Особенности оформления трудовой книжки и кадровых документов

204
На вопросы по оформлению трудовой книжки и других кадровых документов отвечает Инга Шайдурова, главный государственный инспектор труда правового отдела непроизводственных отраслей Гострудинспекции в Иркутской области.

Оформление трудовой книжки при изменениях фамилии

— Недавно приняли на работу новую сотрудницу. В трудовой книжке у нее записана девичья фамилия. Девушка была замужем дважды и оба раза меняла фамилию, но в отдел кадров принесла свидетельство только о втором браке. Как внести запись об изменении фамилии?

— Надо получить у сотрудницы копии всех документов, на основании которых она меняла фамилию. Вписать фамилию работодатель вправе только на основании свидетельства о заключении, расторжении брака или других документов, подтверждающих новые сведения. Основание - пункт 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

— По словам сотрудницы, при переезде она потеряла документы о первом браке. Можно ли внести в книжку запись только о последней фамилии?

— Нет, на внутренней стороне обложки трудовой книжки надо привести в хронологическом порядке все записи об изменении фамилии. Сначала надо зачеркнуть на титульном листе книжки девичью фамилию и записать фамилию после первого замужества. Потом зачеркнуть эти сведения и вписать фамилию после второго брака. Рядом с записями о смене фамилии надо привести номер и дату свидетельства, поставить подпись руководителя и печать (п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69. - Примеч. ред.). Если сотрудница не может представить подлинники документов, то она должна получить дубликаты в загсе.

Оформление трудовой книжки при совместительстве

— Сотрудник работал у нас по основному месту. В октябре он уволился, мы сделали запись об увольнении и отдали трудовую. Недавно он обратился к нам с просьбой внести в книжку запись о работе по совместительству в другой компании. Должны ли мы это делать?

— Это зависит от того, работает ли бывший сотрудник в настоящее время по основному месту. Он уже нашел себе новую работу?

— Нет, этот сотрудник пока работает только по совместительству.

— В таком случае запись о работе по совместительству вносит ваша компания. На момент обращения в компанию у сотрудника нет основного места работы. Значит, внести эту запись больше некому (ст. 66 ТК РФ. - Примеч. ред.).

— Надо ли аннулировать запись об увольнении, чтобы записать в трудовой книжке сведения о работе по совместительству?

— Нет, запись о работе по совместительству надо сделать после записи об увольнении с основного места работы. В трудовой книжке нужно привести порядковый номер записи, в графе 2 — дату приема на работу совместителем, а в графе 3 — сведения о приеме на работу с названием компании. Реквизиты документа, на основании которого компания вносит запись в книжку, следует заполнить в графе 4 раздела «Сведения о работе» (п. 3.1 Инструкции № 69. — Примеч. ред.).

Заявление об увольнении от представителя работника

— Один сотрудник несколько месяцев находится на больничном. Недавно к нам обратилась его супруга. Она принесла бюллетень за период, когда работник отсутствовал, и хочет написать от его имени заявление на увольнение по собственному желанию. Вправе ли мы принять у супруги этот документ?

— Да, вправе. Формально в кодексе нет правил, которые разрешают заполнить заявление по доверенности. Кодекс требует, чтобы заявление писал сам работник (ст. 80 ТК РФ. — Примеч. ред.). Но если сотрудник не может этого сделать по объективным причинам, например в связи с болезнью, заявление по доверенности может написать другой человек.

Комментарий «УНП»

Рискованно увольнять сотрудника, если от его имени заявление по доверенности написал другой человек. Особенно если в доверенности прямо не сказано, что сотрудник поручил выполнить эти действия. Безопаснее связаться с работником и выяснить, согласен ли он расторгнуть договор. И еще лучше попросить его самого написать заявление. Иначе судьи восстановят работника (апелляционное определение Московского городского суда от 02.11.2012 № 11–24834).

— Другой специалист уехал в отпуск в родной город и решил там остаться. Об увольнении он сообщил нам телеграммой. Вправе ли мы уволить его на основании такого документа?

— Да, вправе. Телеграмму также можно рассматривать как заявление сотрудника об увольнении по собственному желанию. Но безопаснее связаться с сотрудником по телефону, чтобы согласовать с ним порядок передачи трудовой книжки и расчетов при увольнении.

Оформление трудовой книжки с ошибками

— Трудовую книжку сотруднику впервые оформил прежний работодатель. На титульной странице он по ошибке вписал в строку «Образование» дату рождения. А чтобы исправить недочет, поставил стрелку на нужную строку. После этой записи сотрудник еще работал в других компаниях, а недавно устроился к нам. Надо ли исправлять такую трудовую?

— Да, надо. Но чтобы это сделать, сотрудник должен обратиться в ту компанию, которая допустила ошибку.

— Мы выяснили, что эта компания уже ликвидирована. Надо ли оформить новую трудовую?

— Нет, не надо. По общему правилу работодатель не исправляет ошибки на титульном листе трудовой книжки. Бланк надо признать испорченным и заменить на новый. Но эти правила применяются только при первом оформлении документа. Если книжка выдана несколько лет назад, можно исправить записи так же, как и сведения о фамилии, имени, отчестве и дате рождения. То есть надо зачеркнуть стрелку и ошибочные сведения в строке «Образование» и записать данные в правильной строке. А на внутренней стороне обложки книжки заполнить реквизиты паспорта, заверить их подписью руководителя и печатью компании.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль