Приказ, который существенно снизит расходы на обязательные медосмотры офисных работников

287
Почему этот документ важен: Приказ избавит компанию от необходимости оплачивать обязательные медосмотры сотрудников, по факту работающих за компьютером полдня или меньше. В чем возможна ошибка: Не перечисляют обязанности, которые работники выполняют без компьютера.
Важная деталь Компания обязана проводить за свой счет медосмотры сотрудников, занятых во вредных и опасных условиях. Перечень таких условий перечислен в приказе Минтруда от 12 апреля 2011 г. № 302н.

Сотрудники, которые работают за компьютером, должны проходить обязательные медицинские осмотры один раз в два года у невролога и офтальмолога. А сотрудникам моложе 21 года предписано посещать этих врачей ежегодно. Компании, в свою очередь, обязаны оплачивать подобные медосмотры за свой счет.

Но недавно вышло разъяснение Минтруда России, из которого следует: если сотрудники работают за компьютером половину рабочего дня или еще меньше, то они не подпадают под обязательные медосмотры (письмо от 21 марта 2014 г. № 15–2/ООГ-242). Для компаний это выгодно, ведь это означает, что можно сократить расходы. Надо только четко установить, сколько конкретно времени по каждой должности отведено работе, для выполнения которой не нужен компьютер. Зафиксировать это удобнее всего в приказе директора. Образец представлен ниже. А в статье подробно разберем, что предусмотреть в документе, чтобы исключить претензии трудовых инспекторов.

Приказ, который существенно снизит расходы на обязательные медосмотры офисных работников Осторожно! Обязательно предусмотрите, чем офисные сотрудники заняты в то время, пока они не работают за компьютером. Иначе у проверяющих будут вопросы.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Можно также обратиться в ФСС РФ, чтобы фонд выделил деньги на медосмотр как на мероприятие по сокращению травматизма и профзаболеваний. Но в этом году все сроки уже прошли. Приказ же можно издать в любое время. Здесь ограничений по срокам нет.

Для чего необходим документ

С одной стороны, нигде не сказано, в каком документе работодатель может закрепить долю работы, которую сотрудник выполняет не за компьютером. С другой — ежедневно составлять документы о том, кто и сколько времени провел перед монитором, тоже не требует ни один закон. Это означает, что можно, например, в каждой должностной инструкции прописать норматив. Однако, если инструкций очень много, вносить изменения в них весьма трудоемко. Поэтому мы предлагаем более простой вариант — издать общий приказ по всем должностям. В Минтруде России, как мы выяснили, ничего не имеют против подобного документа (см. мнение ниже).

Приказ, который существенно снизит расходы на обязательные медосмотры офисных работников
Разъясняет Диана Конькова, Минтруд России, начальник отдела трудовых отношений Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства

Время работы за компьютером можно установить в приказе

— Каждый сотрудник вправе получить достоверную информацию об условиях и охране труда на рабочем месте, риске для здоровья, а также о мерах по защите от воздействия вредных (опасных) производственных факторов. В свою очередь, компания обязана обеспечить информирование сотрудников об условиях и охране труда на рабочих местах, о риске повреждения здоровья, предоставляемых им гарантиях, полагающихся им компенсациях и средствах индивидуальной защиты. Основание — статья 212 Трудового кодекса РФ. Установить, сколько сотрудники проводят времени за компьютером, можно в любом локальном акте организации. Например, в приказе, в коллективном договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору.

Зафиксировать на бумаге время работы сотрудника за компьютером и вне его нужно, чтобы исключить возможные споры с ревизорами из трудовой инспекции. Тогда будет проще доказать, почему того или иного сотрудника работодатель не отправил проходить медосмотр.

Без приказа проверяющие могут решить, что все офисные сотрудники трудятся за компьютером весь день с утра до вечера. Тогда велика вероятность, что проверка окончится санкциями за нарушение трудового законодательства. Это штраф в размере до 50 000 руб. или даже приостановка деятельности компании на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). Директора трудинспекторы могут наказать на сумму от 1000 до 5000 руб. Кроме того, проверяющие из санитарно-эпидемиологического надзора имеют право оштрафовать компанию на сумму от 10 000 до 20 000 руб. (ст. 6.3 КоАП РФ).

Что должно быть в приказе

Приказ директора о том, сколько времени сотрудники должны проводить за компьютером, можно оформить в произвольном виде и в любое время. Главное, чтобы не нарушалась периодичность прохождения медосмотров.

Данные о продолжительности работы за компьютером по каждой должности можно собрать в сводной таблице. В ней перечислите должности так, как они приведены в штатном расписании. Напротив каждой должности укажите, сколько рабочего времени в процентах сотрудники тратят на работу за компьютером. Напротив тех должностей, которые проводят большую часть времени перед монитором, укажите, в какой срок сотрудники обязаны пройти медосмотр.

В последней графе таблицы лучше кратко перечислить, какие задания работники выполняют без компьютера. Без этой информации проверяющие могут засомневаться, точно ли у сотрудников есть обязанности, которые можно выполнять без компьютеров.

Возможна ситуация, когда по приказу сотрудник проводит за компьютером менее 50 процентов времени, а только что проведенная спецоценка показала процент выше. Тогда с даты акта о спецоценке нужно отменить приказ в части работников, попавших под медосмотры, и оплачивать их.

Где в отчетности отразить информацию о медосмотрах

Количество работников организации, которые проводят за компьютером как минимум половину своего рабочего времени, необходимо отразить в графе 7 таблицы 10 формы-4 ФСС. В этой графе показывают общее число сотрудников, работающих в таких условиях, при которых требуется прохождение обязательных медосмотров. При этом в графе 8 таблицы 10 расчета 4-ФСС необходимо привести количество работников, которые уже прошли обязательные медосмотры.

Тест Офисные сотрудники в компании проводят большую часть рабочего времени за компьютером. Надо ли проводить регулярные медосмотры? Да, если результаты аттестации или спецоценки подтвердили, что сотрудники проводят не менее половины времени за компьютером. Да, независимо от того, проводилась ли аттестация или спецоценка рабочих мест. Нет. Сотрудник, который проводит за компьютером большую часть рабочего времени, должен проходить медосмотр один раз в два года. Не важно, проводила ли компания аттестацию либо спецоценку рабочего места этого сотрудника (письмо Минтруда России от 21 марта 2014 г. № 15–2/ООГ-242).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль