Корпоративная карта: ответы на главные вопросы

7782
Вместо чековых книжек банки стали переводить компании на корпоративные карты. Преимущества очевидны. Не надо ездить в банк за деньгами, а снять наличные можно в любое время. Но при работе с картами возникает много вопросов. Ответы на них в статье.

Банки борются с неучтенными наличными из-за страха потерять лицензию. Читатели прислали в редакцию десятки писем о том, что банкиры принудительно заставляют клиентов отказаться от чековых книжек и перейти на корпоративные карты. У компаний, для которых бизнес-карты в новинку, появляется множество вопросов. Мы ответили на десять самых частых из них.

Что такое корпоративные банковские карты и как их оформить?

Корпоративная карта — это карта, привязанная к специальному счету компании. Она предназначена для оплаты представительских и командировочных расходов, а также сдачи наличной выручки на счет компании через терминалы банка. Обычно банк выдает именные карты, которые оформляют на конкретных сотрудников. К счету можно привязать одну или несколько карт.

Перечень документов для оформления корпоративных карт в каждом банке разный. Но в большинстве алгоритм действий для клиентов следующий.

Шаг 1. Заключить с банком договор о выпуске и обслуживании бизнес-карт, где отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться картами. К договору надо приложить заявления сотрудников на выпуск карт и доверенности на них от компании. Формы заявлений у каждого банка свои.

Шаг 2. Открыть специальный счет для расчетов корпоративными картами и установить расходные лимиты по картам.

Шаг 3. Получить карты. В некоторых банках бизнес-карты может получить один сотрудник, у которого есть доверенность. В других — корпоративные карты выдаются только «физику», на чье имя карта выпущена, при предъявлении паспорта.

Надо ли утверждать специальное положение о корпоративных картах?

Банковские правила не регулируют порядок работы с бизнес-картами внутри компании. В то же время стоит утвердить внутреннее положение (см. образец 1). В нем надо определить круг работников, которым компания будет выдавать карты, и лимит расходования средств.

Средства на карте сами по себе не являются подотчетными, но они станут ими, когда сотрудник снимет наличные или проведет расчет корпоративной картой. Поэтому в положении необходимо записать, для оплаты каких расходов можно использовать карту (командировочных, представительских, хозяйственных), а также в какие сроки сотрудники должны отчитаться о потраченных средствах.

Образец 1. Положение о корпоративных картах

Корпоративная карта: ответы на главные вопросы

Как проконтролировать, чтобы работники не сняли с карт лишнее?

На каждую карту можно установить лимит расходов. Например: на снятие наличных в день, разовые расчеты корпоративной картой, операции за рубежом и др. Те же лимиты можно установить и в договоре с банком. Чтобы сотрудники не воспользовались картой в личных целях, в положении стоит записать, что компания вправе удержать из зарплаты сотрудника все средства, за которые он не отчитался. При этом в договоре с банком можно записать перечень телефонов, на которые будут приходить SMS-оповещения о каждой операции по счету карты.

Может ли один работник передать карту другому сотруднику?

Обычно банк оформляет именные карты на конкретных работников. Поэтому использовать карты вправе только их держатели. Но компания может прямо установить такой запрет в своем внутреннем положении. Заодно можно написать, что за сохранность карты отвечает работник, на которого она оформлена.

Можно ли снять деньги с корпоративной карты, чтобы раздать зарплату?

По общему правилу бизнес-карты не предназначены для выдачи зарплаты. Но нет и ограничений для таких операций. Поэтому кассир может снять деньги с бизнес-счета, внести их в кассу по приходнику, а затем раздать наличные сотрудникам, у которых нет банковских карт. Для этого надо оформить платежную ведомость и расходный кассовый ордер.

Вправе ли сотрудник снять с бизнес-карты свою зарплату?

Использовать корпоративную карту сотрудник вправе для оплаты командировочных и представительских расходов. Под эти расходы банк и оформляет карту. Сотрудник, который снимает с карты средства или перечисляет их на другой счет, должен отчитаться за них, как и за наличные деньги из кассы. Поэтому снимать деньги или использовать корпоративные карты для перечисления зарплаты и других выплат социального характера сотрудники не вправе. Для этого предусмотрен другой вид банковских карт — зарплатные.

Нужно ли требовать у сотрудника заявление о расходовании подотчетных с карты?

По общему правилу заявление нужно оформить, если компания выдает подотчетные из кассы (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). О том, надо ли оформлять заявление о расходовании средств с карты, в банковских правилах не сказано. В то же время компания сама может установить такой порядок, чтобы знать, кто и сколько денег планирует потратить. Когда сотрудник снимет наличные или расплатится картой, то должен отчитаться о расходах.

Как учесть деньги, которые сотрудник израсходовал в командировке?

Все деньги на бизнес-счете принадлежат компании. В момент пополнения корпоративного счета сотрудники еще не получают деньги. Значит, операции по пополнению счета отражают по дебету счета 55 «Специальные счета в банках». А вот после оплаты картой или при снятии наличных надо сделать записи по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Обо всех операциях, проходящих по счету, к которому привязаны корпоративные карты, компания может узнать из выписки и на основании этого документа сделать записи в учете.

Можно ли оплатить картой покупки дороже 100 тыс. рублей?

Расчеты наличными между компаниями по одному договору не могут превышать 100 тыс. рублей (п. 6 Указания Банка России от 07.10.13 № 3073-У). Но, если работник платит картой, такие расчеты не считаются наличными. Поэтому лимит можно не соблюдать. В то же время при крупных покупках (обычно более 100 тыс. рублей) банки часто требуют представить документы, подтверждающие расходы. А если работники снимают много наличных, просят пояснения, на какие цели. На запрос безопаснее ответить (см. образец 2).

Образец 2. Пояснения о том, почему сотрудники сняли много наличных

Корпоративная карта: ответы на главные вопросы

Можно ли списать расходы на оформление и обслуживание карт?

За открытие и обслуживание карт банк берет комиссию. Эти суммы можно списать как расходы на услуги банка (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ). Затраты подтверждает договор и банковская выписка.

Пять преимуществ корпоративных карт

1. Экономия времени. Работник может снять деньги или пополнить счет, не посещая банк. Достаточно найти банковский терминал. Причем доступ к счету круглосуточный.

2. Безопасность. Сотрудник не потеряет деньги. А если у него украдут карту, то ее можно сразу заблокировать и ограничить доступ к счету.

3. Контроль расходов. Компания может установить лимит по расчетам корпоративной картой и подключить смс-оповещение. Это позволит в режиме реального времени контролировать, сколько тратит работник.

4. Конвертация валюты. Картой можно расплатиться за рубежом, и не надо отдельно покупать валюту. Рубли автоматически переводятся в другую валюту.

5. Сокращение расходов. Тарифы на снятие наличных с карт обычно ниже, чем при снятии наличных по чеку в банке.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль