Каким должен быть табель, чтобы не ошибиться в расчетах в разгар отпускного сезона

94
Чем поможет эта статья: Вы будете точно знать, что ставить в табеле учета рабочего времени в сложных ситуациях. От чего убережет: От ошибок в расчетах с работниками и претензий со стороны проверяющих из трудовой инспекции.
Важная деталь Можно вести табель по унифицированной форме из постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, а можно по своей собственной. Мы в примере привели доработанную форму табеля.

Заполняя табель учета рабочего времени по каждому сотруднику, нужно использовать целый перечень кодов. И особая путаница всегда возникает в ситуациях с отпусками. Между тем ошибка в коде чревата неточностями в расчете выплат работникам. Статья поможет избежать этого.

В унифицированной форме табеля для каждого буквенного кода есть цифровой аналог (см. таблицу ниже). Например, для отпуска — ОТ или 09. Вы можете использовать любой из них, но буквенные коды нагляднее. Указывать сразу оба кода нет смысла.

Для собственной формы табеля компания вправе ввести свою кодировку, но это опять же может привести к путанице и неверному расчету зарплаты. Поэтому проще использовать привычные коды из унифицированного бланка.

Самые распространенные коды для заполнения табеля
Период Какой код ставить в табеле
буквенный цифровой
Рабочий день Я 01
Служебная командировка К 06
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10
Отпуск по беременности и родам (или в связи с усыновлением новорожденного) Р 14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трех лет ОЖ 15
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику по разрешению работодателя ДО 16
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный в силу закона, например, при рождении ребенка ОЗ 17
Временная нетрудоспособность с назначением пособия Б 19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия, например, когда превышен лимит оплачиваемых дней по детскому больничному Т 20
Выходные и нерабочие праздничные дни В 26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые), например, предоставленные донорам ОВ 27
Дополнительные выходные дни (неоплачиваемые), например, предусмотренные коллективным договором НВ 28
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) НН 30

Сотрудник в отпуске заболел

За те дни отпуска, на которые пришлась болезнь, работнику нужно выплатить пособие по временной нетрудоспособности (ст. 9 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). А отпуск сотрудника продлить — ровно на то количество дней, на которое дни болезни пересеклись с днями отпуска.

Важная деталь За те дни отпуска, на которые пришлась болезнь, работнику полагается пособие по временной нетрудоспособности. Их в табеле обозначают кодом Б.

Но компании не всегда удается до окончания отпуска взять с сотрудника заявление с просьбой продлить период отдыха на дни болезни. Например, работник может находиться на больничном до последнего дня отпуска или просто не иметь возможности подъехать в офис для оформления заявления. Как правило, сотрудники сообщают о том, что заболели, по телефону.

Рассмотрим две возможные ситуации.

Первая — сотрудник вообще не сообщил, что болел. Значит, в течение всего отпуска нужно проставлять код ОТ. А если болезнь выйдет за рамки отпуска, начиная со дня, когда сотрудник должен был выйти на службу, ставьте напротив его фамилии отметки о неявке на работу по невыясненным причинам (код НН). А когда работник принесет больничный лист, исправьте отметки в табеле, указав напротив дней болезни код Б, а напротив дней отпуска — коды ОТ или ОД (основной или дополнительный отпуск). Если вы ведете табель в электронном виде и распечатываете только по итогам месяца, то исправить коды не составит труда.

Вторая ситуация — сотрудник сообщил о своей болезни в компанию. Тогда начиная с первого дня болезни вы можете ставить код Б. А после выздоровления продолжаете указывать отпускной код до тех пор, пока сотрудник не выйдет на работу. Если же он появится на службе сразу после выздоровления (то есть не будет догуливать отпуск), ставьте код Я.

Пример 1: Как отмечать в табеле болезнь во время ежегодного отпуска

Работник ООО «Вектор» Тарасов С. С. ушел в ежегодный отпуск со 2 июня на 14 календарных дней. 6 июня он заболел, о чем своевременно уведомил компанию. То есть Тарасов успел отгулять лишь четыре дня отпуска. Выздоровел он только 16 июня. По договоренности сторон Тарасов догулял отпуск сразу после выздоровления. На работу он вышел 27 июня.

Образец заполнения табеля по Тарасову — см. ниже.

Каким должен быть табель, чтобы не ошибиться в расчетах  в разгар отпускного сезона 

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

На отпуск пришелся праздничный день

Предположим, сотрудник со 2 по 30 июня находится в ежегодном оплачиваемом отпуске. 12 июня — праздничный день. В табеле учета рабочего времени этот день надо обозначить кодом В (выходной нерабочий день).

Осторожно! Праздник, который пришелся на время ежегодного отпуска, в табеле отмечайте кодом В. И отпускные за него не начисляйте. Если же праздник выпал на отпуск за свой счет, то в табеле этот день учитывайте как отпускной, а не выходной.

Дело в том, что праздники не входят в число календарных дней оплачиваемого отпуска (ст. 120 ТК РФ). Отмечать их в табеле как дни отпуска с кодом ОТ будет неверно. А вот обычные выходные дни (то есть субботы и воскресенья), когда сотрудник был в ежегодном отпуске, в табеле отмечать кодом В не надо. Они входят в число календарных дней отпуска.

Таким образом, в табеле учета рабочего времени только праздничный день 12 июня нужно отметить кодом В, а все остальные дни — кодом ОТ (или ОД).

Пример 2: Как отмечать в табеле дни оплачиваемого отпуска

Сотрудник компании Могилев А. В. идет в отпуск со 2 июня на 28 календарных дней. В табеле бухгалтер отметит кодом ОТ все дни отпуска, кроме праздничного дня 12 июня. Его надо отметить кодом В, как и 1 июня — воскресенье. Получается, что в июне у Могилева не будет ни одного рабочего дня.

Образец заполнения табеля по Могилеву — выше.

Работник берет отпуск с последующим увольнением

По письменному заявлению работника вы можете предоставить ему отпуск с последующим увольнением. Днем увольнения в таком случае будет последний день отпуска (ст. 127 ТК РФ). Именно эту дату надо указать в трудовой книжке.

При этом последним днем фактической работы сотрудника будет день, предшествующий началу отпуска. Другими словами, трудовые отношения с работником прекращаются с момента начала отпуска. Именно такой вывод сделан в определении Конституционного суда РФ от 25 января 2007 г. № 131-О-О . Аналогичная точка зрения отражена и в письме Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1 .

Тем не менее работодатель должен вести учет рабочего времени до последнего дня отпуска. Даже несмотря на то, что при предоставлении отпуска с последующим увольнением компания обязана в последний рабочий день выдать работнику трудовую книжку и полностью с ним рассчитаться. То есть в табеле надо отразить все дни отпуска вплоть до его окончания. Такие разъяснения мы получили в Роструде.

Пример 3: Как отметить в табеле отпуск с последующим увольнением

Работница ООО «Вектор» Харламова А. И. написала заявление на отпуск с последующим увольнением, которое администрация согласовала. Последний день работы — 2 июня, отпуск с 3 июня на 28 календарных дней.

В таком случае в табеле 1 июня нужно отметить кодом В, а 2 июня кодом Я. А все остальные дни июня — кодом ОТ. Исключение — 12 июня. Тут нужно поставить код В. Кроме того, кодом ОТ нужно будет отметить и последний день отпуска — 1 июля.

Образец заполнения июньского табеля по Харламовой мы привели выше.

 

Электронные пропуска не освобождают от ведения табеля

Даже если в вашей компании установлены турникеты, которые в специальной программе фиксируют все приходы и уходы сотрудников, это не избавляет от необходимости вести табель. Во-первых, без него непонятно, почему человека не было на рабочем месте (просто не пришел или заболел) или почему он пришел в середине дня (опоздал или ездил по служебным делам). Во-вторых, в законодательстве просто отсутствует порядок ведения учета рабочего времени в специализированной программе, то есть без использования табеля.

Вместе с тем с помощью данных, полученных с турникета, можно доказать, например, что сотрудник отсутствовал на рабочем месте более четырех часов подряд или просто опоздал на работу (см., например, определения Московского городского суда от 3 июля 2013 г. № 4г/4–5603 и Ленинградского областного суда от 7 августа 2013 г. № 33–3571/2013).

Сотрудник взял отпуск за свой счет

Кодировка для отпуска без сохранения зарплаты зависит от того, по какой причине его взял работник.

Если по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам с согласия работодателя, поставьте в табеле код ДО (отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный по разрешению работодателя). Если предоставить отпуск ваша компания обязана по Трудовому кодексу, например в случае свадьбы или рождения ребенка, то в табеле отразите код ОЗ (отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных законодательством). Наконец, отпуск за свой счет по коллективному договору или отраслевому соглашению в табеле отмечается кодом ДБ (ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы).

Подходящим кодом надо отметить все дни отпуска — и рабочие, и выходные. В том числе и праздничные дни. Ведь они не входят в число дней только ежегодного оплачиваемого отпуска. Если же праздник приходится на время отпуска за свой счет, то на его продолжительность это никак не влияет.

Пример 4: Как отмечать в табеле дни отпуска без сохранения зарплаты

Сотрудник ООО «Вектор» Самохвалов Ю.Г. написал заявление на отпуск за свой счет по семейным обстоятельствам в период с 9 по 25 июня 2014 года. Директор согласился дать сотруднику такой отпуск. В табеле бухгалтер отметил кодом ДО все дни с 9 по 25 июня — и обычные рабочие дни, и выходные, и праздничный день 12 июня.

Образец заполнения табеля по Самохвалову — выше.

Сотрудница вышла на работу во время детского отпуска

Сотрудницы, которые находятся в детском отпуске, вправе работать неполный день или на дому (ст. 256 ТК РФ). В этом случае у них есть право и на пособие по уходу за ребенком до полутора лет, и на зарплату.

Такое двойственное положение сотрудницы требует и особого заполнения табеля. Его надо дополнить еще одной строкой. И в первой строчке проставлять код ОЖ — отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, а во второй код Я — продолжительность работы в дневное время (либо В — выходной). Важная деталь Отпуск по уходу за ребенком, во время которого сотрудница работает неполный день, в табеле отмечают сразу двумя кодами — ОЖ и Я (или В).

Пример 5: Как отмечать в табеле дни работы во время детского отпуска

Сотрудница ООО «Вектор» Маслова О. А. находится в отпуске по уходу за ребенком. Одновременно она трудится четыре дня в неделю — со вторника по пятницу. Рассмотрим на примере июня, как заполнять табель.

Во-первых, все дни месяца без исключения нужно отметить кодом ОЖ. Во-вторых, рабочие дни следует отметить кодом Я, обычные выходные — кодом В, а все нерабочие понедельники — кодом НВ (дополнительные выходные дни без сохранения зарплаты).

Образец заполнения табеля по Масловой — выше.

Но одновременно с отпуском по уходу за ребенком оформить еще и ежегодный оплачиваемый отпуск не получится. Так считают и чиновники (письмо Роструда от 15 октября 2012 г. № ПГ/8139-6-1), и судьи (постановление Пленума Верховного суда РФ от 28 января 2014 г. № 1). То есть работать неполный день во время детского отпуска можно, а одновременно находиться в двух отпусках нельзя.

Если же сотрудница заболеет, она может рассчитывать и на больничные, и на пособие по уходу. Ведь у этих выплат разные основания.

 

Еще четыре ситуации, когда непонятно, что ставить в табеле

Работник с согласия руководства с утра вышел на работу, а затем уехал в командировку

В табеле проставьте код командировки К. Работнику выплатите за этот день средний заработок. Если он окажется меньше зарплаты, разницу можно доплатить.

Сотрудник работает в компании на двух должностях и по одной из них едет в командировку

По той должности, по которой работник едет в командировку, укажите код К. А по другой можно оформить отпуск за свой счет. Тогда в табеле отразите код ДО.

У работницы болел ребенок, но пособие ей полагается только за часть дней болезни

Те дни, за которые вы посчитали пособие, отразите в табеле с кодом Б, а остальные, сверхлимитные — с кодом Т (временная нетрудоспособность без назначения пособия).

Сотрудник вышел на работу, но почувствовал себя плохо и оформил больничный

Если листок нетрудоспособности открыт врачом с этого же дня, поставьте для него в табеле код Б. А если только со следующего, то обычный код — Я.

Главное, о чем важно помнить

1 Вести табель можно как по унифицированной форме, так и по своей — электронно или на бумаге.

2 Каждому буквенному коду в табеле соответствует цифровой. Вы можете указывать любой из них, но буквенный нагляднее.

Дополнительно про учет имущества

Статья: «Как рассчитывать отпускные и зарплату за майские праздники» («Главбух» № 8, 2014).

Документ: статья 120 Трудового кодекса РФ; Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

Тест Сотрудник идет в оплачиваемый отпуск с 9 июня 2014 года на 28 календарных дней. На период отпуска приходится праздничный день 12 июня. Каким кодом обозначить этот день в табеле учета рабочего времени? Кодом В. Кодом НВ. Кодом ОТ. В табеле надо поставить код В, то есть выходной нерабочий день. Праздники не входят в число календарных дней оплачиваемого отпуска, поэтому отражение кода ОТ будет ошибкой.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Какой статус вы ставите в платежках по взносам?

  • Код 08 40.23%
  • Код 01 43.68%
  • Код 14 16.09%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль