Что нужно знать главбуху о деловом электронном письме

5992
Деловая переписка по интернету – неотъемлемая часть работы главбуха. Писать электронные письма приходится не только руководству и подчиненным, но и контрагентам компании. Есть несколько простых правил, которые помогут грамотно составить сообщение и произвести приятное впечатление на получателя.

Итак, на какие реквизиты письма стоит обратить особое внимание:

Адресат. Нормы делового этикета требуют указывать в копии письма человека, которого вы упоминаете или на которого ссылаетесь. Если в переписке участвуют несколько лиц, пользуйтесь кнопкой «Ответить всем».

Тема. В теме письма следует кратко раскрыть суть обращения, используя отглагольное существительное в предложном падеже («О направлении», «Об организации»). Если вы пишете адресату впервые, можно указать название компании. Например, «ООО "Готика". О возможности получения кредитной линии». В случае продолжения переписки с респондентом не забывайте менять тему на актуальную. Крайне нежелательно отправлять письмо без какой-либо темы, это считается дурным тоном.

Обращение и приветствие. Универсальная форма обращения, а в случае с государственными органами – единственно допустимая, – «Уважаемый» с указанием имени, отчества адресата и восклицательным знаком в конце. Если география вашей переписки ограничивается территорией России и в ней не участвуют иностранцы, лучше не пользоваться обращениями, заимствованными из западного делового этикета. Такими, как, например, «Дорогой...», «Господин?».

Текст письма. Уважайте время своего респондента и не заставляйте разбирать витиеватые обороты. Помните, что смысловой акцент всегда приходится на конец фразы. Например, фраза «московская дирекция выполнила план в марте» говорит о том, что план был выполнен в марте, а «в марте выполнила план московская дирекция» – здесь акцент на то, что это заслуга именно московской дирекции.

Избегайте сложных предложений. Краткость – лучший способ донести смысл. Например, фразу «Просим убедиться в том, что пломбы целые» лучше заменить на более простое выражение: «Просим убедиться в целостности пломб».

В деловом письме не стоит употреблять экспрессивные фразы и эмоционально-окрашенные выражения. Недопустимы обороты типа «проект исключительной важности» или «компания находится в катастрофическом положении». Лучше свести все к нейтральной фразе «компания находится в тяжелом положении», а принятие решения о степени тяжести ситуации – личное дело получателя письма.

Далее, постарайтесь изложить суть в обезличенной форме. Стоит избегать каких-либо предположений о личных качествах получателя либо о его отношении к составителю документа. Неприемлемы обороты типа: «Просим Вас внимательно отнестись к нашему предложению?». Такая конструкция означает оскорбительное предположение, что не все обращения будут рассмотрены получателем одинаково тщательно. Некорректны также любые просьбы о преимущественном внимании, как, например, «просим рассмотреть в первоочередном порядке?». Позвольте своему адресату самостоятельно расставить приоритеты, не принимайте за него решение. Кроме того, помните, что попытка манипулировать или оказывать давление в переписке («просим положительно решить вопрос?») воспринимается негативно. Впрочем, чрезвычайная вежливость тоже может придать письму негативную окраску, поскольку часто трактуется как скрытая ирония.

Предупреждение
Если вы по ошибке отправили письмо, можно попытаться его отозвать. Хотя результат не гарантирован.
В Outlook 2007 перейти в папку «Отправленные», открыть письмо, которое хотите вернуть. Далее кликнуть иконку в панели управления «Другие действия» и выбрать опцию «Отозвать сообщение».

Перед отправкой обязательно прочитайте письмо и постарайтесь свести к минимуму количество повторов. Если в каждом предложении встречаются фразы «упаковка осуществляется», «доставка осуществляется», «оплата осуществляется», это говорит о бедном лексиконе автора. Употребление иностранных слов не оправданно, если можно подобрать русский синоним. Конечно же, бывают ситуации, когда без иностранных терминов не обойтись. Но, прежде чем их вставлять в текст, подумайте, правильно ли их поймет ваш адресат.

Подпись. Всегда используйте подпись. В ней должны быть указаны, как минимум: финальная фраза (например, «С уважением»), имя, фамилия, должность, название компании и несколько способов связи с вами. При длительной переписке по одной теме с одними и теми же респондентами допустимо использовать сокращенный вариант подписи: финальная фраза, имя и фамилия.

Совет
Не торопитесь отправлять письмо. Перед тем как нажать кнопку «Отправить», обязательно прочитайте его. А лучше поставьте на отправку писем паузу в три-пять минут (в Outlook 2007 меню «Сервис» – «Правила и оповещения» – «Новое правило» – «Проверка сообщений после отправки» – «Далее» – «Задержать отправку на число минут» – «Готово»).

В заключение – пара рекомендаций по входящим письмам. Во-первых, не откладывайте надолго ответ. Если у вас нет возможности отреагировать сразу, потвердите получение письма и сообщите, что постараетесь ответить на него в ближайшее время. Во-вторых, если отправитель прислал запрос на отзыв своего письма, подтвердите его, предоставьте ему возможность исправить свою ошибку. В следующий раз, возможно, отзывать письмо будете уже вы.
 

Подготовлено по материалам журнала «Финансовый директор».

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль