Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания

17596
Основная часть подотчетных средств подтверждается кассовыми чеками. На настоящих чеках из жизни мы показали, какие из них можно спокойно брать у подотчетников, а каких сторониться.

Основная часть подотчетных средств подтверждается кассовыми чеками. Но у них нет унифицированной формы, поэтому какие только шедевры не попадают в бухгалтерию. Продавцы пишут в них свои данные, товары, умудряются шутить и возмущаться. Словом, кто во что горазд. На настоящих чеках из жизни мы показали, какие из них можно спокойно брать у подотчетников, а каких сторониться.

Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания

В чеке стоит ИНН другого региона

Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания

На каждом чеке обязателен ИНН компании. Первые две цифры после нулей соответствуют региону. К примеру, 23 — Краснодарский край. Если сотрудника отправляют в командировку в другой регион, то в чеках должен быть ИНН именно того региона. Иначе возможны претензии со стороны инспекторов — расходы по чеку снимут, а также доначислят компании как налоговому агенту НДФЛ. Поэтому надо сразу выяснить, в чем причина, и если расхождение необъяснимо, то безопаснее чек у подотчетника не принимать. Расхождения бывают по следующим причинам.

Полный список регионов по номерам, с которых начинаются ИНН компаний, смотрите ниже. 

Первая — продавец может получить ИНН в одном регионе, а его подразделение, в котором отоваривался сотрудник, к примеру заправился, находится в другом регионе. В таком случае ИНН в чеке не будет соответствовать региону, в котором проходила командировка. Проверить регион можно по другому реквизиту — КПП. Если в нем 5-й и 6-й знаки с цифрой 02, то это обособленное подразделение (например, у головного офиса КПП 230101001, а у обособленного — 230102001). А первые две цифры показывают как раз тот регион, где это обособленное подразделение работает.

Вторая причина — сотрудник приобрел товар по дороге в командировку или на обратном пути в своем регионе. Например, заправился. Такие расходы можно спокойно списывать, если по чеку они сделаны в период командировки, а не раньше или позже нее.

Инспекторы также спорят с расходами, если в чеке неверный ИНН. Или он не принадлежит компании. Или вместо ИНН стоят вопросительные знаки. Все это говорит о нарушениях продавца или сбоях в ККТ, поэтому у компании есть возможность защитить свои расходы, ссылаясь на то, что командированный работник не обязан проверять правильность ИНН в выданных ему документах (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 29.08.12 № А49-5864/2011).

В чеке начислены баллы за покупку

Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания

На практике часто бывает, что работник покупает товар для компании и предъявляет при этом свою бонусную карточку, чтобы продавец ему начислил за покупку бонусные баллы. В одних случаях информацию о баллах продавец печатает на отдельном чеке, а в других включает в тот же чек, в котором пробиты закупаемые товары (количество баллов и остаток).

Есть мнение, что компания не вправе списать все расходы по такому чеку. Сотрудник получил за покупки баллы, то есть выгоду за счет покупок компании, значит, компания обязана снизить учитываемые по чеку расходы на сумму баллов. Ведь сотрудник их будет использовать на свои личные покупки.

Мы считаем, что такое мнение ошибочно. Во-первых, в дальнейшем сотрудник может купить в счет баллов товар не для себя, а для компании. Во-вторых, работник рассчитался за приобретенные товары в полной сумме, без скидок, подотчетными средствами. Сколько за это ему начислили баллов, на налоговый учет никак не влияет, так как сумма расходов самой компании от этого не меняется. Причем она осталась бы такой же, даже если бы сотрудник карточку не предъявлял. Поэтому компания вправе списывать по чеку все расходы полностью независимо от того, какая сумма баллов пошла на счет сотрудника. Но если компания осторожничает, то стоит предупредить сотрудника, чтобы свои личные карты для накопления бонусов он при корпоративных покупках не использовал, иначе его расходы будут оплачены за счет подотчетных средств за минусом суммы баллов.

Кстати

При отражении в кассовом чеке баллов инспекторы могут предъявить претензии и продавцу. Товар, который покупатель получил на сумму баллов, налоговая служба рассматривает как безвозмездный. И требует с его стоимости удержать НДФЛ у покупателя (письмо ФНС России от 19.08.2011 № АС-4-3/13626). С этим можно спорить. При обмене баллов на товар у покупателя не возникает дохода. Ведь баллы начислены за ранее совершенные покупки. А значит, они небезвозмездны. Так же считает и Минфин (письмо от 02.04.2012 № 03-04-06/6-84).

В чеке одна марка бензина, а для машины нужна другая

Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания

Для торговли нефтепродуктами действуют специальные правила применения ККТ. В выданных чеках с автозаправки обязательно должна быть марка бензина (письмо Государственной межведомственной экспертной комиссии от 28.11.1994 № АО-7-272). Если в чеке таких реквизитов нет, то инспекторы могут снять расходы.

Но топливные компании редко допускают подобные нарушения. Чаще встречается ситуация, что в чеке одна марка топлива — АИ95, а обычно для конкретного автомобиля водитель приобретает другой бензин — АИ-92.

Если цена между двумя марками отличается, есть риск, что инспекторы потребуют обосновать расходы. Для этого подойдут любые документы. Во-первых, инструкция на автомобиль. Чаще всего в ней написана примерно такая универсальная формулировка: «Рассчитан на топливо АИ-95, допускается применение бензина АИ-92, но для улучшения эксплуатационных характеристик рекомендуется использовать топливо АИ-98 и выше». Работник сам может написать служебную записку, чтобы перевести автомобиль на более дорогой бензин, на нем двигатель работает лучше. Если же это разовая закупка, можно просто взять объяснительную у работника. Например, о том, что на заправке закончился бензин одной марки и он купил другой — подороже.

В чеке товары для компании и для себя

Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания

Некоторые сотрудники, которых компания отправляет за товаром для производства, заодно покупают что-то для своих личных нужд. И им пробивают все товары в одном кассовом чеке. К примеру, силикон, сверло и шайбы нужны для компании, а шуруп работник купил себе. В таких случаях есть риск, что инспекторы снимут расходы на товары для личного пользования. Поэтому стоит заранее предупредить подотчетников, чтобы личные расходы они просили продавца пробить по другому чеку.

Если же в представленных чеках товары компании и сотрудников уже отражены вперемешку, то, чтобы избежать претензий, надо такую путаницу обосновать. А именно подтвердить документами, что личные покупки работник забрал себе и их стоимость компания ему не возмещала. Сделать это можно, к примеру, авансовым отчетом, в котором на лицевой и оборотной стороне записана лишь стоимость товаров для компании. Оборотами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», где проведена не вся сумма из чека, а только часть.

Сложность возникает, если розничная компания предоставила сотруднику скидку, допустим, как постоянному клиенту. Тогда скидку надо распределить пропорционально на все товары и вычесть из чека стоимость личного товара тоже со скидкой.

Дата и время чека не совпадают с днями командировки

Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания

Если дата чека не попадает в период командировки, надо выяснить, почему возникла разница. К примеру, водитель предъявил чек на бензин из командировки с датой покупки 29 июля. А сама командировка закончилась 28 июля.

Разница с датами возможна по вине продавца. К примеру, из-за неверных настроек ККМ. Например, водитель действительно рассчитался за бензин 28-го числа, а чек продавец выдал следующим днем. Неверное время не препятствует списать расходы. Но стоит проверить, действительно ли заправка дала дефектный чек или липовый документ представил сам работник.

Также надо уточнить, где заправился водитель — в другом регионе или в том же городе, где работает. Если в том же, то это обычные хозяйственные расходы. Зачастую после окончания поездки бензина в баке нет, и перед выходом на работу сотрудник заезжает на заправку. Тогда оформить авансовый отчет надо не на командировочные, а на хозяйственные расходы. В путевой лист по командировке объем заправленного бензина можно не включать. А записать объем топлива достаточно в путевом листе от той же даты, что и дата чека, по строке «Выдано по заправочному листу».

А вот если чек из другой области, безопаснее командировку продлить. То же самое касается и автобусных билетов, которые для учета расходов имеют тот же самый статус, что и кассовые чеки. К примеру, если сотрудник ездил на автобусе в другой регион и предъявил чек на обратный путь на несколько дней позже, чем закончилась командировка. Чиновники не против расходов, если дата в билете не совпадает с периодом поездки. Но с НДФЛ есть риски. Экономической выгоды не возникает, если работник остался в командировке на выходные. А если вернулся после отпуска, то налоговики потребуют со стоимости проезда удержать НДФЛ (письмо Минфина России от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456).

В чеке на бензин две суммы - ГСМ и задаток

Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания

При покупке бензина за наличку водители иногда приносят чеки, в которых общая цена разбита на две суммы — стоимость топлива и задаток. Так происходит, если сотрудник расплатился за ГСМ бонусной картой. В чеке как раз видны номер карточки, общее количество покупок за месяц, число накопленных бонусов и баллы за покупку.

Бонусная система работает так. Покупатель предъявляет карту на автозаправке. Топливная компания снижает стоимость бензина, а разницу зачисляет на бонусную карточку. По сути это аванс от покупателя, а бонусами сотрудник вправе расплатиться в будущем.

В расходах по такому чеку компания вправе списать только стоимость фактически приобретенного и израсходованного бензина. По чеку это сумма за минусом задатка. Такую позицию нам подтвердили в Минфине. Расплатившись картой, работник перевел деньги компании на свой бонусный счет. А значит, сумму задатка должен вернуть. Если же компания решит возместить всю сумму, в расходы ее включать рискованно. Не исключено, что с возмещенного сотруднику задатка инспекторы потребуют также удержать НДФЛ. По сути, это доход работника, так как бонусы он потом может потратить за свои личные покупки.

В чеках на бензин кроется еще одна ловушка — предупреждение о том, что документ не является фискальным. Внешне отчет похож на обычный чек, в нем есть данные заправки, стоимость бензина, марка и литраж. Но для списания расходов он не подходит. Поэтому надо предупредить водителя о том, что после заправки ему надо взять у кассира нормальный чек (см. «УНП» № 20, 2012).

В чеке выделена сумма НДС

Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания

Розничные продавцы в кассовый чек включают сумму НДС. Написана она может быть по-разному. В одних чеках прямо записано, что это НДС. В других напечатано, что это 18-процентный налог. В третьих просто вверху чека есть надпись «с учетом НДС».

Многие компании принимают по таким документам налог к вычету. Ведь продавец выполнил требование о выставлении счетов-фактур, если выдал розничному покупателю кассовый чек (п. 7 ст. 168 НК РФ). А подотчетный сотрудник как раз является таким розничным покупателем.

Но чиновники думают иначе. По мнению Минфина, одного чека недостаточно для вычета. Кодекс допускает, что кроме счетов-фактур вычет подтвердят и другие документы (п. 1 ст. 172 НК РФ). Но это касается лишь отдельных операций. В частности, командировочных расходов — на жилье и проезд. При покупке товара вычет без счета-фактуры недопустим (письмо Минфина России от 03.08.10 № 03-07-11/335). Компаниям удается убедить судей в своей правоте (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 20.07.09 № Ф04-4134/2009(10406-А6742)). Но чтобы не спорить, в расходах можно учесть стоимость товара вместе с налогом, это безопасно. Налоговики претензий не предъявляют.

Дата чека совпала с отпуском работника

Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания

Если сотрудник принес чек, оформленный в день отпуска, налоговики скорее всего признают расходы по нему необоснованными. Ведь сотрудник потратил деньги на отдыхе в своих личных интересах, а не для производственных нужд.

Чтобы избежать претензий, на практике компании оформляют авансовый отчет на другого человека, ему выдают деньги под отчет, а он уже рассчитается с отпускником. Но этот вариант подходит, только когда расходы не адресные. К примеру, так не получится сделать с расходами на бензин, если автозаправка пробивает номер топливной карты. Это может быть личная карточка работника или карта компании, которая закреплена за конкретным водителем. В таких случаях есть способ обойтись без спора — оформить отзыв из отпуска, но это трудоемко. Поэтому в случае претензий инспекторов можно привести следующие аргументы. Расходы могут быть именно производственными. К примеру, сотрудник заправляет машину, которую использует в служебных целях, накануне первого рабочего дня. Или пополняет счет телефона в отпуске, чтобы быть на связи с клиентами даже на отдыхе. Суды согласны, что «первичка», датированная отпускным днем, подтверждает расходы (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 11.10.2010 № А33-13602/2008).

Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания

СПРАВОЧНИК "Коды регионов"

01 Республика Адыгея (Адыгея)

02 Республика Башкортостан    

03 Республика Бурятия

04 Республика Алтай  

05 Республика Дагестан    

06 Республика Ингушетия   

07 Кабардино-Балкарская Республика     

08 Республика Калмыкия    

09 Карачаево-Черкесская Республика     

10 Республика Карелия

11 Республика Коми    

12 Республика Марий Эл    

13 Республика Мордовия    

14 Республика Саха (Якутия)   

15 Республика Северная Осетия - Алания     

16 Республика Татарстан (Татарстан)   

17 Республика Тыва    

18 Удмуртская Республика  

19 Республика Хакасия

20 Чеченская Республика   

21 Чувашская Республика - Чувашия

22 Алтайский край

23 Краснодарский край

24 Красноярский край  

25 Приморский край    

26 Ставропольский край    

27 Хабаровский край  

28 Амурская область  

29 Архангельская область  

30 Астраханская область   

31 Белгородская область   

32 Брянская область  

33 Владимирская область   

34 Волгоградская область  

35 Вологодская область    

36 Воронежская область    

37 Ивановская область

38 Иркутская область  

39 Калининградская область    

40 Калужская область  

41 Камчатский край    

42 Кемеровская область    

43 Кировская область  

44 Костромская область    

45 Курганская область

46 Курская область    

47 Ленинградская область  

48 Липецкая область  

49 Магаданская область    

50 Московская область

51 Мурманская область

52 Нижегородская область  

53 Новгородская область   

54 Новосибирская область  

55 Омская область

56 Оренбургская область   

57 Орловская область  

58 Пензенская область

59 Пермский край  

60 Псковская область  

61 Ростовская область

62 Рязанская область  

63 Самарская область  

64 Саратовская область    

65 Сахалинская область    

66 Свердловская область   

67 Смоленская область

68 Тамбовская область

69 Тверская область  

70 Томская область    

71 Тульская область  

72 Тюменская область  

73 Ульяновская область    

74 Челябинская область    

75 Забайкальский край

76 Ярославская область    

77 г. Москва  

78 Санкт-Петербург    

79 Еврейская автономная область   

83 Ненецкий автономный округ  

86 Ханты-Мансийский автономный округ - Югра   

87 Чукотский автономный округ

89 Ямало-Ненецкий автономный округ     

99 Иные территории, включая город и космодром Байконур     

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль