Невозвращенные подотчетные можно списывать как безнадежные долги

1400
<Об учете безнадежного долга>

Сумму, выданную сотруднику под отчет, компания вправе списать в качестве безнадежного долга, если подотчетник не вернул деньги в течение трех лет. Такой вывод впервые сделал Минфин России в письме от 08.08.12 № 03-03-07/37 (ответ на частный запрос).

Компания вправе списать в расходы любую «дебиторку», по которой истек срок давности (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). В комментируемом письме Минфин сделал вывод, что эти правила распространяются и на подотчетные суммы, которые работник не вернул в течение трех лет с момента их получения.

Списать просроченные подотчетные суммы можно независимо от того, продолжает сотрудник работать в компании или уже нет. Правда, на практике зависшие суммы числятся именно за уволившимися работниками. Ведь если действующий сотрудник не отчитался за аванс и не вернул его, то новые ему выдать нельзя (п. 4.4 положения Банка России от 12.10.11 № 373-П).

Впрочем, возможно, что долг будет числиться и за действующим сотрудником. Проблема в том, что у него нельзя удержать деньги из зарплаты без письменного согласия (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0). Если работник отказывается, то единственный способ вернуть деньги — обратиться в суд. Но вряд ли компания будет обращаться в суд, если сумма долга совсем небольшая.

Как нам подтвердили в Минфине, для признания расходов в виде безнадежной «дебиторки» в любом случае стоит подготовить документы, подтверждающие, что компания пыталась взыскать деньги. В частности, подойдут письма в адрес работника о необходимости погасить задолженность. Причем, если работник признает долг, но деньги не вернет, срок давности надо отсчитывать заново с момента подтверждения долга. Кроме того, необходимо провести инвентаризацию задолженности, как только истечет срок давности. Акт инвентаризации также является подтверждающим документом.

Заметим также, что налоговики и Минфин считают, что при списании подотчетных сумм у сотрудника возникает доход. Так что с него надо удержать НДФЛ. А если работник уже уволился, то необходимо сообщить в инспекцию о невозможности удержания налога (письмо Минфина России от 24.09.09 № 03-03-06/1/610).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль