В Google Docs можно наладить единый учет платежей между городами

683

Бесплатное онлайн-приложение Google Docs позволяет в интернете обрабатывать заявки от отделов, контролировать исполнение договоров, расходы, кассу. Работать в программе одновременно может неограниченное число сотрудников, находящихся где угодно

Работать в Google Docs не сложнее, чем в привычных Word или Excel. Но основное преимущество онлайн-сервиса — можно организовать удаленную совместную работу, например, между подразделениями, находящимися в разных городах. Так в любой момент финансовая служба в реальном времени сможет отследить, что происходит с тем или иным направлением работы. Никаких дополнительных затрат. Доступ чужих пользователей к сохраненным в онлайн-сервисе данным невозможен, за исключением случаев взлома.

Как создать таблицу

Для описания алгоритма создания таблиц и форм в Google Docs воспользуемся упрощенным примером. Если у финансиста нет учетной записи в Google, ее несложно завести на стартовой странице ресурса www.google.com. Далее нужно перейти на страницу «Диск» (drive.google.com) и создать новую таблицу (Создать —>Таблица), ей надо присвоить название, например «Заявки», а затем в меню «Инструменты» выбрать «Создать форму». Кстати, есть возможность сохранять файлы у себя на компьютере через «Файл»>«Загрузить как».

Как работать с формой

Google предлагает описать первый вопрос, назовем его условно «Базовое действие». После этого выбираем тип вопроса. Допустим, автор анкеты желает, чтобы пользователь не мог проигнорировать вопрос и обязательно выбрал один из двух вариантов. Для этого выбираем параметры «Один из списка» и «Сделать вопрос обязательным». В упрощенном примере вариантов ответов будет два: «Расходы» и «Внос аванса». Нажимаем кнопку «Готово».

В левом верхнем углу выбираем «Добавить элемент» —>«Разрыв страницы» и назовем ее «Страница 2». Страница — это то, что пользователь видит у себя на экране, на ней может быть один или несколько вопросов. Нажимаем «Готово». Вопрос 2, который остался на первой странице незаполненным, перетаскиваем на только что созданную страницу. Теперь его нужно отредактировать (значок «карандаш»). Назовем вопрос «Расшифровка расходов». Здесь пользователь, заполняющий анкету, указывает статью расходов в системе. В отличие от первого вопроса не только предоставим ему фиксированные ответы, но и позволим выбрать собственный вариант. Для этого выбираем «Один из списка» и добавляем вариант «Другое» (прочими ответами будут «Аренда», «Канцелярия» и т. д.). Как и в предыдущий раз, внизу ставим галочку «Сделать вопрос обязательным» и нажимаем «Готово».

Аналогично создается новая, уже третья по счету страница, на которой отражаются два вопроса (их можно дублировать с предыдущих страниц значком с изображением двух пересекающихся квадратов). Первый называем «Сумма», тип вопроса — «Текст». В это поле пользователь будет вписывать сумму в рублях. Второй вопрос — «Персона», тип — «Выпадающий список», варианты ответов — фамилии сотрудников.

Теперь создадим нужный автору системы переход от страницы к странице в зависимости от вариантов ответов. Возвращаемся к вопросу «Базовое действие» и редактируем его (значок «карандаш»). Ставим галочку «Перейти на страницу ответа» и для ответа «Расходы» выбираем переход на страницу 2, для ответа «Внос аванса» — на страницу 3 (см. рис. 1), а затем «Готово».

Рис. 1. Как переходить на другую странцу в форме Google

В Google Docs можно наладить  единый учет платежей между городами

С помощью этих дополнительных корректировок пользователь будет отвечать лишь на нужные вопросы анкеты и заполнять поля таблицы, которая послужит основой системы. Далее нажимаем «Сохранить» в правом верхнем углу экрана и закрываем редактирование формы.

Как обеспечить доступ

Для предоставления доступа к файлу другим сотрудникам необходимо нажать в правом верхнем углу кнопку «Предоставить доступ» (см. рис. 2). Затем надо ввести электронную почту сотрудников, которым нужен доступ (им также необходима учетная запись в системе, они ее смогут создать при первом доступе). Им на почту придет письмо со ссылкой на файл. По ней можно будет открыть файл, и он автоматически сохранится в разделе «Диск». Чтобы вносить даные, потребуется выбрать меню «Форма», а затем «Перейти к активной форме». После ответов на все вопросы формы данные автоматически попадут в таблицу.

Рис. 2. Как предоставить доступ к файлу другим сотрудникам

В Google Docs можно наладить  единый учет платежей между городами

 

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль