Как организовать хранение электронных документов

555
Компания может организовать хранение документов в электронном виде. Мы составили инструкцию, которая поможет обосновать хранение электронных документов так, как это удобно компании.

Руководитель компании должен организовать хранение документов, в том числе документов в электронном виде. Об этом сказано в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Раньше не было четких инструкций, которая бы регламентировала, как хранить документы в электронном виде. Сейчас, организовывая хранение электронных документов, лучше придерживаться правил из приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Если инструкция компании не соответствует этому порядку, в нее стоит внести изменения. Или издать новое положение (см. образец ниже).

Хранение электронных документов: что написать в инструкции

В документе, регламентирующим хранение документов в электронном виде, надо записать, какое количество экземпляров (их должно быть не менее двух) хранит компания и на каких носителях. В порядке сказано, что жесткие диски с информацией нужно хранить в отдельном помещении. Как именно организовать хранение документов, компания решает сама. Главное обеспечить их сохранность. Для этого в помещении нужно соблюдать специальную температуру, влажность и т. д. Эти требования должны определить специалисты IT-службы. В инструкции надо прописать порядок ревизии документов. Проверка должна проходить не реже чем раз в пять лет.

По истечении срока, которые отведен на хранение электронных документов, их, так же как и бумажные, можно уничтожить — просто стереть копии с дисков. Об этом тоже можно сказать в инструкции.

Хранение документов в электронном виде: образец инструкции 

Как организовать хранение электронных документов

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль