30 ответов на ваши вопросы про лимит наличных, приходники, расходники и кассовую книгу

87
Чем поможет эта статья: Разобраться в спорных нормах новых правил ведения кассы. От чего убережет: От беспорядка в документах и нарушений кассовой дисциплины.

Более полусотни вопросов о применении нового кассового порядка задали нам читатели на сайте glavbukh.ru. В этой статье вы найдете безопасные решения для 30 самых актуальных проблем. Чтобы вам было проще ориентироваться, мы разбили все вопросы-ответы по темам. Сначала можно прочитать про расчет и утверждение лимита остатка наличных в кассе. А далее вы найдете разъяснения по оформлению приходников, расходников, заявлений на выдачу подотчетных и кассовой книги.

Вопрос № 1. Можно ли теперь считать лимит для компании по одной формуле, а для подразделения — по другой?

Мы считаем, что да. Лимит для обособленных подразделений, сдающих деньги на счет в банке, определяют по тем же правилам, что и для компании (абз. 4 п. 2 Указания Банка России от 14 марта 2014 г. № 3210-У). С 1 июня организации, у которых есть наличная выручка, могут для расчета лимита взять такую формулу, которая выгоднее. То есть либо ту, в которой участвуют наличные поступления, либо ту, в которой участвуют наличные расходы. Ведь в приложении к Указанию № 3210-У нет оговорки, что вторую формулу, привязанную к расходам, можно использовать лишь при отсутствии выручки. Соответственно, и для лимита подразделения можно брать любую формулу независимо от того, по какой рассчитывается лимит у головной компании.

Это справедливо для любого подразделения, не важно, сдает оно деньги в кассу компании или на ее счет в банке. Подробно о том, как считать лимиты этим подразделениям, вы можете прочитать в статье «Как установить новый лимит кассы для обособленного подразделения». Там есть и образец приказа об установленном для подразделения лимите. Экземпляр этого документа с 1 июня надо в обязательном порядке передавать каждому допофису.

Вопрос № 2. Подразделение сдает наличную выручку не на счет в банке, а инкассаторам. Как устанавливать лимит подразделению?

Такому подразделению лимит надо устанавливать в том же порядке, что и дополнительному офису, которое сдает деньги на счет в банке. Приказом утвердить отдельную сумму, которая не будет учитываться в общем лимите компании (абз. 4 п. 2 Указания № 3210-У). Ведь инкассированная наличность все равно попадает на счет компании, а не в ее кассу.

Вопрос № 3. Какие организации и предприниматели по новым правилам могут не соблюдать лимит?

Это все предприниматели и субъекты малого предпринимательства (абз. 10 п. 2 Указания № 3210-У). К последним относятся компании, у которых за прошлый год средняя численность работников не превысила 100 человек, выручка от реализации за вычетом НДС составила максимум 400 млн руб., а доля участия другой организации в уставном капитале — не более 25 процентов (ст. 4 Федерального закона от 24 июля 2007 г. № 209-ФЗ , постановление Правительства РФ от 9 февраля 2013 г. № 101).

Чтобы с 1 июня без риска пользоваться новой льготой, надо издать приказ об отмене лимита, который прежде действовал в компании (см. образец в статье «Как безопаснее всего переустановить лимит кассы по новым правилам», опубликованной в № 12, 2014).

Вопрос № 4. Если малая компания или предприниматель отменят старый лимит, то это будет означать, что он теперь нулевой?

Нет, это будет означать, что можно хранить в кассе любую сумму. По общему правилу не допускается накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита (абз. 9 п. 2 Указания № 3210-У). Но малые компании и предприниматели по новым правилам могут не устанавливать лимит (подробнее см. вопрос № 3). Поэтому если они отменят старый приказ о лимите и в новом приказе напишут, что больше не устанавливают эту предельную сумму, то это позволит им на конец дня оставлять в кассе столько денег, сколько они посчитают нужным.

Вопрос № 5. Можно ли утвердить лимит в сумме большей или меньшей, чем получается по формуле?

В большей — нельзя. Лимит устанавливают в соответствии с приложением к Указанию № 3210-У. Если утвержденная сумма больше, чем должна получиться по формуле, налоговики наверняка признают такой лимит недействительным. Остаток в кассе, превышающий «правильную» сумму, посчитают сверхлимитным. А за это будет штраф (подробно о нем см. вопрос № 6). А вот если утвердить сумму остатка в кассе меньше, чем получается по формуле, то рисков нет. Конечно, если компания не превысит этот самостоятельно заниженный лимит.

Вопрос № 6. Изменилась ли ответственность за превышение лимита остатка в кассе?

Нет, ответственность прежняя. Штраф за накопление в кассе наличных сверх лимита составляет для организации от 40 000 до 50 000 руб., а для ее руководителя — от 4000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Но срок давности — два месяца с момента нарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

 

 

Еще четыре частых вопроса о кассовом лимите

Обязательно ли переиздавать приказ о лимите с 1 июня?

Безопаснее это сделать (см. образец в статье «Как безопаснее всего переустановить лимит кассы по новым правилам», опубликованной в журнале «Главбух» № 12, 2014). Иначе есть риск, что инспекторы признают старый приказ недействительным, а весь остаток в кассе сверхлимитным.

Изменились ли формулы для расчета лимита наличных?

Нет, формулы прежние. Но компания, у которой есть наличная выручка, может использовать любую из двух формул (подробнее об этом в статье «Как безопаснее всего переустановить лимит кассы по новым правилам», опубликованной в журнале «Главбух» № 12, 2014).

Лимит надо установить для каждого подразделения?

Да, для каждого. Не важно, сдает подразделение деньги в банк или в кассу головного офиса. Примеры расчета такого лимита и образец приказа о его утверждении есть в статье «Как установить новый лимит кассы для обособленного подразделения».

Малому предприятию надо устанавливать лимит для допофиса?

Нет, не надо. Малые компании получили право не устанавливать лимит остатка наличных ни для себя, ни для своих обособленных подразделений. Подробности — см. вопрос № 3.

 

Вопрос № 7. Обособленное подразделение сдает наличные в кассу компании. Будет ли штраф за то, что подразделение превысило лимит, если в целом по компании он соблюдается?

Да, штраф не исключен. Из нового кассового порядка следует, что компания, у которой есть подразделения, сдающие деньги в ее кассу, должна устанавливать несколько лимитов. Во-первых, для каждого подразделения. Во-вторых, общий лимит для организации в целом — с учетом максимальных остатков для подразделений (абз. 5 п. 2 Указания № 3210-У). А значит, есть риск, что налоговики привлекут компанию к ответственности за превышение остатка в подразделении, даже если не будет превышен общий лимит.

Вопрос № 8. Может ли индивидуальный предприниматель отказаться от ведения кассовой книги?

Да, может. Пункт 4.6 Указания № 3210-У содержит такое правило: кассовую книгу могут не вести предприниматели, которые в соответствии с налоговым законодательством ведут учет доходов, доходов и расходов и (или) других объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих вид предпринимательской деятельности. Из этого следует, что отказаться от ведения кассовой книги может любой предприниматель . Ведь у тех, кто платит НДФЛ, есть книга учета доходов и расходов и хозяйственных операций (утв. приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13 августа 2002 г.). У тех, кто на упрощенке или ЕСХН, — книги учета доходов и расходов (утв. приказами Минфина России от 22 октября 2012 г. № 135н и от 11 декабря 2006 г. № 169н). У предпринимателей на патенте — книга учета доходов (утв. приказом Минфина России от 22 октября 2012 г. № 135н). А вмененщики ведут учет физических показателей (п. 3 ст. 346.29 НК РФ). В частности, отражают их в декларации.

Предпринимателю, который решил после 1 июня отказаться от ведения кассовой книги, безопаснее издать об этом приказ (см. образец в статье «Три приказа, которые теперь необходимы вам для работы с кассой»).

Вопрос № 9. Вправе ли предприниматель отказаться от оформления приходников и расходников?

Да, вправе. Поступить так позволяет абзац 2 пункта 4.1 Указания № 3210-У. В нем сказано, что предприниматели могут не оформлять кассовые документы. Это как раз приходные и расходные кассовые ордера (абз. 1 п. 4.1 Указаний № 3210-У).

Но предпринимателям лучше не забрасывать оформление приходников и расходников . Ведь на их основе предприниматели, у которых есть наемные работники, ведут карточки по НДФЛ (п. 1 ст. 230 НК РФ). Оформлять первичку на зарплату надо и для того, чтобы вести учет выплат, облагаемых взносами. Предприниматели, которые платят налог с разницы между доходами и расходами (например, на упрощенке), в книге учета отражают затраты по первичке. При отсутствии кассовых ордеров расходы учесть не получится. Наконец, по приходникам удобно вести учет выручки. Если их отменить, то понадобятся другие документы, которые будут подтверждать полученные суммы.

Вопрос № 10. Раз кассовую книгу можно вести в одном экземпляре, значит, ее больше не надо сшивать?

Компания вправе решить сама и отразить это в специальном приказе (см. образец в статье «Три приказа, которые теперь необходимы вам для работы с кассой»). Вести кассовую книгу надо по той же форме, что и до 1 июня, — № КО-4 (утв. постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). Указания по заполнению этой формы заточены под бумажную книгу. Они предусматривают, что каждый лист книги надо составлять в двух экземплярах. Один оставлять в книге, а второй отрывать. Его обычно подшивали в отдельную папку вместе с кассовыми документами. Из указаний следует, что книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Вместе с тем в новом кассовом порядке нет оговорки ни о том, что листы кассовой книги надо распечатывать в двух экземплярах, ни требования брошюровать и нумеровать книгу. То есть Банк России не стал переносить эти правила из старого порядка (Положение Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П) в новый. Более того, с 1 июня у компаний появилось право вести кассовую книгу в электронной форме, то есть не распечатывать ее (п. 4.7 Указания № 3210-У).

Мы считаем, что это позволяет компании самой решить, как вести книгу. Можно предусмотреть, что книга, как и раньше, ведется в двух экземплярах, прошивается и пронумеровывается. А можно закрепить в приказе директора правило, что за каждый день кассир распечатывает только один лист кассовой книги. В любом случае штрафа за ведение книги в одном экземпляре быть не должно (подробнее об этом см. в вопросе № 16).

Вопрос № 11. Надо ли завести отдельную кассовую книгу обособленному подразделению, которое сдает наличные деньги в кассу головного офиса?

Да, надо. В Указании № 3210-У нет прямой нормы о том, что обособленные подразделения должны вести отдельную кассовую книгу. Но в пункте 4.6 Указания № 3210-У сказано, что они должны передавать в головной офис копию листа кассовой книги в порядке, установленном компанией с учетом срока составления бухгалтерской отчетности.

Что считать обособленным подразделением, сказано в абзаце 4 пункта 2 Указания № 3210-У. Это подразделение организации, по местонахождению которого оборудуется обособленное рабочее место (рабочие места). Таким образом, передавать в головной офис копию листа кассовой книги нужно любому допофису независимо от того, сдает он свою наличку на счет в банке или в кассу компании. Соответственно, каждому дополнительному офису надо вести свою книгу.

Вопрос № 12. Как заполнить приходный ордер, который кассир формирует по всем бланкам строгой отчетности, выданным за день?

По новым правилам можно оформить один общий приходный ордер на все бланки строгой отчетности, которые кассир выдал покупателям в течение дня (п. 5.2 Указания № 3210-У). Его оформляют как обычно. Единственное отличие — в строке «Приложение» надо перечислить номера всех бланков. Если их много, можно сделать запись вида «с… по…» (см. фрагмент приходника ниже).

30 ответов на ваши вопросы про лимит наличных, приходники, расходники и кассовую книгуВажная деталь Номера всех выданных за день бланков надо перечислить в строке «Приложение» приходного ордера.

Распечатать образец >>

Скачать образец в формате Word >>

Вопрос № 13. Новые правила позволяют предпринимателям отказаться от оформления журнала кассира-операциониста?

Нет. Новый кассовый порядок дает предпринимателям право отказаться от ведения кассовой книги, приходников и расходников (подробно см. вопросы № 9 и № 10). Но это правило не касается форм, заполняемых при расчетах с помощью ККТ. То есть предпринимателям, которые применяют ККТ, надо и после 1 июня вести журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4).

Вопрос № 14. Как нумеровать приходники и расходники в подразделениях и оформлять кассовую книгу, чтобы не задваивалась выручка?

Компания вправе решить этот вопрос сама с учетом особенностей своей бухгалтерской программы. Нумерация приходников и расходников головного офиса и подразделения может быть любая, которая вам больше подходит, — и сквозная, и отдельная по самой компании и допофису. Образец приказа о ведении кассовой книги, в том числе в подразделении, есть в статье «Три приказа, которые теперь необходимы вам для работы с кассой».

Вопрос № 15. Можно ли в учетной политике закрепить, что в компании одна кассовая книга, и не заводить ее для обособленного подразделения?

Такое условие в учетной политике ничего не меняет, ведь оно противоречит Указанию № 3210-У , а потому недействительно. Отсутствие у подразделения своей кассовой книги может обернуться для компании штрафом в сумме до 50 000 руб. Отменить его получится скорее всего только в суде. Ведь ответственность предусмотрена за неоприходование наличной выручки, а не за то, что компания отражает ее только в кассовой книге головного офиса (то есть с нарушением установленного порядка). Подробные аргументы на этот случай — в вопросе № 16.

Вопрос № 16. Будет ли штраф за отсутствие кассовой книги в обособленном подразделении, а также за недочеты в приходниках и расходниках?

Риск штрафа в 50 000 руб. достаточно высок. За нарушение кассовой дисциплины налоговики штрафуют по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Она содержит закрытый перечень нарушений. Это расчеты наличными сверх лимита в 100 000 руб., неоприходование (неполное оприходование) наличных денег в кассу, несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств и превышение лимита остатка наличных.

Следовательно, штраф за нарушение порядка ведения кассовой книги или недочеты в приходниках и расходниках неправомерен. Но доказывать это до сих пор приходилось в суде (постановления ФАС Северо-Западного округа от 7 февраля 2011 г. № А52-2365/2010 , Западно-Сибирского округа от 5 февраля 2009 г. № Ф04-491/2009 (20357-А03-3)).

Вопрос № 17. Изменились ли требования к оформлению заявления на выдачу подотчетных?

Да, требований к заявлению стало меньше. Теперь в нем не нужна собственноручная надпись директора о дате, сумме и сроке, на который сотруднику выдаются деньги. Эту информацию в заявлении может отразить сам подотчетник или бухгалтер. От директора же требуется только подпись. Актуальный образец заявления на выдачу подотчетных средств и рекомендации по составлению вы можете найти в статье «Десять новых правил, по которым уже надо оформлять кассовые операции», опубликованной в № 12, 2014.

Вопрос № 18. По новым правилам директор должен писать заявление о выдаче денег под отчет на себя?

В этой части никаких изменений нет. Составлять заявление должны все подотчетники, а значит, и руководитель компании (п. 6.3 Указания № 3210-У). Правда, формально штрафа за отсутствие этого документа быть не должно (см. вопрос № 17). Да и директора обычно сложно убедить, что он должен писать заявление самому себе. Но полностью исключить штраф нельзя. Поэтому, чтобы снизить риск спора с проверяющими, безопаснее подготовить шаблон заявления для директора о выдаче ему денег под отчет. Либо, как вариант, разработать приказ (см. образец ниже). А заполненные заявления или приказы каждый раз прикладывать к расходникам. Или пусть руководитель передаст полномочия по подписанию этой бумаги кому-то из работников по доверенности.

30 ответов на ваши вопросы про лимит наличных, приходники, расходники и кассовую книгуВажная деталь Для директора вместо заявления о выдаче подотчетных можно подготовить шаблон приказа.

Распечатать образец >>

Скачать образец в формате Word >>

Вопрос № 19. Сотрудник купил товары за свои деньги. Как оформить заявление о выдаче подотчетных?

В такой ситуации оформлять заявление о выдаче подотчетных не требуется. Работник уже купил ТМЦ для компании за свои деньги, поэтому он не должен просить о выдаче аванса. Вместо этого пусть напишет заявление в свободной форме о компенсации затрат, а к нему приложит подтверждающие документы (кассовый или товарный чек, накладную и т. п.). На основании такого заявления компания возместит работнику его траты. Чтобы исключить лишние вопросы налоговиков на проверке, в приказе директора или положении о ведении кассовых операций стоит прописать порядок и сроки возмещения сотрудникам подобных расходов.

Вопрос № 20. По приказу директора расходник с его подписью приравнивается к заявлению о выдаче подотчетных. Можно ли выдавать деньги под отчет без заявления?

Это рискованно. Пункт 6.3 Указания № 3210-У требует от подотчетников оформления заявления на выдачу денег. Оговорки о том, что его заменяет расходник с подписью директора, в новом кассовом порядке нет. А значит, приказ руководителя компании о том, что расходник с его подписью приравнивается к заявлению, не исключает претензий налоговиков и штрафа за нарушение кассовой дисциплины. Если его и получится отменить, то только в суде (аргументы на этот случай см. в вопросе № 22).

 

Еще четыре частых вопроса о документах по кассе

Изменились ли с 1 июня формы кассовых документов?

Нет, формы прежние, унифицированные (утв. постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). Но у некоторых документов скорректировали порядок заполнения (см. вопрос № 9).

Надо ли компании заводить новую кассовую книгу с 1 июня?

Нет, не надо. Но можно закрыть старую книгу и завести новую. Например, если компания хочет распечатывать книгу в одном экземпляре (подробнее об этом — см. вопрос № 10).

Вправе ли малая компания не вести книгу с 1 июня?

Нет, не вправе. Для малых компаний в этой части все по-прежнему: надо вести кассовую книгу и оформлять приходники и расходники. Отказаться от этого могут только предприниматели (см. вопрос № 8).

Кассовую книгу надо завести для каждого подразделения?

Да, необходимо завести книгу каждому обособленному подразделению. Куда оно сдает наличные — на счет компании в банке, инкассаторам или в кассу компании, — не имеет значения (подробнее — вопрос № 11).

Вопрос № 21. Можно ли выдать подотчетные сотруднику, который не отчитался за прошлый аванс?

Нет, нельзя. В этой части изменений нет. По новым правилам, как и по старым, выдавать подотчетные сотруднику можно только при условии, что он рассчитался с компанией по ранее полученному авансу (абз. 3 п. 6.3 Указания № 3210-У).

Вопрос № 22. Вправе ли налоговики оштрафовать компанию за то, что она выдает деньги под отчет по расходникам без заявления?

Нет, не вправе. В статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях нет ответственности за отсутствие заявлений о выдаче подотчетных. Но велик риск, что налоговики посчитают расходники, к которым не приложены заявления, недействительными. Выданные по этим расходникам суммы прибавят к остатку наличных на конец дня. И если общий итог превысит лимит, оштрафуют компанию за сверхлимитный остаток в кассе.

 

Тест Компания решила с 1 июня завести новую кассовую книгу и распечатывать ее листы в одном экземпляре. Вправе ли организация так поступить?Да, вправе.Нет, не вправе.Кассовый порядок не запрещает в середине года завести новую кассовую книгу. Ее можно вести в одном экземпляре, не прошивая и не опечатывая.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Ваши инспекторы путают налоги в требованиях по камералкам?

  • Да, тогда мы не отвечаем 33.33%
  • Да, но мы все равно отвечаем 66.67%
  • Нет 0%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль