Электронную «первичку» хранят четыре года

626
<О сроке хранения документов>

Первичные, банковские и иные документы, составленные в электронном виде, надо хранить в течение четырех лет. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 30.03.12 № 03-11-11/104 (ответ на частный запрос).

По общему правилу документы, на основании которых компания исчисляла и платила налоги, а также бумаги, подтверждающие доходы и расходы, следует хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Отдельно электронные документы в этой статье не упомянуты, но в комментируемом письме Минфин России подтвердил, что для них исключений нет.

Как хранить документы

Никаких специальных правил хранения электронных документов кодекс не предусматривает. Компании могут хранить «первичку» как на компьютере, флешке, диске, так и на бумаге в распечатанном виде с отметкой об электронной подписи (см. врезку). При этом, если бумажная копия сохранится, а электронная нет, это не будет нарушением. То есть оштрафовать компанию за отсутствие именно электронного оригинала налоговики не вправе. Компания в любой момент сможет представить копию по запросу инспекции. Ведь на сегодняшний день запросить документы налоговики могут только на бумажном носителе.

Что касается платежек, отправленных через систему «Клиент-банк», то их многие компании предпочитают хранить именно в распечатанном виде. Из «Клиент-банка» документы можно распечатать, как правило, за год. За предыдущие годы надо запрашивать платежки из архива банка. Это услуга стоит примерно 20 рублей за один бумажный документ. А инспекторы могут потребовать документы за три года. Если объем запрошенных бумаг большой, то компания понесет дополнительные расходы.

Как посчитать срок

Дата получения электронного документа не влияет на период его хранения. Четырехлетний срок надо считать с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался для подтверждения доходов и расходов. Такой позиции придерживаются как в Минфине, так и в ФНС России.

Однако по истечении четырех лет документы все же лучше сразу не утилизировать. Ведь с 30 сентября 2011 года действует приказ Минкультуры России от 25.08.10 № 558, который устанавливает иные сроки хранения для многих документов компании. Так, например, договоры и платежные поручения надо хранить не четыре, а пять лет. И при их досрочной утилизации возможен штраф на директора в размере до 500 рублей (13.20 КоАП РФ). И хотя на практике такой штраф маловероятен, безопаснее не рисковать.

Как заверить электронную «первичку»

Утвержденного порядка заверения бумажных копий электронной «первички» нет.Но если документы запросила налоговая, то на распечатанном документе надо поставить отметку об электронной подписи (письмо Минфина России от 26.08.11 № 03-03-06/1/521). Проще всего написать так: «Документ подписан ЭЦП. Отпечаток №». Номер отпечатка состоит из нескольких цифр, и его можно посмотреть в своем сертификате электронной подписи.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль