Безошибочный подотчет. Новые правила в вопросах – ответах

2727

Без малого два месяца действуют новые правила работы с подотчетными деньгами. Но за это короткое время накопилась масса вопросов. В главной теме номера – решения самых сложных ситуаций, которые чаще всего сейчас беспокоят коллег.

ВОПРОС № 1
ПРО ЗАЯВЛЕНИЕ НА АВАНС

Мы всегда выдавали сотрудникам наличные деньги под отчет по приказу руководителя. Так поступили и в январе. Позже узнали, что по новым правилам ведения кассовых операций кассир выдает подотчетные деньги только по заявлению работника. Обязательно ли переделывать документы?

Безопаснее переделать «первичку» и приложить к расходному ордеру заявление от сотрудника на выдачу аванса. А в расходнике надо сделать ссылку на заявление, а не на приказ.

С 1 января основанием для оформления расходника на аванс является только один документ – заявление сотрудника с разрешительной надписью руководителя. Приказ, командировочное удостоверение и прочие документы для этого не подходят. Кроме того, важно, чтобы своей надписью руководитель не просто разрешил выдать деньги, в нем должны фигурировать также сумма аванса и срок, на который она выдается (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П).

Добавим, что исключения для руководителя нет. Кассир и ему должен выдавать деньги под отчет только по заявлению. А чтобы заявление не выглядело так, как будто директор просит деньги сам у себя и сам себе разрешает их взять, в заявлении формулировку «Прошу выдать» можно заменить фразой «Необходимо выдать». А в шапке вместо «Генеральному директору ООО “Компания”» поставить просто «В ООО “Компания”».

ВОПРОС № 2
ПРО ВЫДАЧУ ПОДОТЧЕТНЫХ

Раньше у нас в приказе о подотчетных лицах был установлен максимальный срок, на который сотрудник получает подотчетные, – 45 календарных дней. С этого года руководитель каждый раз ставит в заявлениях на выдачу подотчетных разные сроки – то несколько дней, то два месяца. Это нарушение?

Нарушения в таком разбросе сроков нет. Правила ведения кассовых операций, которые действуют с 2012 года, как и прежние, не содержат оговорки о том, на какой именно срок кассир вправе выдать деньги под отчет. Определение этого срока находится исключительно в ведении руководителя компании, который обозначает его в собственноручной разрешительной надписи на заявлении сотрудника.

Более того, установить срок директор может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 19 марта). Последний вариант предпочтительнее. Отчитаться за деньги работнику надо в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который они выданы. И если этот срок будет определен точной датой, кассиру и самому работнику не понадобится высчитывать, укладывается ли он в отведенные сроки. Кроме того, это исключает вероятность, что налоговики на проверке подсчитают дни иначе. Устанавливать в каком-либо документе общий срок для выдачи подотчетных компании не требуется. Вместе с тем запрета на это тоже нет. Так что такой срок можно установить.

ВОПРОС № 3
ПРО АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

Выдали сотруднику наличные деньги под отчет до 6 февраля. Но этот сотрудник заболел, поэтому смог выйти на работу только 9 февраля, а авансовый отчет представил в бухгалтерию еще позже – лишь 13-го числа. Является ли этого нарушением и какие санкции за него грозят нашей компании?

Сотрудник ничего не нарушил. Прежние правила оговаривали, что сотрудник должен отчитываться об израсходованных суммах авансов не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки. Поэтому было непонятно, когда следует отчитаться работнику, который в это время взял отпуск или, к примеру, заболел.

По новым правилам отсчитывать три рабочих дня необходимо с даты, следующей за днем истечения срока, на который выданы деньги, «или со дня выхода на работу» (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373П).

Вашему сотруднику требовалось сдать авансовый отчет самое позднее 8 февраля. Но так как он в это время болел, то три дня надо отсчитывать не с 6, а с 9 февраля. То есть с первого рабочего дня после болезни. Значит, последний день для представления авансового отчета – это 13 февраля. И ваш сотрудник сделал все вовремя.

Впрочем, даже если налоговики обнаружат, что подотчетник сдал авансовый отчет не вовремя, штрафа за это быть не должно. Статья 15.1 КоАП РФ ответственности за такое нарушение не содержит.

ВОПРОС № 4
ПРО УТВЕРЖДЕНИЕ ОТЧЕТА

Сотрудник сдал авансовый отчет с перерасходом 30 января. Руководитель нашей компании этот отчет до сих пор не утвердил. Соответственно деньги мы сотруднику еще не вернули. Более того, планируем возвращать их не одной суммой, а частями. Имеем ли мы право так поступать?

Все зависит от того, какой срок утверждения авансовых отчетов и расчета с сотрудниками прописан в положении о подотчетных лицах вашей компании. В прежних правилах ведения кассовых операций не оговаривалось, сколько дней отведено компании, чтобы утвердить отчет и рассчитаться с сотрудником. В новом Положении № 373-П есть условие, что срок, отведенный на эти процедуры, руководитель устанавливает самостоятельно.

Если директор не издаст соответствующий приказ либо установит срок, но потом компания его нарушит, штрафа быть все равно не должно. Административная ответственность за это в законодательстве не установлена. Как, впрочем, и за возврат перерасхода работнику частями.

Но надолго затягивать расчет с подотчетным работником рискованно. Ведь за опоздание с выплатами сотруднику положена компенсация в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ). Если работник ее не получит, он может подать жалобу в трудинспекцию. Тогда возможен штраф за несоблюдение трудового законодательства от 30 до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

ВОПРОС № 5
ПРО ОТЧЕТ ЗА ДВА АВАНСА

В течение января генеральный директор несколько раз брал из кассы подотчетные средства. А 1 февраля составил только один авансовый отчет на все полученные суммы. Так же время от времени поступают другие сотрудники. Является ли это нарушением нового порядка работы с наличностью?

Да, является. В действующей форме авансового отчета АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55) предусмотрена графа для остатка или перерасхода суммы ранее полученного сотрудником аванса. Но это не означает, что работник компании имеет право один раз отчитаться по всем суммам, полученным, к примеру, за месяц или квартал.

Взять деньги под отчет работник вправе только после того, как полностью погасит задолженность по ранее полученному авансу. Это ограничение закреплено в новом порядке ведения кассовых операций. Оно было и в старом. Причем не имеет значения, кто берет деньги из кассы – обычный работник или сам руководитель.

Формально нельзя штрафовать компанию за то, что она выдает подотчетные тем, кто еще не сдал авансовый отчет по предыдущей сумме. Тем не менее на практике налоговики раньше привлекали к ответственности за такое нарушение. А отменить штрафы удавалось только в суде (постановления федеральных арбитражных судов Дальневосточного округа от 16.07.10 № Ф03-4472/2010, Северо-Западного округа от 25.11.08 № А56-5137/2008).

ВОПРОС № 6
ПРО ПЕРЕДАЧУ ПОДОТЧЕТНЫХ

Директор взял деньги под отчет. Часть отдал секретарю, чтобы та купила в агентстве авиабилеты для командировки. В итоге получилось, что сами билеты выписаны на директора, а в чеке стоит фамилия секретаря. Вправе ли директор компании включить такой расход в свой авансовый отчет?

Это спорный вопрос. В прежнем порядке был прямой запрет на передачу подотчетных сумм одним работником другому. В Положении № 373-П такой оговорки нет. На первый взгляд это означает, что теперь не важно, кто именно израсходовал деньги. Главное, чтобы работник, который брал аванс, отчитался по нему, приложив все подтверждающие расходы документы.

На самом деле это не так. В новых правилах сказано, что кассир выдает деньги конкретному работнику по его заявлению. Кроме того, каждый работник отчитывается по тем суммам, которые получил он, а не кто-то другой. По этой причине безопаснее предупредить сотрудников, чтобы они не передавали подотчетные друг другу. На этом настаивают и в опрошенных нами УФНС.

Тем более что такой порядок позволит исключить споры по поводу списания расходов. Налоговики на проверке могут увидеть из документов, приложенных к авансовому отчету, что деньги истратил не подотчетный сотрудник, а другой работник. Тогда он должен написать расписку в том, что подотчетник вернул ему деньги (письмо ФНС России от 22.06.11 № ЕД-4-3/9876).

ВОПРОС № 7
ПРО РЕКВИЗИТЫ ОТЧЕТА

Перерасход подотчетных денег возвращаем на карточки работникам. В авансовом отчете предусмотрены строки только для реквизитов расходного ордера, по которому выдана перерасходованная сумма. Вправе ли мы добавить в авансовый отчет еще одну строчку – для реквизитов платежки?

Да, вправе. Все хозяйственные операции необходимо оформлять первичными учетными документами, составленными по унифицированной форме (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ). Для учета расходов подотчетного сотрудника таким документом является авансовый отчет по форме АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55). В нем действительно не предусмотрены строки для реквизитов платежки, которой компания перечисляет работнику сумму перерасхода.

Вместе с тем любую унифицированную форму, в том числе авансовый отчет, компания имеет право дополнять необходимыми реквизитами по своему усмотрению. Главное не удалять из этой формы те обязательные реквизиты, которые уже предусмотрены в утвержденном бланке (постановление Госкомстата России от 24.03.99 № 20).

Таким образом, авансовый отчет с дополнительной строкой для реквизитов платежного поручения легитимен и не препятствует списанию расходов в налоговом учете. Такой точки зрения придерживаются и специалисты Минфина России (письмо от 08.07.11 № 03-03-06/1/414).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль