Подотчетные суммы: как исправить все недочеты в документах и избежать доначислений

11280
Из-за недочетов в документах подотчетных проверяющие часто снимают расходы и требуют уплаты налогов и взносов. Обратите внимание на четыре важных пункта в работе с подотчетными документами. Тогда проверяющим не к чему будет придраться.

Идеальные документы от подотчетных лиц - это редкость. А инспекторы и фонды часто придираются к любым неточностям. Но сохранить расходы и избежать доначислений по подотчетным суммам все же можно.

Рекомендации для работы с подотчетными документами

1. Верните сотруднику подотчетные документы

Сотрудник должен подтвердить, на что он потратил подотчетные суммы. Для этого он прикладывает к авансовому отчету билеты, чеки и другую первичку. Инспекторы доначислят НДФЛ, если в бумагах ошибки. Например, в товарных чеках нет даты, подписи кассира, четкого названия товара. А судьи поддерживают налоговиков (определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450).

Если в бумагах по подотчетным суммам обнаружились ошибки, верните их сотруднику. Он должен потребовать у продавца исправить недочеты.

На практике это не всегда возможно. Например, если продавец из другого города, то туда за бумагами не поедешь. Поэтому если расходы возмещены, безопаснее удержать НДФЛ с выданных подотчетных сумм.

2. Проверьте посадочный талон подотчетного

Расходы на авиаперелет подтверждают электронный билет и посадочный талон (письмо Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187). Если подотчетник зарегистрировался через интернет, он может распечатать талон с сайта авиакомпании. Это тоже подтверждает расходы. Но опрошенные нами налоговики считают, что такого недостаточно, так как не ясно, попал ли подотчетник на рейс. Поэтому на проверках требуют талон с отметками аэропорта.

Безопаснее просить у подотчетных лиц, чтобы они получали посадочные талоны в аэропорту. Если подотчетное лицо не брало талон, можно получить справку от перевозчика. Правда, она платная, в среднем стоит 500 рублей.

Кстати, расходы на авиабилет обоснованны, даже если сотрудник опоздал. Но не исключены споры с инспекторами.

Расходы на билеты можно списать только после их фактического использования. Такие траты подтверждает посадочный талон. Работник не успел на рейс, а значит, талона у него не будет. В то же время изначально организация купила билет для служебной поездки, а сотрудник опоздал на самолет не по своей вине. Для этого можно обратиться к перевозчику и попросить составить письмо, подтверждающее факт и причину задержки автобуса. Если запастись таким документом, то можно обосновать расходы.

3. Удержите налог со стоимости страховки подотчетного лица

Перевозчики навязывают пассажирам добровольную страховку. По мнению Минфина, раз страховка необязательная, с ее стоимости надо удержать НДФЛ (письмо от 13.11.2014 № 03-03-06/1/57298). А фонды требуют взносы.

Сообщите подотчетным лицам, что от полиса они могут отказаться. Если компания все же решила возместить расходы, то безопаснее удержать НДФЛ и начислить взносы. Иначе не исключены споры.

Доказать, что страховка - это часть командировочных расходов подотчетного, удается лишь в суде (постановления ФАС Северо-Западного округа от 26.05.2011 № А56-36252/2010, АС Поволжского округа от 20.10.2015 № Ф06-2083/2015).

4. Оплачивайте гостиницу для подотчетного сотрудника от имени компании

Инспекторы снимают расходы на гостиницы, если отель не зарегистрирован в ЕГРЮЛ. Правда, не ясно, как проверить это заранее, ведь не известно, где остановится сотрудник.

Безопаснее бронировать и оплачивать номера в гостиницах от имени компании. Если подотчетники принесли проблемные бумаги, защитить расходы получится в суде.

Что еще проверить в документах подотчетных лиц

Подотчетные суммы: как исправить все недочеты в документах и избежать доначислений Билет на поезд. Если питание подотчетника выделено в нем отдельной строкой, Минфин запрещает списывать его стоимость (письмо от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976). По таким услугам рискованно принимать НДС к вычету.

Подотчетные суммы: как исправить все недочеты в документах и избежать доначислений Билет на самолет. НДС в нем записан одной суммой, хотя он состоит из разных ставок. Внутренние перевозки облагаются по ставке 10%, а услуги аэропорта - 18%. Можно заявить к вычету ту сумму, которая выделена. А пересчитывать ее по разным ставкам не требуется.

Подотчетные суммы: как исправить все недочеты в документах и избежать доначислений Чеки такси. В квитанциях или чеках на такси должны быть все обязательные реквизиты: номер и серия квитанции, наименование перевозчика, Ф.И.О. водителя, стоимость услуг прописью и т. п. Иначе списать расходы не получится (письмо Минфина России от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621).

Подотчетные суммы: как исправить все недочеты в документах и избежать доначислений Счета гостиницы. Минфин запрещает списывать дополнительные услуги гостиницы - глажку белья, интернет, сейф (письмо от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308). Защитить такие траты на подотчетное лицо удается лишь в суде (постановление ФАС Центрального округа от 23.10.2013 № А54-5835/2012).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль