Какие счета-фактуры вам подходят: бумажные или новые электронные

955

Сейчас каждая компания решает, переходить ли на электронные счета-фактуры. У них много преимуществ, но есть ситуации, когда выгоднее традиционные бумажные документы. Главная тема поможет вам взвесить все за и против и принять безошибочное решение.

Формат электронных счетов-фактур утвержден приказом ФНС России от 05.03.12 № ММВ-7-6/138@ (зарегистрирован Минюстом России 11.04.12 № 23791). Он вступит в силу через 10 календарных дней после официального опубликования. Это случится в ближайшее время. Чтобы определиться, переходить на электронные счета-фактуры или остаться на бумажных, лучше всего сравнить их преимущества и недостатки, которые могут упростить или соответственно усложнить выставление счета-фактуры и получение вычетов НДС.

ПРЕИМУЩЕСТВА

Бумажные счета-фактуры

1. Получится заменить на нужный счет-фактуру

2. Есть возможность переносить вычеты

3. Проще исправлять

4. Легко аннулировать

Электронные счета-фактуры

1. Исключены споры о подписи

2. Невозможны расхождения в экземплярах поставщика и покупателя

3. Исключены ошибки в опасных реквизитах

4. Проще сдавать в инспекцию

Какие счета-фактуры  вам подходят: бумажные  или новые электронныеНе будет споров о достоверности подписи

Электронный счет-фактура исключает любые претензии проверяющих к подписи на документе. Виртуальный документ подписывают только одной цифровой подписью — руководителя компании или другого работника, который приказом директора или доверенностью уполномочен подписывать счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ). Подпись главбуха не нужна (п. 8 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137, п. 7 приложения 2 к постановлению № 1137). А цифровую подпись невозможно подделать, и по ней можно безошибочно идентифицировать владельца.

К бумажным документам налоговики часто предъявляют претензии, утверждая, что подписи недостоверны. Также не устраивают инспекторов факсимиле и другие вольности с автографами. Во всех подобных случаях добиться вычета удается только в суде (постановление Президиума ВАС РФ от 20.04.10 № 18162/09, постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 28.12.11 № А64-1317/2010).

Какие счета-фактуры  вам подходят: бумажные  или новые электронныеИсключены расхождения в счетах-фактурах

При обмене электронными счетами-фактурами невозможны расхождения между экземплярами продавца и покупателя. Виртуальный документ составляют в одном экземпляре. Покупатель получает тот же файл, который отправил поставщик. Ни продавец, ни покупатель не могут в одностороннем порядке что-то дописать в электронном документе. Единственное, что может сделать покупатель, — отправить поставщику уведомление о необходимости уточнения счета-фактуры, если с ним что-то не так (см. материал на стр. 9).

С бумажными документами часто возникают проблемы. Ведь продавец оформляет документ в двух экземплярах — один оставляет себе, а другой передает покупателю (п. 6 приложения 1 к постановлению № 1137). Покупатель может что-то дописать в своем экземпляре, но не сообщить об этом продавцу. То же самое может сделать продавец. Если налоговики обнаруживают такое противоречие на «встречке», могут отказать в вычете.

Какие счета-фактуры  вам подходят: бумажные  или новые электронныеИсключены ошибки в опасных реквизитах

Налоговики имеют право отказать в вычете по счету-фактуре, ошибки в котором препятствуют идентификации продавца, покупателя, наименования товаров и их стоимости, ставки и суммы НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Электронный счет-фактуру с ошибкой в ИНН, адресе и наименовании сторон сделки отправить не получится: программа сообщит об ошибке. Кроме того, программа спецоператора проконтролирует, заполнены ли другие обязательные реквизиты, и проверит их на корректность (например, соответствуют ли друг другу ставка и сумма налога, код и наименование валюты). В то время как в бумажных документах расхождения и ошибки не исключены.

Какие счета-фактуры  вам подходят: бумажные  или новые электронныеПроще сдавать счета-фактуры в инспекцию

Представить в инспекцию электронные счета-фактуры, книги покупок и продаж, журналы учета намного проще, чем бумажные, даже при большом объеме. В скором времени представлять электронные счета-фактуры в налоговую будет так же просто, как и декларации.

Компании, выставляющие и получающие бумажные счета-фактуры, по требованию инспекции представляют их заверенные копии. Подготовка таких копий требует значительных финансовых и временных затрат. Ведь чиновники и судьи настаивают на том, что заверять надо каждую копию, а не подшивку (письмо Минфина России от 24.10.11 № 03-02-07/1-374, определение ВАС РФ от 17.02.10 № ВАС-946/10).

Какие счета-фактуры  вам подходят: бумажные  или новые электронныеЕсть возможность заменить счет-фактуру

Выставлять счет-фактуру необходимо в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товара (п. 3 ст. 168 НК РФ). Чиновники считают незаконными вычеты НДС по счетам-фактурам, выставленным за пределами этого срока (письмо Минфина России от 09.11.11 № 03-07-09/39). В случае с бумажным счетом-фактурой легко обойти это ограничение. Достаточно попросить поставщика переделать документ, поставив в нем нужную дату.

Электронный счет-фактуру заменить не получится. Оператор фиксирует дату, когда поставщик отправил файл со счетом-фактурой покупателю. Исправить или аннулировать этот документ продавец и покупатель не могут. Значит, не исключены споры с проверяющими.

Какие счета-фактуры  вам подходят: бумажные  или новые электронные Можно перенести вычеты на другой период

Одним из обязательных условий для вычета является наличие счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ). Эта норма позволяет компаниям переносить вычет на следующие кварталы, манипулируя датой получения бумажного документа. Например, на счете-фактуре, датированном 31 марта 2012 года, пишут, что он получен 16 мая. Это позволяет заявить вычет во втором, а не первом квартале. Если, конечно, компании это выгодно, чтобы не выйти за пределы безопасной доли вычетов.

Такой трюк не проходит с электронным счетом-фактурой. Днем получения для него является дата направления счета-фактуры покупателю. Спецоператор фиксирует ее в специальном служебном документе — подтверждении о направлении счета-фактуры (см. стр. 9). Так что перенести вычет будет не просто. Впрочем, в суде у компании получится доказать, что вычет возможен в любом периоде в течение трех лет после получения счета-фактуры (постановление Президиума ВАС РФ от 15.06.10 № 2217/10, см. также стр. 5 «Книга покупок подтверждает период получения вычетов»).

Какие счета-фактуры  вам подходят: бумажные  или новые электронныеПроще исправлять счета-фактуры

Бумажный счет-фактуру компании вправе заполнять комбинированным способом (п. 2 приложения 4 к постановлению № 1137). Это позволяет без лишних сложностей дописать в счет-фактуру, распечатанный на компьютере, недостающий реквизит: покупатель вписывает нужные данные в свой экземпляр, а поставщик — в свой. Такое оформление счета-фактуры не считается исправлением, которое надо заверять подписью и печатью поставщика.

Недочеты в электронном счете-фактуре получится исправить только через выставление еще одного счета-фактуры — исправленного. У покупателя из-за этого отодвигается момент вычета, ведь заявлять его безопаснее не раньше даты получения исправленного документа (п. 9 приложения 4 к постановлению № 1137).

Какие счета-фактуры  вам подходят: бумажные  или новые электронныеНеверный счет-фактуру легко аннулировать

Поставщик всегда может отозвать бумажный счет-фактуру. Достаточно объяснить покупателю, что этот счет-фактура выставлен по ошибке, и попросить не принимать его к учету. Аннулировать ошибочный документ из бухгалтерской программы тоже не составляет труда.

Из программы оператора невозможно удалить всю информацию об ошибочно выставленном счете-фактуре. Как минимум в ней останутся подтверждения о его получении и отправке. Поэтому понадобится выставить либо исправленный, либо корректировочный счет-фактуру.

Какие счета-фактуры дороже

Электронные счета-фактуры ненамного дороже бумажных. Зато значительно экономят время и человекоресурсы: не надо их печатать, отправлять по почте или с курьером, подписывать у главбуха и т. д. И чем больше компания будет отправлять счетов-фактур в электронном виде, тем дешевле обойдется стоимость каждого документа. А вот для тех, кто планирует отправлять мало электронных документов, затраты скорее всего вырастут. Ведь большая часть документов останется на бумаге, а за виртуальный обмен потребуется платить отдельно. Если компания планирует отправлять в электронном виде только счета-фактуры, а «первичку», как раньше, на бумаге, то затраты тоже вырастут. Ведь в данном случае надо платить и за бумажную пересылку, и за электронную.

По-вашему, электронные счета-фактуры упростят или усложнят работу?

Какие счета-фактуры  вам подходят: бумажные  или новые электронные

Вы планируете перейти на электронные счета-фактуры?

Какие счета-фактуры  вам подходят: бумажные  или новые электронные

Как вы будете выбирать спецоператора для обмена счетами-фактурами?

Какие счета-фактуры  вам подходят: бумажные  или новые электронные

2000 рублей стоит подключение к обмену электронными счетами-фактурами. Во столько же обойдется электронная подпись, если у компании ее еще нет. 10—20 рублей стоит выставление каждого счета-фактуры, но операторы будут давать скидки.

1 подпись нужна для электронного счета-фактуры. Ее подписывает только директор или работник, уполномоченный приказом либо доверенностью (см. материал вверху). Главбух такой счет-фактуру не подписывает, если он не уполномочен директором.

5 дней отведено на выставление электронного счета-фактуры. Как и для бумажных документов, дни считают в календарных. Только в случае с электронным счетом-фактурой дату выставления подтверждает спецоператор.

4 документа должно быть у поставщика, чтобы считать счет-фактуру выставленным: счет-фактура, подтверждение о его поступлении, извещение о получении этого подтверждения и извещение покупателя о получении счета-фактуры.

6 документов должно быть у покупателя, чтобы считать входящий счет-фактуру полученным. Это сам счет-фактура, извещение покупателя о получении этого счета-фактуры, два подтверждения оператора и два извещения покупателя о получении подтверждений).

Материал подготовлен совместно с ЗАО «ПФ “СКБ Контур”».
Благодарим сотрудников компании за содействие.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль