Как оформить подотчетные, если…

968

…работник купил товар за свои деньги. Работник в этом случае не является подотчетным лицом, поскольку он не брал аванс в компании. Значит, составлять авансовый отчет не надо. Ведь этот первичный документ предназначен для учета расчетов по подотчетным суммам (Указания, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55). Чтобы компенсировать расходы, сотруднику достаточно подать заявление в свободной форме. На основании заявления директор издает приказ, а кассир выдает деньги. Некоторые компании оформляют авансовые отчеты, например, без этого не сделать автоматические проводки в 1С. Запрета на такой порядок нет.

…аванс перечислен на карту. Выдавать подотчетные компания вправе не только наличными, но и по безналу – на карту. Главное – предусмотреть такую возможность в коллективном договоре или Положении о командировках. Именно эти документы регламентируют порядок возмещения расходов (ст. 168 ТК РФ). Новые правила ведения кассовых операций не распространяются на работников, получающих подотчетные с расчетного счета, а не из кассы. Но во избежание споров стоит и с них брать заявление о выдаче денег и ставить на нем разрешительную надпись руководителя. Тогда сразу будет ясно, какую сумму утвердило руководство и через сколько дней надо отчитаться.

…работник вернул весь аванс. Сотрудник, который сдал в кассу ту же сумму подотчетных, что и взял, не должен составлять авансовый отчет. Достаточно внести деньги в кассу по приходному кассовому ордеру с формулировкой «возврат подотчетных сумм». Авансовый отчет предназначен для учета расходования подотчетных, а в данной ситуации сотрудник ничего для компании не приобрел. На практике некоторые компании оформляют авансовые отчеты и в этой ситуации. Это допустимо. А чтобы работники знали, что нужно составить отчет на неистраченную сумму, такое правило стоит закрепить в приказе о подотчетниках (см. материал на стр. 7).

…сотрудник обменял рубли на валюту. Работник, который едет в заграничную командировку, обычно получает аванс в рублях. А потом сам покупает на них валюту. В этом случае компания компенсирует подотчетнику ту рублевую сумму, которую он потратил на обмен. Так что в авансовом отчете надо отразить расходы по курсу на дату обмена (письмо Минфина России от 31.03.11 № 03-03-06/1-193). Но может случиться, что работник не сохранил квитанцию из обменника. Тогда валюту переводят в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 15.06.11 № 03-03-06/1/347, ФНС России от 21.03.11 № КЕ-4-3/4408).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль