Бухгалтерско-юридические секреты нового оформления «первички»

1819

Всю «первичку» компании теперь вправе разрабатывать сами. Есть несколько секретов ее идеальности. Ими можно и даже нужно поделиться с контрагентом — тогда проще будет подтвердить расходы.

Разрабатывать «первичку» самостоятельно разрешил новый закон о бухучете (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Но до сих пор нет ни одного официального разъяснения. На практике все это вылилось в ситуацию «кто во что горазд» и стало совершенно не понятно, какие формы, особенно поступающие от контрагентов, подходят для учета, а какие нет. Мы решили внести ясность.

Формы «первички» надо утвердить только в учетной политике

В новом законе № 402-ФЗ не сказано, как утверждать «первичку». Там лишь говорится, что формы утверждает руководитель. А представляет ему документы на утверждение сотрудник, ответственный за бухучет, то есть главбух (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Но правила об утверждении «первички» прописаны также в пункте 4 ПБУ 1/2008, где сказано, что документы надо утвердить учетной политикой. Эти положения продолжают действовать.

Можно использовать и унифицированные, и свои формы документов

Новый закон о бухучете дает возможность самостоятельно разработать «первичку», но он и не отменяет ранее утвержденные унифицированные формы. Поэтому компания вправе использовать как типовые формы «первички», так и разработать свои образцы. Например, для учета основных средств утвердить формы ОС-1, ОС-6 и т. п., а для учета реализации товаров — собственную накладную.

Появилось мнение, что в любом случае надо переделать все унифицированные документы, так как в них нет обязательных реквизитов по новому закону о бухучете. В частности, наименований экономического субъекта, составившего документ, и факта хозяйственной деятельности. На самом деле в старых формах, утвержденных Госкомстатом, есть все обязательные реквизиты «первички», в том числе и по новому закону № 402-ФЗ (см. образец).

Кстати, теперь компаниям ничто не мешает заменять одни унифицированные формы другими. Например, можно заменить накладную ТОРГ-12 на накладную М-15. Раньше налоговики утверждали, что форма М-15 используется только для поставки сырья и материалов и не подходит для товаров. И компании были вынуждены в суде доказывать обратное (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 16.02.11 № А55-9310/2010). Теперь для подобных споров просто нет оснований. Если, конечно, компания утвердит в своей учетной политике, что для отгрузки товаров использует форму М-15.

Реквизиты унифицированной «первички» надо оставить без изменения

Если компания применяет унифицированные формы, надо использовать их в том виде, в котором они утверждены. Удалять отдельные реквизиты из унифицированной «первички» компания не вправе. Об этом говорится в постановлении Госкомстата России от 24.03.99 № 20. Подтверждает это и Минфин в письме от 08.07.11 № 03-03-06/1/414. При необходимости утвержденные Госкомстатом формы можно дополнить — внести новые строки, добавить графы, но не удалять.

На практике компании стали заменять в унифицированной «первичке» некоторые реквизиты. Например, в шапке вместо того, что форма утверждена постановлением Госкомстата, пишут «Утверждена приказом руководителя №__». А из самой формы удаляют информацию о коде формы по ОКУД, считая ее лишней. Так поступать рискованно. У контрагента могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов. Если компания хочет что-то убрать и добавить, можно на основе унифицированных форм разработать свои и их утвердить (см. аксиому № 2).

На первичном документе достаточно должности и подписи сотрудника

Во всех первичных документах надо записать должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления. Это следует из пункта 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ. Но достаточно включить в «первичку» только наименование должности. Конкретизировать, что именно этот сотрудник совершил сделку, а другой специалист является ответственным, не надо.

К примеру, в товарной накладной ТОРГ-12 есть три строки с должностями: сотрудник, который отпустил груз, специалист, который разрешил отпуск, и названа должность главного (старшего) бухгалтера. Тогда тот сотрудник, который отгрузил товар, — это совершивший сделку. А главбух и специалист, который разрешил отпуск, — ответственные за правильность оформления. Переименовывать строки с должностями в унифицированной форме нет необходимости. Как вариант можно включить формулировки из закона № 402-ФЗ в отдельный порядок оформления документов. Например, издать приказ директора о том, что ответственным за правильность оформления первичных документов является главбух. А совершать сделки может менеджер, кладовщик и т. д.

Можно принимать «первичку» без печатей, если в форме печать не предусмотрена

Печать на «первичке», формы которой утверждает сама компания, не обязательна (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Поэтому от поставщиков можно принимать документы без печатей. В то же время контрагент может закрепить в учетной политике, что помимо своих форм будет пользоваться еще и унифицированными. На некоторых из них, например на ТОРГ-12, печать является необходимым атрибутом. Если форма предусматривает печать, она обязательна.

Все обязательные реквизиты, которые должны быть на любой «первичке»

Бухгалтерско-юридические секреты нового оформления «первички»

Первичные документы нельзя заменить факсовой копией

Первичный документ может быть только оригиналом. Закон № 402-ФЗ допускает оформление оригинала на бумаге и в электронном виде. Оба варианта равнозначны. Но некоторые компании решили, раз можно утвердить формы «первички», то можно определить, в каком виде ее отправлять, в частности в виде факсовых копий. Это мнение ошибочно и приведет к тому, что покупатель не сможет принять расходы.

На факсовом документе не будет подписей (оригинальных или электронных). А расходы по документам с факсимиле списать не получится. Инспекция все равно запросит на выездной проверке оригиналы. А без них вправе снять расходы. Так же считают и судьи (постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.11 № 4134/11, Федерального арбитражного округа Северо-Западного округа от 11.04.12 № А56-69600/2010).

Можно согласовать в договоре «первичку», отличную от форм в учетной политике

Утверждать «первичку» можно не только в учетной политике, но и в соглашении с контрагентом. К примеру, если покупателя не устраивает та форма первичных документов, которую компания утвердила у себя в учетной политике, он попросит заменить этот документ на более подробный или потребовать поставить печать, которую не предусматривает бланк. Отказывать контрагенту вовсе не обязательно. Достаточно в договоре предусмотреть, какие формы используют компании в своих отношениях. А форму документа сделать приложением к контракту. Она станет такой же обязательной для сторон, как формы, утвержденные в учетной политике.

Подпись главбуха не обязательна в собственной «первичке»

Если компания решила использовать свои шаблоны, то закон требует наличия подписи сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Таким специалистом не обязательно должен быть главбух. Например, это может быть начальник склада или менеджер. Компания сама определяет их полномочия.

А вот в унифицированных формах «первички» предусмотрена подпись главбуха. В том числе это касается кассовых документов — приходных и расходных ордеров, а также ведомостей — расчетно-платежной или платежной. Виза главного или рядового бухгалтера не нужна, только если в компании этого специалиста нет (п. 2.2 Положения, утв. Банком России от 12.10.11 № 373-П). Иначе документы без подписи главбуха будут недействительны.

Для электронной «первички» надо использо-вать шаблон налоговиков

Закон дает право компании составлять документы как на бумаге, так и в электронном виде. Чтобы виртуальный документ был действителен, его надо удостоверить электронной подписью (письмо Минфина России от 23.01.13 № 03-03-06/1/24). На электронную «первичку» распространяются те же правила, что и на бумажную. А значит, компания вправе сама решить, как будут выглядеть компьютерные формы документов. Но есть одно но.

В любой момент «первичку» могут запросить налоговики. Передать в инспекцию «первичку» по интернету можно только при условии, что она составлена по форматам, утвержденным налоговиками. К примеру, для накладных ТОРГ-12 и актов выполненных работ электронные форматы утверждены приказом ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@. Если компания обменивается с контрагентами документами не в этом формате, то их можно будет сдать в инспекцию только на бумаге. А тогда пропадает весь смысл электронного обмена.

Кстати, закон не запрещает использовать разные формы для бумажных и электронных документов. Так что компания вправе применять сразу два шаблона одной и той же «первички» — один для бумажного варианта, второй — для электронного (по формату налоговиков).

Кадровую «первичку» можно заменить своими формами

Компании вправе использовать свои формы первичных документов по учету труда и его оплаты вместо унифицированных. Это официальная позиция Роструда (письмо от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1). То есть формы кадровой «первички» (личная карточка работника, штатное расписание, табель учета рабочего времени, график отпусков, командировочное удостоверение и т. д.) компании вправе разрабатывать сами.

В то же время опрошенные нами специалисты Роструда также предостерегают от излишнего упрощения форм. В утвержденных бланках есть все сведения, которые необходимы на проверке трудинспекторам. Если исключить многие реквизиты, то ревизоры будут вынуждены требовать дополнительные данные. А это затянет проверки.

На бланки строгой отчетности не распространяются правила для обычной «первички»

Бланки строгой отчетности — это тоже «первичка», но порядок ее применения особый. Его регулирует постановление Правительства РФ от 06.05.08 № 359 . Если бланк строгой отчетности утвержден до вступления в силу этого постановления, то надо применять именно его. Сегодня действуют, в частности, турпутевка, квитанции на оплату услуг газоснабжения, на получение страховки. Разрабатывать и применять вместо них свои бланки нет оснований. Так же считают и налоговики на местах (письмо УФНС России по г. Москве от 26.01.11 № 17-15/6866).

Проблемы могут быть у контрагента с подтверждением расходов, если он принимает от своих подотчетников нестандартные бланки. Минфин утверждает, что бланки, оформленные с нарушениями, не подтверждают затраты (письмо от 16.10.09 № 03-03-06/1/666). А доказать иное получается только в суде (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 15.04.09 № КА-А40/3066-09).

Если же бланк официально не утвержден, то компания вправе разработать свой собственный. В нем больше реквизитов, чем в обычных формах «первички». В частности, в него надо включить вид услуги, размер оплаты наличкой и по карте, дату расчетов, предусмотреть наличие печати компании (п. 3 Положения, утв. постановлением № 359). Утвержденные формы надо включить в учетную политику.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль