Как выловить в планах подразделений ошибки и приукрашивания

576
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Есть три основных этапа в проверке планов подразделений
Проверять планы проще, если требования к ним регламентированы

Подготовка бюджета компании на будущий год начинается осенью. Кажется, есть много времени, чтобы составить идеальный финансовый план. На практике же в ходе исполнения годового бюджета его перекраивают чуть ли не каждый месяц. Зачастую это происходит из-за нереалистичности заявленных показателей подразделениями или досадных ошибок. Между тем выловить недочеты и приукрашивания бюджета еще на стадии его согласования под силу финансовой службе. Алгоритм универсален для компаний любой сферы деятельности.

Проверить, все ли данные представлены

Практически в каждой компании, где налажено бюджетирование, есть регламентирующие этот процесс внутренние положения. В них прописывают, какие именно плановые данные представляют подразделения компании, чем они их обязаны обосновать и с кем согласовать. С проверки исполнения этих требований и можно начать. А именно убедиться, что бюджетные формы заполнены полностью, в заданной детализации, к статьям расходов и доходов приложены необходимые расшифровки и пояснения. И что план подписан всеми лицами, ответственными за его составление и согласование.

Нередко подразделения забывают включить тот или иной показатель в свой план. Это может быть случайная ошибка из-за невнимательности или же осознанное действие, попытка, например, приукрасить бюджет для руководства. Самый простой способ выявить подобные недочеты – проверить, представлены ли данные точно в таком составе, как того требует регламент бюджетирования. Кстати, сделать это будет проще, если все требования (какая служба какие расходы и доходы планирует) заранее свести в единую таблицу (см. пример). Останется только сверить с ней полученные планы.

Убедиться в соблюдении лимитов и норм

После того как подразделения представили все необходимые данные по каждой статье из своих бюджетов, в том числе дослали недостающие, предстоит проверить, насколько корректно они спланировали нормируемые расходы: учли ли установленные в компании лимиты или нет. В частности, нормы расхода на ГСМ, сотовую связь, спецодежду, канцтовары, суточные и пр. Если несоответствия будут выявлены, надо вернуть планы на доработку или можно самостоятельно пересчитать функциональные бюджеты.

Удостовериться в качестве планирования

Качественная оценка доходов и расходов, запланированных подразделениями, – самая трудоемкая форма контроля. Она подразумевает детализированный разбор каждой бюджетной статьи, проверку всех расчетов и обоснований. Фактически главбух или финансовый директор ставит себя на место главы конкретной службы и планирует его расходы заново, стараясь понять, все ли факторы и условия были учтены. Здесь самое главное – оценить реалистичность и обоснованность затрат.

Реалистичность доходов. Контроль качества планирования доходной части бюджета имеет большое значение, так как на ее основе рассчитывается большая доля плановых расходов подразделений. Если стратегическая цель компании – занять определенную долю на рынке, надежнее убедиться, что прогноз выпуска или реализации продукции ей соответствует. Также необходимо удостовериться, что план производства подготовлен с учетом действующих производственных нормативов, а план продаж – торговых условий, а также имеющейся информации об изменении поставщиками правил поставки в планируемом периоде.

При оценке достоверности планов продаж, сформированных коммерческими подразделениями, проверяют, каким образом учтены:

  • сезонные колебания продаж;
  • эластичность спроса, а другими словами, какова зависимость между ценой и объемом реализации;
  • темпы инфляции (у торговых предприятий, как правило, рост закупочных цен компенсируется повышением цен реализации).

Также надо изучить, насколько качественно обоснован заявленный рост объема реализации, чем это объясняется.

Обоснованность расходов. В каждом случае предстоит разобраться, чем аргументировано изменение той или иной статьи затрат по сравнению с текущим годом, есть ли для этого объективные причины. Например, при контроле достоверности прогноза арендных выплат потребуется убедиться, что в расчетах учтено намерение компании увеличить или сократить арендуемые площади, а также предстоящее изменение арендных ставок. Такая информация должна быть подтверждена документально, например уведомлением арендодателя или новым договором с ним.

Бюджет расходов по зарплате можно проанализировать на соответствие фактическому количеству сотрудников подразделения, действующей системе окладов и мотивации сотрудников, намеченным на планируемый период отпускам и изменениям в организационной структуре. Прогнозируемые затраты на командировки должны соотноситься с объемами, сложившимися в прошедших бюджетных периодах и действующими нормами расходов. А если они изменились, стоит проверить, как это отражено в бюджетах подразделений, сотрудники которых часто бывают в командировках.

Семь правил составления идеального бюджета

1. Никогда не верить честному слову.

2. Автоматизировать и стандартизировать бюджетный процесс по максимуму.

3. Собирать статистику по динамике натуральных показателей, задействованных при планировании.

4. Уделять особое внимание наиболее значимым статьям доходов и расходов.

5. Удостовериться, что при составлении бюджета учтены все необходимые данные от всех подразделений.

6. Разработать подробные инструкции по заполнению бюджетных форм.

7. Договариваться. Утверждение бюджета – это компромисс.

Планирование статей бюджета компании (фрагмент)

Статьи затрат бюджета Подразделение
Служба маркетинга Коммерческая служба Логистика Служба главного инженера
Заработная плата
Сдельная зарплата + + +  
Повременная зарплата + + +  
Оклады сотрудников + + +   +
Аренда
Аренда земли +  
Аренда имущества, помещений + +   +
Маркетинговые расходы
Реклама +  
Промо-акции +  
Бонусы покупателям +  

Подготовлено в сотрудничестве
с редакцией журнала «Финансовый директор»

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль