представлении бумаг полностью и в срок.

Пять подсказок помогут вам заверить копии документов, как того требуют налоговики и фондыВажная деталь Перечислите в описи реквизиты конкретных документов. Это подтвердит, что компания передала бумаги в инспекцию. Значит, налоговики не вправе будут запросить их повторно.

Распечатать образец >>

Скачать образец в формате Word >>

Возможно, компания отправляет запрошенные налоговиками бумаги по почте. Тогда их нужно высылать ценным письмом с описью вложения.

Опись защитит компанию и на случай, если налоговики второй раз истребуют те же документы. Ведь организация не обязана повторно направлять в инспекцию копии тех документов, которые налоговики уже запрашивали в рамках камеральной или выездной проверки (п. 5 ст. 93 , п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Опись подтвердит инспекторам, что один раз компания бумаги уже представляла.

Главное, о чем важно помнить

1 На копии каждого документа, который вы передаете в налоговую инспекцию, обязательно нужно ставить подпись и печать компании.

2 Для документов на нескольких страницах заверять каждый лист необязательно.

Дополнительно про налоговые проверки

Статьи: «Новые безопасные показатели налоговой нагрузки и рентабельности для вашей компании» («Главбух» № 13, 2014); «Когда и какие документы в дополнение к декларации могут запросить инспекторы» («Главбух» № 12, 2013).

Документ: пункт 5 статьи 93 Налогового кодекса РФ.

Тест При проверке инспекторы запросили у компании счета-фактуры. Нужно бухгалтеру заверять каждый лист этих документов?Да, нужно.Необязательно, если счет-фактура оформлен на нескольких листах.Если документ составлен на нескольких страницах, компания может заверить не каждый лист отдельно, а всю подшивку (письмо Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль