Положение о разъездном характере работ

3961
Положение о разъездном характере работ утверждают как в управленческих целях, так и для целей налогового учета, чтобы убедить инспекторов в обоснованности учета затрат на компенсацию сотрудникам «разъездных» расходов.

Конечно, если сотрудники время от времени или даже регулярно по делам компании куда-то ездят, это еще не означает, что необходимо такое Положение. К примеру, в компании имеется один курьер, которому каждый месяц оплачивают проездной. Ради него одного прописывать разъездной характер работ, конечно, смысла нет. Или бухгалтер несколько раз в месяц ездит в банк и ему оплачивают такси или другой транспорт. Возмещение расходов в таких случаях можно подтвердить другими документами – приказом, авансовым отчетом, журналом учета проездных и другими документами. Если сотрудники лишь изредка ездят в служебные поездки в другой город, то это оформляется как командировка.

Но если у компании есть несколько сотрудников, которые постоянно находятся в разъездах, причем им оплачивается не просто проездной на месяц, но и стоимость билетов на различные виды транспорта, расходы на проживание, питание и т. п., имеет смысл оформить Положение о разъездном характере работ. Тогда у инспекторов будет меньше вопросов к этой статье расходов. Кроме того, при поездках работников, для которых установлен разъездной характер работ, не надо будет каждый раз оформлять командировочное удостоверение. Служебное задание тоже не будет обязательным документом, хотя его можно составлять в управленческих целях, по желанию руководства компании. Кстати, за время работы в разъездах выплачивается зарплата, а не средний заработок как в период нахождения в командировке, так что расчеты Положение о разъездном характере работ тоже упростит.

Трудовое законодательство не содержит определений разъездного характера работ и работы в пути. Поэтому компания вправе самостоятельно определить и утвердить приказом перечень должностей с таким характером работы. К примеру, это могут быть сотрудники, которые в течение рабочего дня перемещаются между разными населенными пунктами или даже в пределах одного города (торговые представители, курьеры, водители и т. д.). То, что работа сотрудников имеет разъездной характер, должно следовать из их должностных инструкций. В ней может быть сказано, например, что работа сотрудника включает частые переговоры с клиентами, контрагентами, что предполагает постоянные деловые разъезды.

К работе, осуществляемой в пути, относится работа, выполняемая при движении транспортного средства. К работникам «в пути» относятся, например, экспедиторы, проводники, стюардессы.

Отметим, что разъездной характер работы командировкой не является. Поэтому на каждую поездку не нужно оформлять сотруднику командировочное удостоверение и служебное задание.

Как документ влияет на налоги

Тем сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, законодательство обязывает возмещать расходы, связанные со служебными поездками, в том числе на оплату проезда, проживания, суточных и иных расходов (ст. 168.1 ТК РФ). В свою очередь условие о разъездном характере работ должно быть включено в должностную инструкцию сотрудника, а его должность – в перечень должностей с разъездной работой.

Расходы на компенсацию сотрудникам, работа которых связана с постоянными разъездами, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Причем, в отличие от суточных, их не нужно нормировать (письмо Минфина России от 07.06.11 № 03-04-06/6-131). Также компенсация за разъездной характер работы освобождена от страховых взносов и взносов на травматизм (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ, письмо ФСС РФ от 02.04.10 № 02-03-16/08-526П).

Принципиально важно, чтобы из документов следовало, что речь идет именно о компенсации расходов, а не надбавке к заработной плате. Поэтому размер возмещаемых расходов опасно устанавливать в твердой сумме или в процентах от зарплаты. Иначе есть риск, что проверяющие из фондов потребуют заплатить с такой выплаты страховые взносы, а налоговики могут доначислить НДФЛ (письма Минздравсоцразвития России от 26.05.10 № 1343-19, Минфина России от 17.07.07 № 03-04-06-01/248). Надбавка к зарплате представляет собой не компенсацию, а повышенную оплату труда. А значит, пункт 3 статьи 217 НК РФ на нее не распространяется.

Конечно, компании ничто не мешает установить такую надбавку – за разъездной характер – дополнительно (сверх возмещаемых расходов), но с нее придется платить все «зарплатные» налоги.

А вот по какой статье затрат списывать компенсацию за разъездной характер работ в налоговом учете, из НК РФ не ясно. С точки зрения трудового законодательства она не входит в систему оплаты труда (ст. 164, 168.1 ТК РФ). В связи с этим логичнее относить эту выплату к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Так считают и чиновники, и налоговики (письма ФНС России от 06.08.10 № ШС-37-3/8488, Минфина России от 14.06.11 № 03-03- 06/1/341). Именно основываясь на этом, они запрещают компаниям на «упрощенке» учитывать данную компенсацию при расчете налога (письма Минфина России от 01.04.10 № 03-03-06/1/211, ФНС России от 04.04.11 № КЕ-4-3/5226).

Вместе с тем компенсационные начисления поименованы в НК РФ и в перечне расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). И раньше чиновники советовали списывать компенсацию за разъездной характер работ именно по этому основанию (письмо Минфина России от 07.05.08 № 03-03- 06/1/302).

Когда НК РФ позволяет отнести затраты одновременно к нескольким группам, компания вправе выбрать любой из вариантов (п. 4 ст. 252 НК РФ). Но учитывая последние разъяснения чиновников, безопаснее списывать компенсацию за разъездной характер работ в прочих расходах.

В каком виде составляется

Положение о разъездном характере работ является внутренним документом компании. Унифицированного бланка для него нет, и его можно составить в произвольной форме. Причем вместе с Положением можно тем же приказом утвердить и Перечень работ, профессий и должностей сотрудников с разъездным характером работы. Конечно, этот перечень компания вправе установить в коллективном договоре (ст. 168.1 ТК РФ). Но если утвердить его приказом, в дальнейшем будет проще внести те или иные изменения.

Что обязательно должно быть в документе

Перечень должностей сотрудников с разъездным характером работы, а также положение, в котором закрепляется размер и порядок компенсации расходов, утверждают приказом. В нем прописывается размер компенсаций, порядок выдачи, а также порядок, в котором сотрудники отчитываются за полученные деньги.

Подчеркнем еще раз: разовые поездки сотрудников к разъездному характеру работы не имеют никакого отношения, поэтому сотрудников, которым только в исключительных случаях приходится ехать куда-то по рабочим делам, включать в перечень не нужно. Поездки в другие населенные пункты, каждая из которых осуществляется по отдельному распоряжению руководителя, правильнее рассматривать как служебные командировки.

Положение о разъездном характере работ

Положение о разъездном характере работ

Положение о разъездном характере работ

Положение о разъездном характере работ

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль