Как избежать ловушек, которые делают опасным любой подотчет

369
Чем поможет эта статья: Оформлять заявления на подотчет так, чтобы у налоговиков не было поводов обвинить компанию в нарушении кассовой дисциплины и неудержании НДФЛ. От чего убережет: Из-за недочетов в документах на выдачу наличных и отчетах по ним инспекторы могут доначислить налог на прибыль и НДФЛ. Также возможен штраф до 50 000 руб. Вы сможете исключить эти неблагоприятные последствия.
Осторожно! Обойтись без заявления на подотчет можно, только если для таких расчетов в компании оформлена корпоративная карта.

Каждый раз при выдаче подотчетных денег требуется оформлять специальное заявление сотрудника (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Обойтись без этого документа можно, только если для таких расчетов в компании оформлена корпоративная карта. Во всех остальных случаях заявление на подотчет обязательно — на практике без него инспекторы штрафуют компании за нарушение кассовых правил.

Чтобы сотрудники каждый раз не сочиняли сами, что писать в заявлении, удобнее сделать для них единый шаблон и подробную инструкцию. В ней можно прописать, какие документы нужно получить от поставщиков товаров или услуг и включить в авансовый отчет, а также в какие сроки отчитаться.

Ниже мы привели готовый образец заявления подотчетника с учетом ловушек, которые часто встречаются в этом документе.

Как избежать ловушек, которые делают опасным любой подотчет Важная деталь Чтобы сотрудники каждый раз не сочиняли сами, что писать в заявлении, удобнее сделать для них единый шаблон.Как избежать ловушек, которые делают опасным любой подотчет— эти цифры в образце заявления соответствуют номерам ловушек в тексте статьи.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Бывают ситуации, когда деньги из кассы берет генеральный директор и ему оформляют подотчет. Хотя какие-либо товары или услуги для компании руководитель потом не приобретает. И в этом случае тоже нужно заявление. Исключений Положение № 373-П не делает. Некоторые компании вместо подотчета оформляют директору премию или выплачивают дивиденды (если руководитель является учредителем и организация работает с прибылью). Тогда директору каждый раз не приходится составлять заявление на выдачу денег и отчитываться за подотчет.

Ловушка № 1. Деньги выдали сотруднику, который не отчитался за предыдущий подотчет

Авансовый отчет вместе с подтверждающими документами работник должен представить в течение трех рабочих дней после того, как истек срок, на который выданы деньги (абз. 2 п. 4.4 Положения № 373-П). И в действующих правилах есть явный запрет снова оформлять подотчет, если работник не отчитался в срок либо не вернул в кассу неизрасходованные суммы (абз. 3 п. 4.4 Положения № 373-П).

В то же время штрафа за нарушение правил выдачи наличных денег в законодательстве нет. Поэтому некоторые компании считают, что нет ничего страшного, если выдать деньги работнику, который не сдал отчет по ранее полученным суммам. Но это не так.

На практике налоговики штрафуют компании на сумму от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ), а директора — на сумму от 4000 до 5000 руб. По мнению ревизоров, раз компания неправомерно выдала средства, значит, она нарушила порядок хранения наличных. Вдобавок к этому складывают выданные деньги и остаток в кассе. Если оказывается, что общая сумма больше кассового лимита, то компании опять же грозит административная ответственность. Хотя в суде этот штраф обычно удается оспорить (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31 января 2013 г. № 09АП-34612/2012).

Также налоговики могут доначислить НДФЛ на том основании, что подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, являются его доходом. Тем более что такую позицию поддержали судьи (постановление Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12). А чиновники ФНС России недавно разослали это решение судей в инспекции (письмо ФНС России от 24 декабря 2013 г. № СА-4-7/23263).

Осторожно! Налоговики могут доначислить НДФЛ, если работник не отчитался по полученным авансам. Причем судьи теперь поддерживают инспекторов.

Правда, тут была ситуация, когда директор несколько лет составлял авансовые отчеты, не прикладывая подтверждающие документы, и компания никакие товары по ним не приходовала. Но не исключено, что выводы судей инспекторы будут применять, даже если просрочка незначительна.

Как избежать проблем: Безопаснее всего отслеживать сроки расчетов с подотчетниками, даже если просрочка с авансовыми отчетами несущественна. Для этого в заявлении на подотчет бухгалтерия может сразу сделать отметку, есть задолженность или нет. Зависшие суммы с согласия работника можно удерживать из зарплаты. При этом приказ об удержании подотчетных сумм нужно составить в течение месяца после того, как прошел срок возврата аванса (ст. 137 ТК РФ).

Ловушка № 2: в заявлении нет срока, на который выдали деньги

На заявлении подотчетника директор (или уполномоченный им сотрудник) должен от руки написать сумму, срок, на который выданы деньги, поставить дату и подпись (абз. 1 п. 4.4 Положения № 373-П). Но в некоторых компаниях срок не пишут, считая, что за это нет никакой ответственности. Но в таких ситуациях налоговики опять-таки считают, что компания выдала деньги с нарушением кассовых правил, и штрафуют на сумму до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Как упростить работу Перепроверить выплаты, начисленные сотрудникам, поможет «Безошибочный расчетчик зарплат» на сайте rz.glavbukh.ru.

Штраф часто удается отменить в суде (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 6 мая 2013 г. № 09АП-11841/2013-АК). Но не всегда. У инспекторов есть дополнительный аргумент — если срок не установлен, подотчетник должен вернуть деньги в тот же день, когда получил их из кассы.

К примеру, компания выдала наличные деньги 16 января. В подотчетном заявлении срок не указан. На следующий день бухгалтер выдал этому подотчетнику еще одну сумму. Отчет по авансу, полученному 16 января, работник не составил.

Получается, что в данной ситуации у компании сразу два нарушения кассовых правил: неправильно оформлено подотчетное заявление и деньги выданы работнику, который не сдал авансовый отчет по предыдущим полученным суммам. Не исключено, что судьи в этом случае поддержат налоговиков (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 6 марта 2013 г. № 09АП-2451/2013).

Осторожно! Если в заявлении нет срока, на который получены наличные, безопаснее составлять авансовый отчет по ним в день выдачи денег из кассы. Иначе налоговики могут оштрафовать на 50 000 руб.

Как избежать проблем: Безопаснее, чтобы директор (или уполномоченный им сотрудник) указывал на заявлении срок, на который выданы наличные деньги. А если компания раньше не фиксировала эти данные, можно дооформить документы за последние два месяца. То есть за период, в течение которого инспекторы могут привлечь компанию к ответственности (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

 

Что проверить в первичке подотчетника

1. Наличие кассового и товарного чека. Нужны оба эти документа. Кассовый чек подтверждает оплату товаров. А товарный чек (или накладная) является первичным документом. Исключение — если работник приобрел товары у продавца на ЕНВД. Тогда расходы можно учесть на основании товарного чека (письмо Минфина России от 19 января 2010 г. № 03-03-06/4/2). При этом безопаснее попросить поставщика сделать отметку на товарном чеке о том, что он применяет ЕНВД.

2. Данные о поставщике. Убедиться, что поставщик числится в ЕГРЮЛ, можно на сайте nalog.ru в разделе «Электронные сервисы» > «Проверь себя и контрагента». А вычислить, не является ли чек ККТ поддельным, — на сайте kpkcheck.ru.

3. Четкое наименование товаров. Оно должно быть конкретным. Если продавец указал только обобщенное наименование, например канцелярские товары, налоговики могут отказать в учете расходов (письмо ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/11515@). Чтобы исключить претензии, можно попросить продавца переделать документ.

Ловушка № 3: заявление завизировал не директор

Заявление о выдаче денег должен завизировать руководитель (абз. 1 п. 4.4 Положения № 373-П). Если директор отсутствует, документы вправе заверить главбух. Некоторые заблуждаются, что сотрудники бухгалтерии или замы директора могут согласовывать подотчет без доверенности. В таких случаях возможны претензии налоговиков. То есть штраф в сумме до 50 000 руб.

Как избежать проблем: Безопаснее составить доверенность, на основании которой визировать документы сможет, например, главбух или замдиректора (п. 1.2 Положения № 373-П). При этом для контроля за расходами можно установить максимальную сумму, свыше которой выдачу наличных денег будет разрешать только руководитель.

Главное, о чем важно помнить

1 Три ловушки при выдаче денег под отчет. Первая: деньги выданы при наличии долга по подотчету. Вторая: в заявлении нет срока, на который выданы наличные. Третья: заявление завизировал замдиректора без доверенности.

2 Для удобства бухгалтерии и сотрудников стоит разработать единый шаблон заявления на выдачу под отчет.

Дополнительно про расчеты наличными

Статья: «Что обязательно должно быть в чеках и БСО, по которым вы сможете без опаски признать расходы» («Главбух» №  11, 2013).

Документы: пункт 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, ч. 1 ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Тест Работник приобрел товары за наличный расчет. Можно ли учесть их стоимость в расходах, если к авансовому отчету приложен только товарный чек? Да, можно. Расходы можно учесть на основании товарного чека, если продавец применяет вмененку. Компании, которые уплачивают ЕНВД, вправе не выдавать кассовые чеки своим покупателям. Поэтому стоимость товаров, приобретенных у вмененщика, компания может списать на основании другого документа. Например, товарного чека (письмо Минфина России от 19 января 2010 г. № 03-03-06/4/2).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль