Есть бесплатный способ наладить в финансовой службе идеальный учет договоров

3928

Учет договоров в компаниях, как правило, построен однотипно: все оригиналы и приложения собирают в одном канцелярском файле, а затем подшивают к другим договорам в папку. В Excel ведется реестр. Но, когда количество договоров заметно растет, Excel становится неудобным. Дмитрий Привалов, начальник финансово-экономического отдела ООО «Иркутскэнергосвязь», поделился своим опытом и рассказал, какая программа помогла им наладить в компании идеальный учет договоров. Она довольно гибкая, поэтому ее можно использовать на любом предприятии.

Скачать бесплатную программу для учета договоров, а также подробную инструкцию пользователя.

Недостатки учета договоров в Excel

Когда в компании количество договоров превысило 2000, стало очевидно, что Excel для учета не годится.

Во-первых, он хорош для построения электронных таблиц и вычислений. Но не подходит для ведения громоздких списков. В нем невозможно создать отдельные справочники контрагентов, отделов, сотрудников и пр., необходимые для ведения реестра договоров.

Во-вторых, для поиска сведений по заданным критериям в Excel каждый раз приходится настраивать специальный фильтр. Иногда при выборке необходимо применять по 5–6 условий, и на это уходит слишком много времени.

В-третьих, высока вероятность ошибок, допускаемых на этапе ввода данных. По опыту работы видно, что чаще всего ошибаются при вводе наименования компании, с которой заключен договор. А неправильно введенная один раз информация может тиражироваться далее.

Именно эти причины подвигли ООО «Иркутскэнергосвязь» отказаться от учета договоров с использованием Excel и перейти на систему, которая строилась бы на основе базы данных.

Новую базу данных создали на основе MS Access

В качестве будущей платформы для базы данных была выбрана MS Access. Эта система очень распространена, так как входит в пакет MS Office. В итоге программа включила в себя самые необходимые функциональные блоки.

«Поиск по базе». Функционал понятен из названия. Поиск можно вести по любому сочетанию реквизитов, даже по фрагменту (см. рис. 1).

Есть бесплатный способ наладить в финансовой службе идеальный учет договоров

«Новый договор». С помощью этого раздела можно добавить новый документ в базу данных и прикреплять файлы со сканированными копиями договоров (см. рис. 2).

Есть бесплатный способ наладить в финансовой службе идеальный учет договоров

«Справочники». Здесь можно вводить новые данные – контрагенты, статус договора, отделы, статьи бюджета и редактировать уже существующие.

«Редактор». С его помощью вносят изменения в сведения о договорах, введенных в программу ранее (см. рис. 3). Здесь рекомендуется с особой осторожностью редактировать внутренние номера договоров, так как это может усложнить их дальнейший учет.

Есть бесплатный способ наладить в финансовой службе идеальный учет договоров

«Отчетность». Блок позволяет формировать реестры заключенных контрактов. Предусмотрено два типа отчетов: экспресс-отчет (выводит список договоров за определенный период времени) и конструктор отчетов (формирует список по заданным критериям).

«Настройки». Здесь можно настроить параметры базы данных – название компании, которое отображается в заголовке, а также ключевые поля. Также, например, можно указать поля, обязательные для заполнения при добавлении нового договора.

Более подробное описание функций каждого раздела и наглядные примеры приведены в инструкции по пользованию программой.

Рекомендации для применения в работе

Если компания решит внедрить у себя данную программу, то, исходя из своего опыта, Дмитрий Привалов рекомендует придерживаться следующих правил.

1. Поручить внесение данных в программу одному сотруднику и закрепить внутренним распоряжением частоту, с которой будет пополняться база. Есть два варианта: либо календарная периодичность (например, раз в неделю), либо по количеству накопленных новых договоров (например, каждые десять документов).

2. Сразу определиться с набором возможных статусов договоров. Например, в «Иркутскэнергосвязи» используются статусы «Действующий» (по договору совершаются регулярные платежи), «Закрытый» (прекратил свое действие), иногда применяется «Разовая сделка».

3. Не смешивать в одной базе клиентские договоры и контракты с поставщиками. Удобнее, если у коммерческой службы база будет отдельной.

4. Всегда сканировать договоры. Это сэкономит немало времени, когда возникнет необходимость ознакомиться с текстом контракта. Отсканированные договоры проще сохранять в PDF-файлах. Это довольно распространенный формат, и если понадобится выслать документ по электронке, то адресат наверняка сможет просмотреть этот документ. Называть файлы с отсканированными договорами лучше по шаблону. Например, «Номер внутренний _ Наименование контрагента _ Номер внешний.pdf». Это упростит поиск файлов.

5. Не заводить в базу отдельные записи на допсоглашения. Достаточно примечания в файле, что у договора есть приложения. Дополнительное соглашение надо добавить в конец уже существующего pdf-файла.

6. Ставить штамп с внутренним номером договора и датой его регистрации.

Преимущества программы

1. Понятный интерфейс позволяет каждому пользоваться программой независимо от уровня компьютерной грамотности.

2. Сквозное индексирование всех договоров. Документ попадает в систему в режиме реального времени, его можно сразу найти без дополнительного обновления базы.

3. Удобный настраиваемый поиск нужной информации.

4. Формирование реестров договоров.

5. Привязка к сканированной копии договора.

 

 

Подготовлено в сотрудничестве с редакцией журнала  «Финансовый директор»

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль