Найден идеальный способ заверить электронную «первичку»

565
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Дата, подпись, печать, программа – главные реквизиты отметки
Для проставления отметок удобнее сделать специальный штамп

Недавно Минфин разъяснил, что электронная «первичка» может подтвердить расходы на проверке, только если она распечатана и на ней есть особая отметка об электронной подписи*. Мы опросили инспекторов из разных регионов, и выяснилось, что они не знают, как выглядит загадочная отметка, поэтому разрешают компаниям придумать ее самостоятельно. Совместно со спецоператорами мы разработали исчерпывающий вариант, который устроит всех.

Есть два способа поставить отметку

Если компания обменивается с контрагентами электронной «первичкой», то она всегда получает два файла. В первом собственно документ. Во втором данные цифровой подписи. Если вывести документ на печать, на нем не будет ни подписей, ни печати, ни каких-либо данных о том, что поставщик подписал ее ЭЦП. Именно поэтому чиновники и требуют делать на ней отметку о наличии цифровой подписи.

Есть два варианта поставить отметку на документе: автоматический и ручной.

Чтобы отметки ставились автоматом при распечатке документа, надо заранее договориться со спецоператором о настройке программы. Как мы выяснили, многие из них идут навстречу клиентам и добавляют в меню функцию «Распечатать с ЭЦП». Тогда, получив из инспекции требование о представлении накладных и прочих документов, компании достаточно будет распечатать их из своей программы. В нижнем или верхнем углу документов появится необходимая отметка. Останется заверить ее записью «Копия верна», подписью руководителя и печатью.

Если у оператора нет технических возможностей для автоматического выведения на печать отметки об ЭЦП, компания будет делать отметку сама. Сотрудник компании, который готовит копии для инспекции, может написать всю информацию от руки. Но удобнее изготовить специальный наборный штамп с общими сведениями. Вручную останется вписать лишь данные цифровой подписи, а также подпись и печать (см. образец).

Что должно быть в отметке

Найден идеальный способ заверить электронную «первичку»Исходить можно из опыта самих же налоговиков. Они во внутренней переписке делают на бумажных версиях электронных документов надпись «Подписан ЭЦП. Отпечаток №». Как мы выяснили у спецоператоров, под отпечатком понимают идентификатор документа. Это уникальный буквенно-цифровой код, который программа спецоператора автоматически формирует при заверении документа цифровой подписью. Для каждого нового документа он свой. Взять его компания может из файла с ЭЦП, который компания получает вместе с электронной «первичкой». Однако, чтобы отметка получилась до конца информативной, в ней нужны еще три реквизита.

Во-первых, это дата подписания «первички». Для момента признания расходов важен не только факт подписания документа, но и когда именно это произошло.

Во-вторых, подпись и печать и фраза «копия верна». Они нужны потому, что оригиналом электронного документа является компьютерный файл. Его бумажная версия – всего лишь копия, которую перед представлением в инспекцию необходимо заверить подписью руководителя и печатью.

В-третьих, стоит включить информацию о том, через какую программу этот документ выставлен. Это исключит возможные вопросы инспекторов на проверке. Ведь обмениваться электронными документами возможно только через специальные программы операторов.

Письмо Минфина России от 26.08.11 № 03-03-06/1/521.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль