Как оформить подотчетные, если…

975

…работник купил товар за свои деньги. Работник в этом случае не является подотчетным лицом, поскольку он не брал аванс в компании. Значит, составлять авансовый отчет не надо. Ведь этот первичный документ предназначен для учета расчетов по подотчетным суммам (Указания, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55). Чтобы компенсировать расходы, сотруднику достаточно подать заявление в свободной форме. На основании заявления директор издает приказ, а кассир выдает деньги. Некоторые компании оформляют авансовые отчеты, например, без этого не сделать автоматические проводки в 1С. Запрета на такой порядок нет.

…аванс перечислен на карту. Выдавать подотчетные компания вправе не только наличными, но и по безналу – на карту. Главное – предусмотреть такую возможность в коллективном договоре или Положении о командировках. Именно эти документы регламентируют порядок возмещения расходов (ст. 168 ТК РФ). Новые правила ведения кассовых операций не распространяются на работников, получающих подотчетные с расчетного счета, а не из кассы. Но во избежание споров стоит и с них брать заявление о выдаче денег и ставить на нем разрешительную надпись руководителя. Тогда сразу будет ясно, какую сумму утвердило руководство и через сколько дней надо отчитаться.

…работник вернул весь аванс. Сотрудник, который сдал в кассу ту же сумму подотчетных, что и взял, не должен составлять авансовый отчет. Достаточно внести деньги в кассу по приходному кассовому ордеру с формулировкой «возврат подотчетных сумм». Авансовый отчет предназначен для учета расходования подотчетных, а в данной ситуации сотрудник ничего для компании не приобрел. На практике некоторые компании оформляют авансовые отчеты и в этой ситуации. Это допустимо. А чтобы работники знали, что нужно составить отчет на неистраченную сумму, такое правило стоит закрепить в приказе о подотчетниках (см. материал на стр. 7).

…сотрудник обменял рубли на валюту. Работник, который едет в заграничную командировку, обычно получает аванс в рублях. А потом сам покупает на них валюту. В этом случае компания компенсирует подотчетнику ту рублевую сумму, которую он потратил на обмен. Так что в авансовом отчете надо отразить расходы по курсу на дату обмена (письмо Минфина России от 31.03.11 № 03-03-06/1-193). Но может случиться, что работник не сохранил квитанцию из обменника. Тогда валюту переводят в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 15.06.11 № 03-03-06/1/347, ФНС России от 21.03.11 № КЕ-4-3/4408).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль