Как найти и обезвредить чрезмерные расходы компании

58
На фоне экономической нестабильности стало ясно, что без оптимизации затрат не обойтись. Главное сейчас определить, от каких расходов можно безболезненно отказаться, не навредив бизнесу. Вместе с дружественным журналом «Финансовый директор» мы подготовили специальные страницы о том, как обнаружить и минимизировать расходы.

«Финансовый директор»
Единственное на рынке профессиональное практическое издание для финансовых директоров. Журнал будет полезен главным бухгалтерам, аудиторам и консультантам, а также всем тем, кто принимает участие в управлении финансами компании. Авторы журнала — финансовые директора российских и иностранных компаний, эксперты и консультанты, которые рассказывают о своем опыте решения наиболее актуальных проблем.Прямо сейчас Вы можете читать статьи, воспользовавшись демодоступом на сайте электронного журнала «Финансовый директор»

Почти в каждой компании есть расходы, от которых она может безболезненно отказаться. А есть затраты, от которых, наоборот, отказываться опасно, поскольку это может поставить под угрозу будущую прибыль и продажи. Выявить чрезмерные траты поможет проверенный алгоритм действий.

Шаг № 1

Проанализировать расходы подразделений

Прежде всего финансовой службе понадобится информация о затратах каждого подразделения. Поэтому необходимо разработать формы отчетов о расходах для каждого отдела и их состав. Заодно не помешает создать регламент о том, какие подразделения и в какие сроки должны представлять отчет. Ведь любые расходы нужно анализировать в динамике (см. шаг № 2).

Отчеты должны включать уровень складских запасов, дебиторской задолженности и т. д. Перечень отчетов по видам расходов компания определяет сама. Например, в службе персонала логично запросить данные по оплате сверхурочных, в транспортном отделе — сведения о расходах на ремонт автомобилей, в отделе продаж — сведения о затратах на мобильную связь менеджеров и т. д.

Шаг № 2

Изучить динамику затрат

Из отчетов подразделений должно быть ясно, как изменились расходы за период. Например, месяц или квартал. А значит, отчет должен включать сравнение затрат с нормами, с ожиданиями, предыдущим месяцем либо бюджетом в зависимости от того, что требуется. Тогда из них можно увидеть, какой эффект получен по сравнению с запланированной экономией или ожидается в последующих месяцах.

Так, в отчет можно включить такие графы, как «Бюджет», «Ожидаемая экономия», «Фактическая экономия» с разбивкой по месяцам или кварталам (см. образец).

Образец. Пример отчета по прогрессу сокращения затрат (фрагмент)

Как найти и обезвредить чрезмерные расходы компании

Шаг № 3

Получить пояснения от ответственных подразделений

Если ожидаемая экономия не совпадает с фактической (или с бюджетом), надо выяснить у сотрудников причину. Помочь в этом могут пояснительные записки к регулярным отчетам. Главное, чтобы в пояснениях была информация о причинах отличий.

При этом пояснения должны включать не только констатацию факта, а также причины и следствия отклонений. Помимо этой информации важно узнать, имеет ли отклонение временный характер или оно постоянно и указывает, что нужно принять меры. Это важная составляющая эффективной работы по сокращению лишних расходов. Поэтому важно научить сотрудников правильно отвечать на вопросы.

Неправильная формулировка:

«…Расходы на рекламу превысили … рублей в связи с тем, что проведение акции в апреле вышло дороже, чем мы планировали…»

Идеальная формулировка:

«…Мы изменили периодичность рекламы для поддержки продаж, которые падают последние два месяца. При этом годовые расходы на рекламу не превысят запланированный бюджет…»

Шаг № 4

Определить лишние расходы

Этот шаг наиболее сложный. Надо принять решение, являются конкретные расходы лишними на данный момент или они обоснованны и важны для дальнейшего развития компании. А в некоторых ситуациях нужно просто остановить определенные процессы, чтобы сократить расходы в интересах бизнеса.

Например, компания закупает товары впрок. Надо решить, тратить ли деньги, чтобы содержать высокий уровень запасов, или терять продажи из-за того, что товара нет на складе. Оба варианта создают лишние расходы. Если компания покупает товары по более низкой цене, то экономия может превысить издержки на содержание запасов и расходы на финансирование. Значит, они обоснованны. В обратной ситуации есть смысл сократить закупки.

Когда есть сомнения насчет обоснованности расходов, стоит сравнить их с рыночными ценами. Можно запросить коммерческие предложения на услуги от других компаний, привлечь консультантов в данной области. Это поможет определить степень обоснованности затрат в некоторых специфических областях и, возможно, принять решение о передаче этих работ или услуг на аутсорсинг.

В ходе анализа для последующего снижения расходов надо определить, когда будет виден эффект, а также какие меры воздействия и риски с этим связаны. Если говорить о расходах на единицу продукции, то эффект от воздействия на них может быть значительный в долгосрочной перспективе. В то же время, если сократить затраты на рекламу, это скорее всего даст экономию уже в ближайшем периоде.

Шаг № 5

Сократить чрезмерные расходы

Заключительный шаг — составить и утвердить план по сокращению. Он должен включать перечень действий, которые необходимо предпринять, чтобы устранить лишние расходы, а также сотрудников, которые будут отвечать за его выполнение, и даты исполнения. По плану можно отслеживать прогресс по снижению расходов (см. шаг № 2).

В некоторых случаях можно упростить контроль за расходами, если установить допустимый уровень затрат. Все, что выходит за определенные рамки, рассматривать отдельно. Например, можно ввести ограничения на телефонную связь в зависимости от должности сотрудника и специфики его работы, представительские (сумма на человека). Также можно нормировать затраты на канцелярию на отдел в месяц исходя из количества сотрудников, расход комплектующих, этикеток и прочего на единицу продукции и т. п.

Если определить границы, начиная с которых затраты становятся непродуктивными, это избавит от необходимости выяснять причины отклонений. Но тогда надо прописать, как учитывать расходы сверх норм. Например, какие расходы можно списать только по нормам, о каких надо информировать при превышении и списывать по факту, когда запрашивать авторизацию превышения или использовать все перечисленные варианты.

Подсказки по сокращению расходов

Оплата труда

Чтобы оптимизировать расходы на персонал, в первую очередь можно сократить премии к юбилейным и памятным датам, которые не зависят от результатов труда. Также можно временно изменить положение о премировании. Например, уменьшить коэффициент зависимости зарплаты сотрудников от объема продаж.

Транспорт

Оптимизировать затраты и пересмотреть маршруты перевозок, графики заказа машин. Стоит проанализировать маршруты и расходы на ГСМ, возможно, есть смысл усилить контроль за водителями. Также можно изменить размеры компенсаций сотрудникам, которые используют в работе личный автотранспорт.

Страховка

Не обязательно отказываться от медицинской страховки, но можно оптимизировать затраты. Во-первых, сравнить разные предложения от страховых компаний. При одинаковом наборе услуг цена может значительно отличаться. Во-вторых, есть смысл пересмотреть программу, сократить число организаций и т. д.

Поставщики

По возможности надо установить в контракте с поставщиками частоту повышения цен. Стоит прописать в договоре предельный период уведомления о росте цены и оговорить процент максимального повышения за раз. Это позволит если не сократить затраты, то как минимум их спрогнозировать.

Реклама

Затраты можно сократить, если снизить стоимость каталогов товаров за счет удешевления бумаги, полиграфического оформления, уменьшения тиража при более точном адресном распространении. Также можно уменьшить объем имиджевой рекламы и сократить количество и стоимость подарков клиентам.

Праздники

Можно безболезненно отказаться от корпоративных мероприятий (летнего и новогоднего корпоративов) либо уменьшить затраты. Например, перенести празднование из ресторана в офис. Также можно сократить расходы на празднование памятных дат (день рождения фирмы, 23 февраля, 8 Марта и т. п.).

Компания провела мероприятия, направленные на сокращение затрат, но фактическая экономия не совпала с ожидаемой. Надо ли выяснять причины отклонений?да, надо собрать у отделов пояснительные записки;нет, выяснять причины не требуется.Если ожидаемая экономия не совпадает с фактической, надо выяснить у сотрудников причину. Помочь в этом могут пояснительные записки к регулярным отчетам. При этом пояснения должны включать не только констатацию факта, а также причины и следствия отклонений.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль