«…Контрагент потерял “первичку” и просит у нас заверенные копии за три года...»

1940

Инспекция требует от контрагента «первичку», но она сгорела. Он просит компанию выручить — дать заверенные копии за три года. Но это огромный массив. Как поступить, чтобы и себя не нагружать, и контрагенту помочь, рекомендуют чиновники и эксперты

«…В своем письме контрагент сообщает, что потерял “первичку”, и просит прислать заверенные копии накладных, счетов-фактур и договоров за три года. К письму он приложил аналогичный запрос из налоговой. Мы спросили, подойдут ли распечатанные оригиналы из “1С” с нашей подписью и печатью. Если делать копии, это огромная трата времени — надо расшивать все папки, копировать документы, заверять. Но контрагент говорит, дубликаты не годятся. Разве есть разница и обязаны ли мы делать копии?..»

Из письма главного бухгалтера Ирины Сапроновой, г. Москва

Налоговики

Екатерина Воробцева, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

— Все документы для проверки надо представить в виде заверенных копий. Копия — это документ, который полностью воспроизводит информацию с подлинника. Это следует из пункта 2.1.29 Госстандарта, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.02.98 № 28 . Значит, контрагент сможет подтвердить операции, только если ваша компания представит ему заверенные копии. Дубликат — повторный экземпляр подлинника, но в нем может не быть необходимой информации. К примеру, фамилий и подписей руководителя и главбуха, если прежние специалисты уволились.

Елена Мелконян, советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса:

— В Налоговом кодексе нет порядка восстановления утраченных документов. Значит, компания вправе сама решить, как действовать — либо оформить заверенные копии, либо дубликаты. Если у нее ведется компьютерный учет и все базы сохранены, достаточно распечатать документы заново. Главное, чтобы восстановленные документы с обеих сторон были скреплены печатями и подписаны сотрудниками, уполномоченными на это на момент совершения сделки.

Независимые эксперты

Евгений Новичихин, старший юрист отдела налогового права Юридической фирмы Sameta:

— Заверяет копии та организация, которая представляет документы для проверки. То есть сам контрагент. Так что ваш покупатель никак не пострадает из-за того, что вы представите ему дубликаты. Тем более если факт утраты «первички» подтвержден еще и документами — справками из МЧС о пожаре или из МВД о краже.

Татьяна Живаева, заместитель директора Аудиторско-консалтинговой фирмы «Экспертный центр “Партнеры”»:

— Для восстановления архива можно направить контрагенту как изготовленные дубликаты, так и копии. Просьба покупателя связана с его обязанностью представить в инспекцию заверенные копии на основании статьи 93 НК РФ. Но в каком бы виде вы ни оформили восстановленный документ, контрагент все равно должен снять с них свою копию, заверить ее и представить в инспекцию.

Наше мнение

Светлана Ковалевская, зам. руководителя отдела бухучета и налогообложения «УНП»:

— Ни в одном законе нет правил восстановления утерянных документов. Так что допустимы копии и дубликаты. Однако из-за дубликатов у покупателя могут возникнуть проблемы. К примеру, если подписи на дубликате не соответствуют оригиналам в связи с увольнением сотрудников. При таких недостатках доказать факт совершения сделки удается только в суде ( определение ВАС РФ от 20.04.09 № 4405/09 ). Поэтому, чтобы не портить отношения с покупателем, можно выполнить его просьбу и заверить копии. В будущем, чтобы избежать споров с контрагентами и их неожиданных требований, стоит включить в договоры условия о порядке представления «первички» и ее дубликатов.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль