Трудовые отношения и оформление кадровых документов

639

Трудовые отношения и оформление кадровых документовДенис Языков, заместитель начальника отдела по государственному надзору и контролю за соблюдением законодательства о труде Государственной инспекции труда

При утере вкладыша оформляют дубликат всей трудовой

— Новый сотрудник принес трудовую книжку без вкладыша. Говорит, что потерял. Как оформить дубликат вкладыша и внести запись о нем в трудовую книжку?

— Нет такого понятия, как дубликат вкладыша в трудовую книжку. При потере вкладыша есть одно верное решение — оформить сотруднику дубликат всей трудовой книжки. Для этого надо взять с сотрудника письменное заявление.

— У одного из сотрудников в трудовой книжке другой вариант оформления вкладыша. Предыдущий работодатель зачеркнул прежний номер вкладыша, написал «исправленному верить», данные нового вкладыша и заверил подписью сотрудника отдела кадров.

— Это неверная запись. Правила ведения и хранения трудовых книжек содержат порядок выдачи дубликата книжки, а не вкладыша ( раздел III Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 . — Примеч. ред.).

— Как же исправить эту ошибку?

— Вы не отвечаете за ошибку предыдущих работодателей. Но можно разъяснить сотруднику его право подать заявление о ее исправлении. На основании заявления нужно, как и в первом случае, оформить дубликат всей книжки.

Комментарий «УНП»

За неверное ведение трудовых книжек предусмотрен штраф от 30 до 50 тыс. рублей ( ст. 5.27 КоАП РФ ). К тому же из-за неточности при оформлении (например, неверных ссылок на статьи ТК РФ) у сотрудника могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа для пенсии. Поэтому если компания вносит исправления в книжку, то делать это надо в строгом соответствии с разделом III постановления № 225.

Праздник в отпуске отмечают как выходной

— Сотрудник с 4 по 31 июня находился в очередном отпуске. 12 июня — праздничный день. Мы отметили его в табеле кодом «ОТ», то есть как период отпуска. Это правильно?

— Нет, правильным в данной ситуации является код «В», то есть выходной или нерабочий праздничный день.

— Отдел кадров тоже считает, что надо ставить код «В». Но бухгалтерская программа автоматически ставит код «ОТ».

— Значит, надо обратиться к программистам, чтобы они изменили настройки в программе. Праздники не входят в число календарных дней очередного оплачиваемого отпуска. Основание — статья 120 Трудового кодекса. По этой причине работодатель не вправе отмечать их в табеле рабочего времени как дни отпуска.

Компания вправе сама решить, как нумеровать приказы

— У нас принята сквозная нумерация приказов. Иногда сотрудники разных отделов приносят на подпись директору приказы с одним и тем же номером. Чтобы избежать дублирования, мы к номеру кадрового приказа добавляем дробь, например 10/1, 10/2. Допустимо ли это?

— Запрета на дроби в номерах кадровых приказов нет. Компания вправе разработать свою систему нумерации. Главное — закрепить ее в Правилах документооборота.

— Надо ли к номеру приказа приставлять букву «к», то есть обозначать, что он кадровый?

— Руководитель компании вправе, но не обязан это делать. Для инспекции труда важен не номер приказа, а дата его издания и содержание.

Комментарий «УНП»

Компания может разработать отдельную нумерацию для каждого типа кадровых приказов. Это упростит работу с ними, так как некоторые приказы имеют разные сроки хранения. Например, большинство приказов по личному составу надо хранить 75 лет. А вот приказы на очередной отпуск — всего лишь пять лет ( приказ Минкультуры России от 25.08.10 № 558 ).

Во вкладыш можно не вносить запись о смене фамилии

— Сотрудница вышла замуж. Где сделать запись о смене фамилии — в трудовой книжке или во вкладыше?

— Внести такую запись можно только в трудовую книжку. На титульном листе одной чертой зачеркивают прежнюю фамилию и записывают новую.

— Но вкладыш оформляют и ведут в том же порядке, что и трудовую книжку. Будет ли ошибкой, если мы сделаем запись об изменении фамилии и в самой трудовой книжке, и во вкладыше?

— Нет, не будет. Просто в этом нет необходимости. Ведь вкладыш без трудовой книжки недействителен. Это закреплено в пункте 38 Правил № 225.

— А на какой документ ссылаться на внутренней стороне обложки трудовой книжки? Паспорт, свидетельство о браке или приказ об изменениях в документах, содержащих персональные данные? Или перечислить все?

— Перечислять все документы не требуется. Достаточно сделать ссылку на свидетельство о заключении брака, то есть документ, в котором изначально фиксируется смена фамилии.

На любого нового сотрудника оформляют личную карточку

— Сотрудник уволился из нашей компании, а через полгода мы опять взяли его на работу. Надо ли теперь заводить на него новое личное дело?

— Вы имеете в виду оформление новой личной карточки по унифицированной форме Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 . — Примеч. ред.)?

— Да, именно ее. Вправе ли наша компания продолжить записи в прежней личной карточке?

— Нет, вам надо завести новую личную карточку на вновь принятого сотрудника. Даже если он прежде уже работал в компании. Ведь старая карточка была закрыта подписью работника на последней странице после того, как вы заполнили строки об основании прекращения трудового договора.

Идеальный образец

Личная карточка есть на сайте www.gazeta-unp.ru в разделе «Ваш кадровый секретарь»>«Прием на работу».

8 августа состоится «Горячая линия. Москва и Подмосковье» по теме«Налоговые проверки». На связиБаженов Александр Яковлевич, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса. Вопросы можно задать на www.gazeta-unp.ru, направить по адресу mosgorliniya@gazeta-unp.ru или по факсу 788-53-14 до 8 августа.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль