Годовая подписка за 1672 руб/мес. | 8(800)550-07-98
Газета

6-НДФЛ: как заполнить, форма

6-НДФЛ - ежеквартальная отчетность работодателей об исчисленных и удержанных суммах налога на доходы физлиц. Форма 6-НДФЛ введена Федеральным законом от 02.05.2015 № 113-ФЗ.

Форму должны сдавать в налоговую все работодатели: компании и индивидуальные предприниматели, у которых есть работники. Она не отменяет сдачу справок по доходам. В 6-НДФЛ показывают начисленный и удержанный налог в целом, в 2-НДФЛ - налог по каждому сотруднику.

Все о том, как заполнить форму 6-НДФЛ, в этом материале.

Форма 6-НДФЛ

Бланк отчета по форме 6-НДФЛ утвержден приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11-450@.

excel Форма 6-НДФЛ

Форма расчета принципиально не отличается от налоговых деклараций. Состоит из титульного листа и двух разделов, в которых отражают общую сумму налога и ее расчет, а также вычеты, суммы доходов с датами выплаты и суммы удержанного налога.

В расчете конкретной компании может оказаться больше двух листов, например, если доходы сотрудников облагаются по разным ставкам (есть резиденты и нерезиденты). Или, если компании не хватает строк для заполнения доходов с датами выплаты, надо заполнить несколько разделов с расчетом налога либо с выплаченными доходами.

Форма 6-НДФЛ: образец

Титульный лист формы

Страница 2

Обратите внимание!

С отчетности за 2017 год вводится новая форма расчета 6-НДФЛ. Проект с поправками, который подготовила ФНС, опубликован на regulation.gov.ru.

Согласно изменениям в приказ ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, скорректированы титульный лист формы 6-НДФЛ, штрих-коды, порядок заполнения и представления расчета, а также формат. О том, что изменится в форме, читайте в статье Новая форма 6-НДФЛ с 2018 года.

Форму 6-НДФЛ сдают в налоговую инспекцию по месту учета организации или ИП (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если у компании есть обособленные подразделения, то отчет надо предтставить сразу в несколько инспекций.

В 6-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту нахождения компании включают доходы и налоги работников головного офиса. А выплаты сотрудникам подразделений указывают в отдельных расчетах (абз. 4 п. 2 ст. 230 НК РФ).

Если кто-то трудится в подразделении и в головном офисе, доходы и налоги в разных расчетах указывают в зависимости от отработанного времени (письма Минфина России от 29.03.2010 № 03-04-06/55 и ФНС России от 14.10.2010 № ШС-37-3/13344).

Если компания выслала расчет в инспекцию головного офиса вместо филиала, надо отправить исходный отчет в филиал. Правда, инспекторы могут оштрафовать за несдачу расчета. Тогда стоит пояснить, что все сведения о работниках филиала включены в 6-НДФЛ по головному офису. А значит, отчетность сдана, пусть и в другую инспекцию.

Если, например, два офиса компании обслуживает одна инспекция, но у них разные ОКТМО, сдать 6-НДФЛ надо за каждое подразделение. Это правило действует, даже если компания и подразделение состоят на учете в одной инспекции. Если компания составит один расчет, то за несдачу второго инспекторы оштрафуют минимум на 1000 рублей (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).

Штраф отменить в суде не получится, судьи поддерживают налоговиков (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 03.06.2016 № Ф03-2355/2016).

Подробный порядок заполнения 6-НДФЛ смотрите ниже.

Как заполнить 6-НДФЛ

Порядок заполнения и представления расчета утвержден приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ (приложение 2 ).

Заполнение 6-НДФЛ вызывает некоторые сложности, ведь составлять отчет нужно в целом по организации нарастающим итогом с начала года. Поэтому возможны ошибки и неточности. Расскажем далее, что и как отразить в каждом разделе расчета

Заполнение раздела 1 6-НДФЛ

Общую сумму доходов, исчисленный и удержанный налог надо отразить в строках 020-040, 070 раздела 1. Если доход облагался по разным ставкам (например, 13 и 30%), то по каждой нужно заполнить отдельные строки 010-040 раздела 1.

В следующих строках показывают:

  • 030 - сумму вычетов, облагаемых по ставке 13%, кроме дивидендов (п. 1 ст. 224, п. 3 ст. 210 НК РФ).
  • 060 - число физлиц, которым был выплачен доход. Если сотрудник в течение квартала подрабатывал подрячиком либо уволился, но потом вернулся назад, его считают только один раз.

Форму надо сдавать, даже если она нулевая. В этом случае в первой графе, отведенной для зарплаты или налога, надо ставить ноль, а во всех остальных клеточках - прочерки.

Заполнение раздела 2 6-НДФЛ

В разделе 2 отчета 6-НДФЛ следует распределить все доходы по датам:

  • дата фактического получения;
  • дата удержания НДФЛ;
  • срок перечисления налога.

Зарплата. Датой фактического получения зарплаты признается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому в строке 100 нужно записать 31-е (30-е) число, даже если этот день выпал на выходной. На порядок удержания эта дата не влияет. Удержать налог надо при фактической выдаче денег, а перечислить - на следующий день (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Отпускные и больничные. Если работник получит отпускные в 2017 году, то в строках 100 и 110 дата получения дохода будет одинаковой - дата выплаты денег. А вот срок перечисления в 120 будет отличаться. Перечислить НДФЛ с отпускных нужно в последний день месяца, в котором компания их выдала (п. 6 ст. 226 НК РФ). Если этот день попадает на выходной, то срок переносится на первый рабочий день.

Общие правила заполнения 6-НДФЛ

Далее рассмотрим, как правильно заполнить 6-НДФЛ в отдельных ситуациях, например, как отражать премии, пособия, доходы в натуральной форме.

Как отразить в 6-НФДЛ доход в натуральной форме. Налог, который компания не смогла удержать, надо показать в строке 080 6-НДФЛ. Это правило действует, если до конца года компания не будет платить физлицу деньги.

Раньше ФНС считала, что в 110 и 120 надо отражать фактические даты, даже если компания не смогла удержать НДФЛ (письмо от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@). Но формат 6-НДФЛ не позволял записать нули в строках 100-120. Программу налоговики доработали только во втором квартале (письмо ФНС России от 25.04.2016 № 11-2-06/0333@). Если компания раньше ставила фактические даты, это не ошибка. Уточнять отчетность не требуется.

Какую сумму отразить в строке 030 6-НДФЛ. Здесь надо указать вычеты, которые предоставлены сотруднику в отчетном периоде. Например, вычеты на детей, покупку имущества, оплату обучения и лечения. Если компания выдала материальную помощь свыше 4000 рублей, то в строке 030 надо указать необлагаемый лимит 4000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ). В 110 и 120 поставить "00.00.0000". Так считает и ФНС (письмо от 20.06.2016 № БС-4-11/10956@).

Как заполнить строки 070 и 080, если компания выдала зарплату в одном месяце, а выдала в другом. ФНС не раз разъясняла, что в строке 070 надо поставить 0, если компания начислила зарплату в одном месяце, а выдала в другом (письмо от 01.07.2016 № БС-4-11/11886@). Некоторые компании восприняли разъяснения буквально и в расчетах за прошлые периоды ставили нули в строке 070, хотя и удерживали налог. Это ошибка, поэтому надо уточнить расчет. Иначе налоговики оштрафуют за недостоверные сведения на 500 рублей (ст. 126.1 НК РФ).

Как отразить премию сотруднику к юбилею.Бонус к празднику - это не оплата труда, поэтому в строке 100 надо записать день, когда выдали премию, а не последний день месяца.

ФНС считает, что любую премию в строках 100-140 надо отражать отдельно от зарплаты (письмо от 08.06.2016 № БС-4-11/10169@). Но это спорно. Премия, которая зависит от результатов работы, относится к оплате труда (ст. 129 ТК РФ). Дата получения дохода в виде оплаты труда -последний день месяца. Так считают судьи (определение ВС РФ от 16.04.2015 № 307-КГ15-2718). Значит, компания вправе записать зарплату и премию в одном блоке строк 100-140.

Как отразить пособия в расчете 6-НДФЛ. Если, например, за 3 квартал пособия начислены в сентябре, а выданы в октябре, надо показать пособия в строке 020 за тот период, в котором выданы деньги. Дата такого дохода - день выплаты. Поэтому доходы и исчисленный НДФЛ следует отразить в строках 020 и 040 расчета за год.

ФНС раньше поясняла, что в строке 020 надо показывать начисленные пособия (письмо от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@). Но это неверно. Если компания так делала, то надо уточнить расчеты за прошлые периоды.

Как заполнить расчет, если зарплата, больничный и доплата до среднего заработка на период болезни выданы в один день. Зарплату, пособия и доплату отразите в отдельных строках 100-140. Например, если компания начисляла три выплаты в августе, а выдала 15 сентября, то заполните раздел 2 так.

Зарплата в строках:

  • 100 - 31.08.16;
  • 110 - 15.09.16;
  • 120 - 16.09.16.

Пособия:

  • 100 - 15.09.16;
  • 110 - 15.09.16;
  • 120 - 30.09.16.

Доплата:

  • 100 - 15.09.16;
  • 110 - 15.09.16;
  • 120 - 16.09.16.

Доплата до среднего заработка - это не зарплата, поэтому дата получения дохода - день выплаты. В то же время это и не пособие, поэтому удержать НДФЛ надо не в последний день месяца, а в день, следующий за датой выплаты. То есть у трех выплат будут совпадать только дата удержания НДФЛ в строке 110. А даты получения дохода и сроки оплаты НДФЛ разные.

Ниже приведем наглядный образец заполнения расчета.

Читайте также:

Частые ошибки при заполнении 6-НДФЛ

В строке 020 отражены доходы, которые еще не получены. Компании ошибаются из-за разъяснений ФНС. Налоговики сделали вывод, что в строке 020 надо показать начисленные пособия (письмо от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@). Но это неверно.

В 020 попадают только те доходы, которые «физики» фактически получили. То есть те вознаграждения, по которым в отчетном периоде наступила дата получения дохода из статьи 223 НК РФ. Например, для зарплаты, материальной выгоды, сверхлимитных суточных дата получения дохода - последний день месяца. А вот для пособий и отпускных дата дохода - день выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Если компания будет следовать рекомендациям налоговиков, строка 020 расчета за год не совпадет с доходами в справке 2-НДФЛ (письмо ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@). Ведь в справках компания показывает только выданные пособия (письмо ФНС России от 24.10.2013 № БС-4-11/19079).

Лишние доходы в 020 - это недостоверные сведения, поэтому нужна уточненка.

Необлагаемые выплаты записаны как доходы и вычет в 020 и 030. В строке 030 помимо стандартных, социальных и имущественных вычетов нужно писать часть доходов, которые не облагаются НДФЛ. Например, 4000 рублей, если компания выдала материальную помощь выше этой суммы. Коллеги запутались, поэтому отражали в 020 выплаты, которые полностью освобождены от НДФЛ, и одновременно ставили их в 030. Например, детские пособия.

По итогам года инспекторы сравнят строку 020 с доходами в 2-НДФЛ. В справках не отражаются детские пособия, поэтому отчеты не совпадут. Хотя компания не занизила налог, стоит подать уточненку 6-НДФЛ. Так же считают опрошенные налоговики.

В строке 070 показан НДФЛ с переходящих доходов. Раньше налоговики разъясняли, что в 070 нужно записать НДФЛ с переходящих выплат, если организация удержала налог после окончания квартала, но до составления отчетности. Компании следовали этим рекомендациям. Но потом ФНС решила, что в строке 070 надо заполнять НДФЛ, который компания удержала на отчетную дату (письмо от 16.05.2016 № БС-4-11/8609).

Если в 070 записан налог с зарплаты июня, которая выдана в июле, инспекторы считают это ошибкой. Поэтому безопаснее подать уточненку 6-НДФЛ.

В строке 100 указана дата, когда сотрудник не получал доход. Коллеги жаловались, что бухгалтерские программы всегда ставили в строку 100 день фактической выдачи денег. Хотя в нее нужно записать дату получения дохода по кодексу. Если указаны не те даты, нужна уточненка 6-НДФЛ.

Например, дата получения дохода по зарплате - всегда последний день месяца. А если работник увольняется, то последний рабочий день месяца, за который компания начислила зарплату (п. 2 ст. 223 НК РФ). День, когда работник получил деньги, значения не имеет.

В строке 120 указана дата платежки по налогу, а не срок по НК РФ. Ошибка возникает у компаний, которые задерживают налог. Они специально ставят дату перечисления, чтобы налоговики не насчитали пени и штрафы.

Инспекторы легко обнаружат недочет. Есть всего два варианта, как заполнить строку 120. Здесь заполняют крайний срок перечисления НДФЛ. По зарплате это день, следующий за выплатой, а по отпускным и пособиям - последний день месяца. Дата может быть позже лишь в одном случае - если срок попадает на выходной. Тогда он переносится на ближайший рабочий день. В остальных случаях следует подготовить утоненку.

Порядок заполнения 6-НДФЛ на примере

В разделе 1 6-НДФЛ надо отразить выплаты физлицам, начисленные за отчетный период, вычеты и НДФЛ. В разделе 2 - зарплату и другие выплаты работникам.

ДокументПример заполнения 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ

Рассмотрим также три самых частых вопроса, которые возникают в ходе камеральной проверки расчета 6-НДФЛ.

Вычеты в 030 раздела 1 больше доходов в строке 020. Вычеты в строке 030 не должны превышать доход (письмо ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@). Если компания записала больше, это ошибка. Из-за такого недочета компания могла неверно посчитать налог в строке 040. Поэтому следует подать уточненку, а в пояснениях написать, по какой причине произошла ошибка.

Оплаченный налог в карточке меньше удержанного в 6-НДФЛ. Инспекторы сверят, чтобы удержанный налог в строке 070 расчета был не больше фактически перечисленного налога за год. Перечисленный НДФЛ налоговики возьмут из карточки расчетов с бюджетом. Соотношение может не выполняться по двум причинам:

  1. налог уплачен не вовремя;
  2. завышена сумма удержанного налога в отчете.

В любом случае налоговики запросят пояснения. Если в расчете ошибка, уточните его.

В уточненке изменены даты и суммы. Инспекторы сверят не только показатели в первичном расчете, но потребуют пояснить, почему изменились даты или суммы в уточненном. Например, если изменены даты перечисления НДФЛ в 120 или удержанный налог в 070.

В пояснениях надо указать, в связи с чем исправлены показатели. Например, по ошибке в строке 120 записан выходной, а не рабочий день, а в 070 неверно заполнен налог, который фактически не удержан.

6-НДФЛ: налоговый период

Отчетные периоды для 6-НДФЛ - это 1 квартал, полугодие, 9 месяцев. Налоговй период для 6-НДФЛ - год.

Для каждого периода установлены коды (см. таблицу ниже). Указать соответствующий код надо на титульном листе отчета.

Период сдачи Общие коды периода в 6-НДФЛ Код периода в 6-НДФЛ при реорганизации и ликвидации
1 квартал 21 51
2 квартал (полугодие) 31 52
3 квартал (9 месяцев) 33 53
Год 34 90

См. Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2017 году

Статьи по теме:


Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
БЫСТРАЯ РЕГИСТРАЦИЯ
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... или войти через соц.сети
Зарегистрироваться

Внимание!
Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Мы заботимся о качестве материалов на сайте и чтобы защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи и сервисы в закрытом доступе.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
.... чтобы ознакомиться со сведениями
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок