Как в конце года навести полный порядок в первичке и других документах

1082
В конце года стоит проверить, на месте ли все первичные документы, нет ли в них ошибок, все ли распечатано, что нужно. Навести идеальный порядок в первичке и ничего не упустить поможет наш чек-лист.

Предлагаем небольшой список дел, который поможет привести первичные документы в порядок. Что еще надо сделать в конце года с документами — читайте в главной теме номере.

Заменить факсовые копии первичных документов на оригиналы

На практике компании обмениваются факсовыми копиями первичных документов и делают записи в бухгалтерской программе на основании этих бумаг. Это позволяет оперативно отражать сделки с контрагентом, который находится в другом городе. Но списывать расходы можно только на основании оригиналов документа. Поэтому в конце года надо убедиться, что все записи в учете подтверждены оригиналами первички. Все факсовые копии необходимо заменить на подлинники. Иначе инспекция на выездной проверке снимет расходы. А судьи их поддержат (постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.11 № 4134/11, ФАС Северо-Западного округа от 11.04.12 № А56-69600/2010).

Утвердить первичные документы в учетной политике или соглашении

В конце года стоит проверить, вся ли первичка, которую компания составила в текущем году, есть в приложении к учетной политике или в договоре с контрагентом. По мнению Минфина, не имеет значения, утвердил поставщик первичку в учетной политике или нет. Достаточно, чтобы ее форма была приложена к соглашению сторон и отвечала требованиям статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ (письмо Минфина России от 05.08.13 № 03-03-06/1/31261). А в политику можно записать фразу, что компания оформляет операции бумагами, согласованными в договоре.

Проверить подписи в первичных документах

Одна из самых распространенных и неявных ошибок в первичке — подписи неуполномоченных сотрудников. В первую очередь надо проверить ту первичку, где расписывается руководитель контрагента. К этим документам больше всего претензий. Инспекторы сличают подписи на первичке с визами в договорах, приказах и даже паспорте руководителя.

Нигде не установлено, что на первичке, счетах-фактурах, кассовых и прочих важных бумагах подпись должна строго соответствовать визе в паспорте. Но безопаснее подпись руководителя контрагента в первичке сверить с той, что стоит в договоре. Это убережет компанию от лишних споров (постановление ФАС Уральского округа от 20.06.2014 № Ф09-3227/14). Если же подпись сильно разнится, стоит попросить сотрудников переподписать документы.

Если за руководителя расписался другой сотрудник, безопаснее, чтобы контрагенты подтвердили право такой подписи доверенностью или приказом. Как правило, инспекторы требуют эти документы на камералке. В то же время ФНС считает, что такие запросы незаконны и запрашивать доверенность проверяющие вправе только у самого контрагента (письмо ФНС России от 09.08.2010 № ШС-37-3/8664).

Проконтролировать печати на первичке

Печать на первичке, формы которой утверждает сама компания, не обязательна (ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Но если организация использует унифицированные формы и в них предусмотрено место для печати, ее надо поставить.

Контрагент также вправе сам разработать свою первичку и не ставить на нее печать. Но все зависит от форм, которые присылают поставщики и подрядчики. Если в них есть реквизит «М.П.», а оттиска нет, безопаснее попросить контрагента поставить печать.

Выявить ошибки и вернуть первичные документы для исправления

Ошибки в документах, которые не искажают учет, можно не исправлять. Например, неточность в названии компании или контрагента (написаны заглавными буквами, без кавычек, дефис вместо пробела и т.д.). Но если ошибки значительные, в документ требуется внести изменения.

Для исправления документов запрещено использовать корректоры и подчищать текст. Иначе бумаги будут недействительны. Четкий порядок исправления бухгалтерских документов прописан в части 7 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Чтобы внести исправления, неверные записи надо зачеркнуть. Рядом с исправлением необходимо записать верное значение и поставить дату исправления. Зачеркнуть неверные данные в электронной первичке не получится. Поэтому взамен ошибочного надо потребовать новый документ с теми же датой и номером. А чтобы было видно, что в документ были внесены правки, необходимо дополнить его реквизитами — датой и номером исправления (по аналогии со счетами-фактурами). Так же можно исправить бумажную первичку, если в ней много ошибок.

Перевести первичные документы на русский язык

В компании могут залежаться документы, составленные на иностранном языке. Их необходимо перевести на русский. Перевод следует составить на отдельном листе и приложить к первичке. Причем перевести текст может любой сотрудник компании (письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202). Подтверждать его знания языка сертификатом или дипломом не требуется.

Распечатать электронные первичные документы

Документы, заверенные электронной подписью, приравниваются к бумажным (письмо ФНС России от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984@). Значит, если компания использует электронный документооборот, распечатать первичку надо, только если ее запросят проверяющие.

Если компания составляет бумажные документы, то хранить на компьютере можно только ту первичку, которая не требует подписи. При этом такие документы (например, банковские выписки) безопаснее хотя бы сохранить из «Клиент-банка» на компьютере на случай, если в программе произойдет сбой. Кстати, компании часто покупают для своих сотрудников электронные билеты. Их надо распечатать и приложить к авансовому отчету, если сотрудники не сделали этого.

Собрать недостающие первичные документы

В конце года компания проводит инвентаризацию активов и обязательств. Чаще всего бухгалтерию подводят свои же сотрудники, которые нарушают график документооборота. В большинстве случаев они уже забрали бумаги у поставщиков, но забыли передать в бухгалтерию. Чтобы получить документы от менеджеров, кладовщиков и т. д., стоит разослать по подразделениям служебки с датами представления бумаг или издать особый приказ (см. образец).

Кстати, есть документы, которые требовать с поставщиков не обязательно. Например, ежемесячные акты на аренду, если они не предусмотрены договором (письмо Минфина России от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764). Если покупатель вывозил товар сам, то от поставщика не надо требовать транспортную или товарно-транспортную накладную. Расходы на перевозку подтверждает путевой лист (письмо Минфина России от 22.12.2011 № 03-03-10/123). А если товар перевозил поставщик и предоставил покупателю транспортную накладную, то не нужен дополнительно акт об оказании транспортных услуг.

Восстановить утраченную первичку

Первичные документы, которые уже отражены в учете, могут быть утрачены по различным причинам (переезд, пожар, затопление и т.п.). Тогда необходимо предпринять все меры по восстановлению первички. Иначе налоговики снимут расходы, не подтвержденные бумагами. Только в суде получится доказать, что учесть расходы можно, применяя расчетный метод (постановление ФАС Московского округа от 12.02.2014 № Ф05-2554/2013).

При пропаже бумаг надо приказом назначить комиссию, которая будет расследовать причины. Их комиссия запишет в акте. Если документы утрачены в результате чрезвычайного происшествия (пожара, затопления), к акту стоит приложить подтверждающие документы. Затем необходимо направить письма контрагентам с просьбой выслать дубликаты документов или заверенные копии. При этом восстанавливать надо и те документы, которые уже проверяли налоговики (письмо Минфина России от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191).

По общему правилу восстановить бумаги надо за пять последних лет. Именно в течение таких сроков закон о бухучете требует хранить первичку (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Но есть и исключения из этих правил (см. таблицу).

Кстати, инспекторы иногда отказывают в вычетах по дубликатам счетов-фактур. Но это незаконно, если содержание восстановленных документов такое же, как в утерянных.

Сколько лет хранить первичные документы

Документы Срок хранения
Акт приема-передачи, карточка и другие документы по учету основных средств 5 лет + период начисления амортизации
Документы по учету дебиторки и кредиторки (накладные, акты приемки-сдачи работ или услуг, платежки и т. п.) 5 лет + 4 года с момента списания
Первичка, подтверждающая убытки (если компания переносит убытки) 5 лет + 10 лет
Кадровая первичка (личные карточки сотрудников) 75 лет

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 40%
  • Да 30%
  • Нет 30%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль