Акт об использовании в работе личного имущества

595
Акт необходим, чтобы экономически обосновать размер компенсации, выплачиваемой сотруднику за использование в работе личного имущества. Когда компания по условиям соглашения также возмещает сотруднику расходы, связанные с содержанием имущества, которое используется в служебных целях, акт понадобится, чтобы подтвердить сумму таких расходов.

Как документ влияет на налоги

Налоговые инспекторы при проверке могут затребовать этот документ с тем, чтобы убедиться в обоснованности расходов на выплату компенсации. Ведь компания обязана выплачивать сотруднику компенсацию только за те дни, когда имущество фактически использовалось в служебных целях (ст. 188 ТК РФ, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 03.12.09 № 03-04- 06-02/87).

Если компания возмещает сотруднику еще и расходы, связанные с содержанием имущества, то к акту нужно приложить копии документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы и их связь с производственной деятельностью компании. В случае с автомобилем это, например, могут быть путевые листы с указанием маршрута поездки и расчетом суммы израсходованного топлива, чеки АЗС и др. Без этих документов компании будет проблематично доказать проверяющим, что сотрудник действительно использовал автомобиль в интересах компании. Значит, есть риск, что инспекторы исключат компенсацию из расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль, а также увеличат на ее сумму доходы, облагаемые НДФЛ. А специалисты фондов доначислят страховые взносы (письма Минфина России от 24.03.10 № 03-04-06/647, Минздравсоцразвития России от 12.03.10 № 550-19). Тогда доказывать свою правоту компании понадобится в суде (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 24.06.09 № КА-А40/4219-09).

В каком виде составляется

Унифицированной формы акта нет, поэтому составить его можно в произвольной форме на фирменном бланке компании.

Что обязательно должно быть в документе

В акте нужно привести расчет количества дней, в течение которых имущество работника использовалось в интересах компании, и, соответственно – окончательной суммы компенсации и возмещения расходов. В каких числах составлять такой акт – в конце месяца или в начале месяца, следующего за отчетным месяцем, стороны решают самостоятельно, как правило, дату устанавливают в соглашении о выплате компенсации (см. стр. 123).

При использовании в служебных целях личного телефона безопаснее приложить к акту детализированный отчет оператора сотовой связи, выписанный на сотрудника. В отчете должны быть указаны телефонные номера, на которые производились звонки, и стоимость каждого разговора. Если в отчет помимо служебных переговоров попали звонки личного характера, то их сотруднику лучше сразу выделить, например маркером. И привести в конце отчета пояснения и сумму, которая относится к служебным звонкам (подробнее об этом см. раздел «Сотруднику компенсируют расходы на телефон» на стр. 152).

 

Общество с ограниченной  ответственностью
«Компания»

 

АКТ № 16/С-6

 

г. Москва                                                                                                       29 февраля 2012 г.

 

об использовании в работе личного имущества

Общество с ограниченной ответственностью «Компания» в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и Михайлов Михаил Максимович, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны составили и подписали настоящий акт о нижеследующем.

1. За использование в работе личного автомобиля Работнику на основании соглашения от 01.02.2012 № 1, которое является приложением к трудовому договору от 22.09.06 № 6-ТД, положена компенсация в размере 200 руб. за каждый рабочий день, а также возмещение эксплуатационных расходов в размере фактических затрат.

2. В течение февраля 2012 года автомобиль использовался Работником в служебных целях 11 рабочих дней.

3. Размер компенсации за февраль составляет 2200 руб. (200 руб. × 11 раб. дн.).

4. Размер возмещаемых эксплуатационных расходов за февраль составляет 3000 руб. (см. копии путевых листов и чеков АЗС).

5. Эксплуатационные расходы и компенсация должны быть возмещены Работнику одновременно с выплатой зарплаты за февраль, то есть не позднее 5 марта 2012 года.

6. Акт составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

Приложение: копии путевых листов и чеков АЗС, подтверждающих расходы на 10 листах в 1 экз.

 

Подписи сторон:

 

Работодатель:

ООО «Компания», г. Москва,

ул. Басманная, д. 25,

ИНН 7701025478, КПП 770101001,

ОГРН 1045012461022,

р/с № 40702810021400000012

в АКБ «КомБанк», БИК 044501001

 

Генеральный директор
_________________________ Иванов И.И.

29 февраля 2012 года

 

М. П.

Работник:

Михайлов Михаил Максимович,

паспорт: серия 4101 № 148901,

выдан ОВД «Царицыно» г. Москвы 15.05.2008

код подразделения 772-055,

адрес проживания: г. Москва,

Пролетарский проспект, д. 1, кв. 105

 

 

_________________________  Михайлов М.М.

 

29 февраля 2012 года

 

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль