Универсальный передаточный документ (УПД)

3690
Универсальный передаточный документ (УПД), заменяющий счет-фактуру и товарную накладную, может существенно облегчить документооборот в организации. Все о том, как работать с документом, расскажем в этой статье.

Универсальный передаточный документ - гибрид счета-фактуры и накладной. Оформляется при продаже товаров, оказании услуг (выполнении работ), а также при реализации имущественных прав.

Многие до сих пор не знают, что такое УПД, поэтому далее подробно расскажем:

  • о форме универсального передаточного документа;
  • когда можно применять передаточный документ;
  • как заполнять и исправлять УПД (смотрите образцы);
  • как должны регистрировать документ покупатель и поставщик. 

Когда можно применять универсальный передаточный документ

Применять передаточный документ можно на общем и специальных режимах налогообложения в добровольном порядке с 21 октября 2013 года. То есть компания вправе сама решать, работать с УПД или нет. Форма носит рекомендательный характер.

Применять универсальный передаточный документ (УПД) можно как при отгрузке товаров, так и при выполнении работ или оказании услуг. Кроме того, документ может составить и комитент, который передает товары для реализации комиссионеру. Но в этом случае право собственности на товар не переходит, поэтому комитент не заполняет строки о продавце и покупателе.

Не стоит применять УПД вместо акта приемки-передачи работ или услуг. Формально запрета нет, но налоговики при проверках требуют предоставить документы, в которых детально описано, какие услуги или работы оплатила компания. Поэтому к УПД придется приложить подробный отчет.

Комиссионеры и агенты не вправе выставлять только УПД, ведь по закону они должны составлять отчет (ст. 999, 1008 ГК РФ).

Обратите внимание, что передаточный документ не заменит транспортную накладную при перевозке. Он может лишь дополнить ее.

Нельзя применять УПД, если компания продает недвижимость. Также, если покупатель перечислил предоплату, надо выставить счет-фактуру на аванс. УПД не заменит этот документ.

Бланк УПД

Бланк передаточного документа Налоговая служба представила в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.

УПД выполняет роль первички, поэтому должен быть утвержден приказом руководителя. Кроме того, перед тем как применять форму УПД безопаснее утвердить ее в учетной политике.

Если УПД не утвержден в учетной политике на 1 января, то его все равно можно использовать. Дополнить учетную политику можно в любое время (п. 10 ПБУ № 1/2008). А форму УПД можно утвердить в договоре с контрагентом (письмо Минфина России от 05.08.2013 № 03-03-06/1/31261). В учетной политике в таком случае должно быть сказано, что компания использует первичные документы, которые согласовала в контракте с контрагентом. Кроме того, по одной и той же сделке компания вправе оформлять и УПД, и отдельно счета-фактуры и первичку (письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963).

Напомним, компании будут составлять учетную политику по-новому - с учетом МСФО. Минфин подготовил изменения в ПБУ 1/2008

Как хранить УПД - с первичкой или счетами-фактурами - компания решает сама (письмо ФНС России от 24.01.2014 № ЕД4-15/1121@). Но если УПД используется для учета НДС, то стоит хранить его со счетами-фактурами. Ведь в таком случае у документов единая нумерация и хронология.

Образцы заполнения универсального передаточного документа (УПД)

Статус УПД. Применение УПД возможно для подтверждения расходов и для вычетов НДС. При этом поставщик может выбрать статус УПД:

  • Документ УПД со статусом 1 - счет-фактура и передаточный документ (акт). В этом случае поставщик составляет один документ. Им покупатель сможет подтвердить и расходы, и вычеты. Требовать отдельный счет-фактуру для вычетов не надо.
  • Документ со статусом 2 - только передаточный документ (акт). В этом случае дополнительно к первичке надо выставить счет-фактуру. Если продавец на спецрежиме и не платит НДС, то другие документы не нужны.

Перечень обязательных реквизитов зависит от статуса УПД.

Теперь рассмотрим, как заполнить УПД с разными статусами и приведем образцы заполнения.

Порядок заполнения УПД со статусом 1

Надо заполнить все реквизиты первички и счета-фактуры. Часть в жирной черной рамке надо заполнять так же, как и счет-фактуру. Тем более строки и графы похожие. Заполните все реквизиты кроме тех, которых нет. Например, по товарам российского производства в графах 10, 10а и 11 поставьте прочерки.

В строке 1 запишите номер документа и дату, когда вы его составили. По общему правилу счет-фактуру оформляют в течение пяти календарных дней с момента отгрузки. Но универсальный передаточный документ нужно выставить в день продажи, пятидневной отсрочки не будет. Нумеровать документ стоит в порядке нумерации счетов-фактур.

В строках 2-6 указываются реквизиты покупателя и продавца.

В строке 7 - код и наименование валюты. Безопаснее заполнить этот реквизит, иначе налоговики могут снять вычеты и расходы. Защищаться придется в суде.

В графах 1-11 запишите информацию о товаре. В этой части документа должны поставить подписи руководитель и главбух. Кроме них свою подпись вправе поставить сотрудники по доверенности. При этом изменять название строк "Руководитель организации или иное уполномоченное лицо" и "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" не надо.

В части документа за жирной рамкой - реквизиты первички. Их меньше, чем в обычной накладной по форме ТОРГ-12. Например, нет банковских реквизитов.

Строка 8 "Основание передачи и получения товаров (работ, услуг)" - обязательный реквизит. В этой строчке запишите номер и дату договора поставки или оказания услуг.

Строка 9 "Данные о транспортировке и грузе" – необязательный реквизит. В строке стоит записать реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов, которые подтверждают доставку.

Строка 10 "Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал" – обязательный реквизит. В строке должны быть должность, подпись и Ф.И.О. сотрудника, который отгрузил товар.

Строка 11 "Дата отгрузки, передачи (сдачи)" - необязательный реквизит. Но ФНС рекомендует заполнять эту строку. По общему правилу в ней надо записать дату фактической отгрузки. Если строку оставить пустой, то считается, что компания отгрузила товар в тот же день, когда составила документ. То есть день, указанный в строке 1.

Строка 12 - "Иные сведения об отгрузке, передаче" - эту строку заполнять не обязательно. При желании компания вправе вписать туда сертификаты соответствия, или другие документы, которые относятся к отгрузке.

Строка 13 "Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни" - обязательный реквизит. Но если один и тот же сотрудник отгружает товар и отвечает за оформление бумаг, то он вправе поставить подпись только в строке 10. Но компании все равно в этой строке надо записать его должность и Ф.И.О.

Строка 14 "Наименование экономического субъекта – составителя документа (в т.ч. комиссионера / агента)" - в строке запишите название компании, которая составила УПД. Если продавец не отказался от печати, то строку можно не заполнять, так как на оттиске есть необходимая информация.

Строки с 15 по 19 заполняет покупатель.

Строка 15 "Товар (груз) получил / услуги, результаты работ, права принял" - обязательный реквизит. В строке надо записать должность и Ф.И.О. сотрудника, который принимает товар, а работник должен расписаться.

Строка 16 - "Дата получения (приемки)» - необязательный реквизит. По общему правилу покупатель в этой строке должен поставить дату, когда он получил товар. Если строку оставить пустой, то считается, что товар получен в день составления документа. Но ФНС рекомендует ставить дату в любом случае.

Строка 17 "Иные сведения о получении, приемке" - необязательный реквизит. Например, в этой сроке покупатель может написать, что принял товар без претензий.

Строка 18 "Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» - обязательный реквизит. Если в строке 18 и 15 стоят одинаковые должность и фамилия, то сотрудник вправе расписаться один раз.

Строка 19 "Наименование экономического субъекта - составителя документа" - в строке надо записать название компании - покупателя. Если контрагент не отказался от печати, строку можно не заполнять.

Компания вправе добавлять в УПД новые строки, например, для банковских реквизитов (письмо ФНС России от 24.01.2014 № ЕД4-15/1121@).

Образец заполнения универсального передаточного документа. Статус 1

Универсальный передаточный документ

Порядок заполнения УПД со статусом 2

УПД можно использовать только как передаточный документ (акт). Для этого в поле "Статус"ставится 2. В таком случае необходимо заполнить только поля, которые имеют отношения к накладной (акту). То есть обязательные реквизиты первички. Потребуется заполнить часть строк, которые находятся в рамке, выделенной жирной чертой. Иначе вы не сможете учесть расходы.

Какие строки и графы надо заполнить в области, выделенной жирной чертой:

Строки: 1, 2, 2а, 2б, 6, 6а, 6б, 7.

Графы: 1, 2, 2а, 3, 4, 5,9. В остальных графах поставьте прочерки.

Остальная область документа относится к первичке, поэтому заполните все обязательные строки.

Образец заполнения универсального передаточного документа. Статус 2

Универсальный передаточный документ

Скачать образцы заполнения универсального передаточного документа можно по ссылке в конце статьи. 

Документ УПД регистрирует поставщик

По общему правилу счета-фактуры надо регистрировать в хронологическом порядке в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур по дате их выставления (п. 3 разд. 2 приложения 3 к постановлению № 1137). А в книге продаж - в том периоде, к которому относится дата отгрузки и приемки работ. Но как определить эти даты в новой форме универсального передаточного документа, зависит от вида операции (отгрузка товаров или выполнение работ).

Передача товара. Если отгрузка совпадает с датой передачи товара, то в журнале надо зарегистрировать универсальный документ на дату, которая записана в строке 1 (дата составления). Если компания выписала документ, но отгрузила товар позже, то в журнале надо регистрировать счет-фактуру по дате отгрузки - строка 11. При этом в графе 2 журнала надо поставить дату, когда компания отгрузила товар, а в графе 6 журнала - дату, когда составила документ.

В книге продаж надо зарегистрировать документ на дату отгрузки. Когда покупатель получил товар, не важно.

Выполнение работ. При передаче результатов работ моментом определения налоговой базы является дата их приемки заказчиком. А значит, в журнале надо зарегистрировать универсальный документ на дату, которая записана в строке 16 (дата приемки). При этом в графе 2 журнала надо поставить дату, когда заказчик принял работы, а в графе 6 - дату, когда компания составила документ.

В книге продаж надо зарегистрировать документ на дату приемки работ заказчиком (строка 16). Но если он принял работы позже, чем компания составила документ, то возможна ситуация, что в книгу продаж за текущий квартал попадет документ, датированный предыдущим кварталом. Это не ошибка. В графе 1 книги продаж надо записать именно дату составления универсального документа (строка 1).

Документ УПД регистрирует покупатель

По общему правилу покупатель регистрирует полученные счета-фактуры в части 2 журнала счетов-фактур в хронологическом порядке по дате получения (п. 10 разд. 2 приложения 3 к постановлению № 1137). Эту дату можно взять из строки 16 универсального документа. И перенести ее в графу 2 журнала, а в графу 6 записать дату составления документа (строка 1 документа).

В книге покупок покупатель регистрирует передаточный документ также на дату его получения, которая определяется датой в строке 16. Эту дату надо записать в графе 4 книги покупок. А датой и номером счета-фактуры в графе 1 книги будет дата универсального документа из строки 1.

Доходы и расходы в универсальном передаточном документе

Продавец признает доходы на дату реализации. Обычно это дата отгрузки. Ее можно взять из строки 1 УПД. А если право собственности по договору переходит на дату получения товара, то доходы надо учесть на дату, записанную в строке 16. Покупатель вправе признать расходы не ранее даты получения товара (строка 16).

Исправление универсального передаточного документа

Компании вправе исправить и первичку, и счета-фактуры. Универсальный передаточный документ не исключение. Если в нем есть какие-то ошибки, то компания вправе внести изменения в форму. Но порядок его исправления зависит от того, документ с каким статусом компания исправляет.

Документ УПД со статусом 1. Если в этом документе компания корректирует сведения, единые для накладной и счета-фактуры (например, наименование товара, стоимость, количество), то для исправления ошибки надо выставить новый документ с правильными данными. А в строке 1а поставить номер и дату исправления.

Документ со статусом 2. Это только первичка. В законе о бухучете нет четкого порядка, как исправлять ошибки. Сказано лишь, что исправление должно содержать дату и подписи сотрудников, которые составили документ, с их фамилиями и инициалами (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). То есть можно выставить как новый документ с верными реквизитами, так и исправить ошибку в двух экземплярах уже составленных документов. Для этого надо зачеркнуть неверные сведения, поставить правильные и заверить исправления подписью с расшифровкой.

Как корректировать стоимость и количество товара. При изменении стоимости или количества товара (например, за счет скидки) надо выставить обычный корректировочный счет-фактуру. Но в письме ФНС не сказано, как менять эти данные, если поставщик будет использовать универсальный передаточный документ. В нем есть только строка 1а для исправлений. На этот случай ФНС России разработала форму универсального корректировочного документа и дала рекомендации по его заполнению.

Если компания оформит УПД, а потом изменит стоимость товара, то надо составить обычный корректировочный счет-фактуру. А сам универсальный документ исправлять не надо. Изменение стоимости для списания расходов по налогу на прибыль можно подтвердить иными документами. Например, соглашением о скидке.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • УПД (универсальный передаточный документ). Статус 1.docx
  • УПД (универсальный передаточный документ). Статус 2.docx


Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Ваши инспекторы путают налоги в требованиях по камералкам?

  • Да, тогда мы не отвечаем 33.33%
  • Да, но мы все равно отвечаем 66.67%
  • Нет 0%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль