ПФР перечислил документы, которые компаниям пора готовить к выездной проверке по взносам

2064

К новой методичке по выездным проверкам специалисты Пенсионного фона приложили внушительный перечень документов, которые ревизоры должны запросить по приходу в компанию. В первую очередь это учредительные документы и учетная политика по бухгалтерскому и налоговому учету. Также в список попали почти все кадровые бумаги, бухгалтерские регистры, банковские и кассовые документы (см. таблицу).

ПФР разъясняет в своих рекомендациях, что сотрудники фонда при выездной проверке вправе запрашивать документы неограниченное число раз. В первый раз затребовать могут подлинники для ознакомления. Но в дальнейшем, если какие-либо бумаги ревизорам потребуются для составления акта, истребовать их ревизоры вправе только в виде заверенных копий (п. 2 ст. 37 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). Требовать нотариальных копий, как следует из рекомендаций, проверяющие не вправе.

Копии или подлинники компания обязана представить в течение 10 рабочих дней, иначе возможен штраф 50 рублей за один документ (ст. 48 закона № 212-ФЗ).

Какие документы запросят проверяющие из фондов

Документ Что проверят в документе
Учредительные документы Ревизоры из фонда сверят название компании, ее адрес, льготные виды деятельности (например, для IТ-компаний, организаций инвалидов и т. д.), а также порядок выплаты дивидендов акционерам. Они, кстати, взносами не облагаются, поскольку не связаны с трудовыми отношениями или выполнением работ (ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ)
Учетная политика Во время ревизии специалисты фонда будут проверять первичные документы, а также регистры бухгалтерского и налогового учета. В учетной политике они ознакомятся со списком документов, которые ведет компания, чтобы затем истребовать те регистры, которые нужны для проверки
Расчеты по пенсионным взносам РСВ-1 и 4 ФСС РФ Фонды сверят показатели отчетов по пенсионным взносам и взносам в ФСС
Карточки по учету начисленных вознаграждений Страхователи обязаны вести учет всех начислений в пользу работников и других физических лиц (ч. 6 ст. 15 закона № 212-ФЗ). Утвержденной формы нет (письмо Минздравсоцразвития России от 11.02.10 № 286-19). Рекомендованная форма приведена в письмах ПФР от 26.01.10 № АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.10 № 02-03-08/08-56П. Однако если компания ведет другой регистр учета выплат, то это не является нарушением и штрафа за это нет
Список внештатных работников, список работников, работающих по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг Вести такие списки компании не обязаны. Списки нужны только для удобства проверяющих. Если компания откажется их представить, то мы считаем, что штраф незаконный
Договоры между компанией и страховой организацией на обязательное медицинское страхование с приложением списка сотрудников Выплаты в рамках договора добровольного медицинского страхования работников не облагаются взносами при условии, что договор заключен на срок не менее года (п. 4 ч. 1 ст. 9 закона № 212-Ф). Ревизоры проверят срок договора. Заметим, что в течение года список застрахованных может меняться, например, в связи с увольнением сотрудников и приемом новых. Для льготы не важно, сколько был застрахован конкретный сотрудник: больше года или меньше. Главное, чтобы сам договор действовал не менее года. Это нам подтвердили в Минздравсоцразвития России
Регистры бухучета: главная книга, журналы-ордера, мемориалы-ордера, оборотно-сальдовые ведомости, аналитические карточки, своды по зарплате Список бухгалтерских документов проверяющие будут формировать на основе учетной политики компании. В запрошенных документах ревизоры будут стараться найти нестыковки и зарплатные схемы
Кадровая «первичка»: – приказ о приеме на работу (Т-1); – личная карточка (Т-2); – штатное расписание (Т-3); – приказ о переводе (Т-5 и Т5а); – приказ об отпуске (Т-6 и Т-6а); – приказ о расторжении трудового договора (Т-8 и Т8); – приказ о поощрении (Т-11); – табель (формы Т-12 и Т13); – расчетно-платежная ведомость (Т-49); – прочие документы Кадровые документы нужны ревизорам, чтобы проверить дату приема на работу, увольнения, выплату премий, дату выплаты зарплаты. Это основные сведения, которые требуются для проверки правильности исчисления взносов. Например, если сотруднику выплачена премия на основании приказа руководителя, они могут проверить, начислены ли на нее взносы. Кроме того, среди документов могут оказаться приказы в отношении подрядчиков, а это, по мнению проверяющих, доказывает существование трудовых отношений вместо гражданско-правовых, то есть схему
Банковские документы и кассовые документы: выписки банка, поручения, ордера, кассовая книга, журнал кассира-операциониста, отчеты кассира, Х-отчеты, Z-отчеты и т. д. Методические рекомендации обязывают специалистов из фонда искать схемы по обналичке. Движение денег по счету и кассе позволит найти сделки с однодневками. А значит, вывод средств для выдачи зарплат в конвертах
Трудовые договоры Проверяющих в первую очередь заинтересуют дата приема сотрудника на работу, а также размер оклада. Эти сведения необходимы для проверки правильности начисления взносов. Если какие-то выплаты не поименованы в трудовом договоре, то это не освобождает их от взносов. По мнению Минздравсоцразвития России, все выплаты в рамках трудовых отношений облагаются взносами (письмо от 12.08.10 № 2622-19). С 1 января 2011 года аналогичное правило законодатели внесли в статью 7 закона № 212-ФЗ
Трудовые книжки работников Эти документы истребуют, чтобы сопоставить даты приема на работу, увольнения, перевода, найти записи о поощрениях, если компания не представит приказы, и т. д. Любая нестыковка трудовых книжек с другими документами вызовет вопросы проверяющих
Акты приема-сдачи выполненных работ (оказанных услуг) Данные документы запросят по гражданско-правовым соглашениям с подрядчиками и договорам аренды. Здесь проверяющие могут посмотреть сумму дохода, а также дату приемки работ и вознаграждение. Если компания заключает договоры аренды автомобилей с экипажем, то стоит делать два акта. Один на услуги по вождению, второй – на аренду. Иначе проверяющие начислят взносы на всю арендную плату (письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.10 № 550-19)
Документы по подотчетным суммам (авансовые отчеты и прилагаемые к ним документы; командировочные удостоверения, билеты, счета отелей, чеки ККТ, квитанции и пр.) Проверяющие будут смотреть, отчитался ли работник обо всех суммах. Если сотрудник получил аванс, но сдал отчет только на часть суммы либо не сдал его вовсе, то на разницу фонд может начислить взносы. Заметим, что в аналогичных спорах с налоговиками суды делают однозначный вывод, что подотчетные не являются доходом работников (постановление Президиума ВАС РФ от 03.02.09 № 11714/08). С командированными ситуация немного иная. Например, если в компании установлены нормы оплаты проживания, то ревизоры все равно проверят фактические расходы. Ведь, по их мнению, от взносов освобождены только фактические затраты на наем жилья, а не нормы, утвержденные в компании (письмо Минздравсоцразвития России от 11.11.10 № 3416-19). Что касается суточных, то они не облагаются страховыми взносами в сумме, утвержденной в компании
Сведения о численности, зарплате и движении работников по форме П-4, которые компании представляют в Росстат Это общие сведения, которые необходимы для проверки числа персонала. От численности также зависит порядок представления отчетности: на бумаге или в электронном виде. Такие документы запрашивают, чтобы найти противоречия с другими данными, которые дает компания
Карточка налогоплательщика Это карточка, в которой компании отражают доходы сотрудников для расчета НДФЛ. С 2011 года форму налоговой карточки компания разрабатывает самостоятельно (п. 1 ст. 230 НК РФ)
Иные документы Список документов, которые могут проверить фонды, неограничен. Но из требования о представлении бумаг должно быть ясно, какие именно бумаги им нужны. Если же там приведены только общие фразы (например, все регистры бухучета), то штрафовать за непредставление документов фонд не вправе. В аналогичных спорах с налоговиками суды считают именно так (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 26.01.10 № А32-8547/2008-12/69)

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль