Табель учета рабочего времени на 2017 год

16376
Вести учет времени, проводимого сотрудниками на работе, обязаны все организации и предприниматели. Такой учет защищает права работодателя и работников. О том, как составить табель учета рабочего времени на 2017 год, читайте в этой статье.

Табель учета рабочего времени - один из основных кадровых документов. В нем фиксируются дни и часы работы, невыходы сотрудников в течение месяца.

По этим данным бухгалтерия рассчитывает и начисляет заработную плату. Налоговики сверяют по табелю сведения об отработанном времени с бухгалтерскими документами о выплатах зарплаты. Трудовые инспекторы проверяют по нему, соблюдала ли компания нормы рабочего времени и были ли другие нарушения трудового законодательства.

Также по сведениям из него составляют статистическую отчетность по форме П-4. А при споре о правомерности увольнения за прогул данные табеля могут использоваться в суде. 

Расскажем подробнее, какие формы табеля учета существует и какие необходимо применять, допускается ли предварительное его заполнение, а также как вносить исправления и как его хранить.

Как вести табель учета рабочего времени в 2017 году

Данный документ заполняется каждый рабочий день на протяжении месяца. Обычно это обязанность секретаря, сотрудника отдела кадров или бухгалтера. 

В небольших компаниях табель ведется в одном экземпляре. В организациях, имеющих подразделения, департаменты, у каждого подразделения свой документ учета времени.

Для ведения применяется два способа:

  • сплошной (фиксируются как отработанные часы, так и отсутствие работника);
  • по отклонениям (фиксируются опоздания, сверхурочные, ночная работа, неполные дни и часы).

В последний день месяца подсчитывается итоговое количество отработанных и пропущенных работником часов. Табель подписывает ответственный за учет кадров сотрудник, а также руководитель подразделения. После документ передают в бухгалтерию. В небольших организациях путь короче: сотрудник, ведущий табель, подписывает его и приносит в бухгалтерию.

Статьи по теме:

Формы табеля учета рабочего времени и их заполнение

Организации применяют две унифицированные формы табеля учета рабочего времени в 2017 году: Т-12 и Т-13. Обе они утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и имеют рекомендательный характер. Это значит, что организация может разработать собственные бланки. При этом в них обязательно должны содержаться реквизиты, указанные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.02.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Форма Т-12. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Excel 1 Бланк Т-12 

Страница первая формы табеля

Учет рабочего времени в форме табеля

Расчет с персоналом в форме табеля

Форма Т-13. Табель учета рабочего времени

Excel 2 Бланк Т-13

Титульная страница табеля Т-13

Оборотная сторона формы табеля Т-13

Особенности заполнения форм Т-12 и Т-13

Форма Т-12 применяется при учете вручную. Форма Т-13 используется при пропускном учете (турникеты, фиксирующие время прихода и ухода сотрудников).

Количество отработанных и пропущенных каждым работником часов за месяц записывается в двух строках граф 4, 6 формы Т-12. В форме Т-13 первая половина месяца записывается в двух строках графы 4, вторая половина - в двух строках граф 15 и 16.

Коды и условные обозначения содержатся в верхней строке граф 4, 6 форм Т-12 и Т-13. Они одинаковы для обеих форм. В нижней строке граф 4, 6 ставятся соответствующие каждому коду затраты времени.

Количество отработанных дней за месяц пишется в верхних строках граф 5 и 7 формы Т-12, а в нижних строках - количество отработанных часов.

Столбцы с 8 по 17 заполняются в конце месяца. При этом итоговая цифра в столбце 8 выводится из суммы значений верхних ячеек столбцов 5 и 7, а итоговая цифра в столбце 9 - из суммы значений нижних ячеек этих же столбцов.

Дни невыходов на работу в общее число отработанных не включаются.

Общее количество дней и часов указывается в столбцах 14, 16.

В столбец 15 вносится код причины отсутствия на работе.

В столбце 17 подсчитывается общее количество выходных и праздничных дней по каждому работнику.

Некоторые сведения постоянного характера можно вносить заранее. Так, неизменными являются:

  • порядковый номер;
  • фамилия, имя, отчество сотрудника;
  • специальность и профессия;
  • данные о структурных подразделениях.

Допускается увеличение граф, если появляются новые параметры учета. Бланки табеля можно изготавливать компьютерным, печатным, копировальным и другими способами.

Отметки о пропусках, сокращенном и неполном рабочем дне, сверхурочной работе и другие вносятся только на основании установленных законодательно документов (приказов об установлении неполного времени, согласии на сверхурочную занятость, заявлений на отпуск за свой счет, больничных листов, предупреждений о предстоящем простое и т.д).

Дополнительный раздел 2 "Расчет с персоналом по оплате труда" заполняет бухгалтерия. Если в организации установлен раздельный учет расчетов с сотрудниками, этот раздел не заполняется.

Как вести суммированный учет рабочего времени в 2017 году

Суммированный учет ведется, если организация из-за специфики своей деятельности не может соблюдать нормальную ежедневную или еженедельную продолжительность работы, установленную как для обычных работников, так и для тех, кто трудится с вредными или опасными условиями труда, а также других категорий работников (ст. 104 ТК РФ). Продолжительность рабочего времени при суммированном учете определяется за учетный период.

Какие предприятия ведут суммированный учет:

  • работающие круглосуточно или по сменному графику;
  • с гибким режимом для ряда сотрудников;
  • при вахтовом методе работы;
  • для некоторых категорий работников такой учет установлен приказами и распоряжениями вышестоящих органов исполнительной власти (например, водителям автомобилей - на основании пункта 8 Приказа Минтранса России от 20.08.2004 № 15).

Учетный период. Это основной показатель при суммированном учете. Он может составлять месяц, три месяца (квартал), год. При работах с вредными или опасными условиями учетный период составляет три месяца. Его можно продлить до года, если для этого существуют основания сезонного или технологического характера.

Время, когда сотрудник не выполнял обязанностей на законных основаниях (нахождение в ежегодном оплачиваемом или учебном отпуске, болезнь, отпуск без сохранения заработной платы, выполнение государственных и общественных обязанностей и т.д.), исключается из учетного периода. При этом норма рабочего времени уменьшается на количество часов отсутствия (письмо Роструда от 01.03.2010 № 550-6-1).

Норма рабочего времени. Выводится исходя из еженедельной нормальной продолжительности рабочего времени: 40 часов - при обычных условиях труда, 36 часов - при работах с вредными или опасными условиями. За ее несоблюдение организацию могут оштрафовать на сумму от 30 до 50 тыс. рублей.

Получить норму можно, зная продолжительность рабочего дня и количество дней в месяце, квартале, полугодии, за год. Смотрите таблицу с нормами рабочего времени на 2017 год.

Как правильно оформить. Издается приказ руководителя организации. Одновременно назначается ответственный сотрудник, который будет осуществлять суммированный учет. Приказ доводится до сотрудников под расписку. Новая форма учета рабочего времени согласовывается с профсоюзным органом. Чтобы иметь возможность увеличить учетный период, ее нужно прописать в коллективном договоре.

График работ и график смен. Суммированный учет предполагает обязательное введение графика работ или графика смен. Важно не путать эти понятия.

График смен используется при сменном режиме работы, когда одну и ту же работу выполняют несколько работников. Сменная занятость применяется, если по особенностям производства рабочий день превышает 8-часовой, а также для более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемых товаров или оказываемых услуг (ст.103 ТК РФ).

С графиком смен работников знакомят не позднее, чем за месяц до его введения. Относительно графика работ срок ознакомления законодательно не определен. Поэтому его целесообразно установить во внутреннем документе организации.

Коды и обозначения для табеля учета рабочего времени

В табеле применяются буквенные и цифровые обозначения. Найти их можно на титульном листе формы Т-12 (см. таблицу ниже).

Буквенное/ цифровое обозначение Что означает
Я, 01 Явка, рабочий день отработан
Н,02 Работа в ночное время
РВ,03 Работа в выходные и праздничные дни
С,04 Сверхурочная работа
В, 05 Вахтовый метод 
К,06 Командировка
ПК, 07 Повышение квалификации с отрывом от работы
ПМ, 08 Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности
ОТ, 09 Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
Я, 01 Отзыв из отпуска
ОД, 10 Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск
У, 11 Учебный отпуск с сохранением среднего заработка
УВ, 12 Сокращенная продолжительность рабочего времени обучающимся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы
УД,13 Дополнительный учебный отпуск без сохранения заработной платы
Р, 14 Отпуск по беременности и родам, а также в связи с усыновлением новорожденного ребенка
ОЖ, 15 Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трех лет
ДО, 16 Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный с согласия работодателя
ОЗ,17 Отпуск без сохранения заработной платы в предусмотренных ТК РФ случаях
ДБ, 18 Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы
Б, 19 Временная нетрудоспособность
Т, 20 Временная нетрудоспособность без назначения пособия
ЛЧ, 21 Сокращенное рабочее время
ПВ, 22 Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от нее незаконным и восстановления на работе
Г, 23 Время невыхода на работу в связи с исполнением государственных или общественных обязанностей
ПР, 24 Прогулы без уважительных причин
НС, 25 Неполная продолжительность рабочего времени по инициативе работодателя
В, 26 Выходные и нерабочие праздничные дни
ОВ, 27 Дополнительные оплачиваемые выходные дни
НВ, 28 Неоплачиваемые дополнительные выходные дни
ЗБ, 29 Забастовка в порядке, предусмотренном законодательством
НН, 30 Неявки по невыясненным причинам
РП, 31 Простой по вине работодателя
НП, 32 Простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника
ВП, 33 Простой по вине работника
НО, 34 Отстранение от работы с оплатой в соответствии с законодательством
НБ, 35 Отстранение от работы без начисления заработной платы
НЗ, 36 Приостановка работы при задержке выплаты заработной платы

Внесение изменений в табель учета рабочего времени в 2017 году

Иногда при ведении документа допускаются ошибки: вместо больничного указан пропуск по невыясненным причинам, праздничные дни отмечены как рабочие, не внесены или неверно написаны фамилия, имя или отчество сотрудника. В таких случаях необходимо внести изменения. Есть два способа.

Способ 1. Оформляется корректирующий бланк по форме Т-12 или Т-13 и подается в бухгалтерию вместе с сопроводительной запиской руководителя отдела кадров. В записке необходимо указать причины и содержание внесенных изменений.

Способ 2. В исходном табеле зачеркиваются одной чертой неверные данные (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105). Наверху вносится правильная информация, на свободном месте - удостоверяющая надпись: "По инженеру Петрову таб. № 1 исправлено за 5,6,7 сентября 2016 года код "НН" на код "К" на основании приказа о направлении в командировку и командировочного удостоверения верно. Руководитель отдела кадров Сидоров А.Б., подпись, дата внесения записи".

Как заполнять в различных ситуациях

Сотрудник отработал неполный день. Работающая мама отпросилась на два часа раньше окончания рабочего дня, чтобы отвести ребенка в поликлинику. Руководитель дал согласие. В верхней графе ставится код "Я" или "01". В нижней ставится фактическая продолжительность рабочего времени - "6". Неотработанные часы вносить не нужно.

Сотрудник заболел. В верхней части бланка ставится обозначение "Б" или "19". В нижней части ничего не указывается. Обязательно наличие подтверждающего документа - больничного листа за все дни, когда сотрудника не было на работе.

Сотрудника привлекли к работе в праздничный день. Ставим в верхней части "РВ". Если сотрудник впоследствии берет полагающийся ему дополнительный день отдыха, ставится код "ОВ".

Сотрудник взял отгул. Если сотрудник предупредил об отгуле, в верхней части ставится код "НВ" или "28". В нижней части ничего не указывается. Если причина отсутствия неизвестна, ставится "НН" или "30". Когда причина будет выяснена и окажется уважительной, код "НН" нужно будет зачеркнуть и поставить вместо него один из кодов: "Б", "У", "Г" и т.д. Нижняя часть не заполняется.

Сотрудник уехал в командировку. В верхней части ставится "К" или "06". В день выхода сотрудника на работу ставится код "Я" или "01".

Образцы заполнения табеля вы найдете в приложении к статье (доступно по ссылке в конце статьи).

Образец табеля учета рабочего времени в 2017 году

Excel 3 Образец заполнения формы Т-12

Excel 4 Образец заполнения формы Т-13 

Образец заполнения формы табеля

Сроки хранения табеля и ответственность за неправильное ведение

Документ должен храниться в бухгалтерии не менее 5 лет, поскольку является первичным учетным документом на оплату труда. Если в документе содержатся сведения о сотрудниках, занятых на опасных и вредных работах, хранить его нужно в течение 75 лет (п. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Руководитель предприятия может быть оштрафован на сумму от 1000 до 5000 рублей, предприятие - на сумму от 30 до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП).

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




Вас заинтересует

© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль