Идеальные условия в приказе о подотчете, которые защитят от споров

1484

Новые правила ведения кассовых операций не требуют от компании составлять приказ о расчетах с подотчетными сотрудниками. В то же время есть смысл и в этом году утвердить такой документ, а в нем предусмотреть как минимум пять правил, которые упростят работу. Приводим наиболее оптимальные формулировки приказа.

Основание для выдачи аванса под отчет

Идеальная формулировка: «Кассир выдает работнику деньги под отчет по письменному заявлению работника, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату».

На проверке это условие в приказе компанию ничем не защищает, ведь оно закреплено непосредственно в новых правилах ведения кассовых операций (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П). Но большинство работников этих правил не читали. Ознакомив их с приказом, работодатель избежит лишних объяснений с сотрудниками.

Состав подотчетных сотрудников

Идеальная формулировка: «Подотчетными лицами признаются все сотрудники, которым кассир выдал деньги под отчет».

В новом приказе не стоит приводить перечень всех сотрудников. Тогда при приеме новых работников или расширении штата не понадобится вносить в документ изменения. Достаточно сказать, что подотчетником становится любой, кому выдан аванс.

Срок, на который может быть выдан аванс

Идеальная формулировка: «Максимальный срок, на который кассир имеет право выдавать деньги работнику под отчет, составляет 45 календарных дней. Конкретный срок в пределах этого периода руководитель утверждает в надписи на заявлении работника».

По новым правилам руководитель вправе ставить на заявлении любой срок выдачи подотчетных. Вместе с тем свои полномочия по подписанию заявлений директор может передать другому работнику, например своему заму. Чтобы регламентировать его действия, в договоре можно предусмотреть максимальный срок, на который зам может разрешить выдать аванс. Это условие также обоснует, почему в заявлениях большой разброс по срокам. Например, один работник получает деньги на два дня, а другой – на полтора месяца. Так как эти периоды входят в общий лимит, вопросы у проверяющих вряд ли возникнут.

Особенности выдачи подотчетных руководителю компании

Идеальная формулировка: «При выдаче подотчетных денежных средств руководителю в заявлении отражаются сумма наличных и срок, на который они выдаются, собственноручную разрешительную надпись на заявлении руководитель не делает».

Оговорка об особенностях заявления руководителя оградит от претензий в том, что в документе нет разрешительной надписи.

Срок утверждения авансового отчета

Идеальная формулировка: «Работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные денежные средства, или со дня выхода на работу. Бухгалтерия проверяет авансовый отчет в течение пяти рабочих дней после его представления работником. Руководитель утверждает авансовый отчет в течение пяти рабочих дней после его проверки бухгалтерией. Кассир производит расчет с работником по авансовому отчету в течение пяти рабочих дней после его утверждения».

Новое Положение № 373-П требует, чтобы руководитель установил сроки проверки, утверждения авансового отчета, а также расчетов по нему. Ограничений нет – сроки могут быть какими угодно большими. Это защитит компанию на случай, если работник, которому долго не возвращали перерасход, потребует компенсацию за несвоевременный возврат.

Ответственный за исполнение приказа сотрудник

Идеальная формулировка: «Контроль по исполнению положений данного приказа, а также ответственность за ознакомление с приказом работников компании возложить на главного бухгалтера Петрову А.П».

В приказе имеет смысл определить сотрудника, который ознакомит всех сотрудников с порядком выдачи подотчетных, а также проследит, чтобы он исполнялся. Это необязательное условие, но так будет проще контролировать порядок получения авансов сотрудниками.

Идеальные образцы кадровых документов, которые необходимы в каждой компании, есть в разделе «Ваш кадровый секретарь».

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль