Как добиться от подразделений не выходить за рамки своего бюджета

518
ГЛАВНОЕ В ЭТОЙ СТАТЬЕ
Избежать перерасхода средств поможет проверка каждого договора
Оптимизировать работу проще, если утвердить регламент бюджетирования

В конце года особенно часто бывает, когда в финансовую службу поступает заявка на небольшой платеж, но свой лимит выплат подразделение давно исчерпало. Что делать? Отказать в оплате? Оставить платеж на потом? Согласовывать с руководством? Ни один из этих вариантов кардинально не решает проблему отсутствия денег. Подобных ситуаций можно избежать, если:

  • контролировать все договоры на этапе их подписания;
  • вести мониторинг балансовых статей и планов в натуральных показателях;
  • обеспечить казначейский контроль над деньгами;
  • регулярно проводить план-факт анализ исполнения бюджета.

Сразу оговоримся – все это будет работать, если выполнить несколько важных условий. Первое – разработаны и выполняются регламенты бюджетирования и договорной работы. Второе – есть единый классификатор бюджетных статей. И третье – платежи по одному договору относятся только на одну бюджетную статью расходов. Тогда у подразделений не было бы возможности перераспределять платежи между разными статьями расходов.

УСЛОВИЕ № 1
ПРОВЕРКА ДОГОВОРОВ

На этой стадии финансовой службе стоит проверить контракт до подписания, выяснить, на какую сумму уже заключены контракты, относящиеся к этой же статье бюджета, и убедиться, что лимит не израсходован. Два основных инструмента контроля: лист согласований (см. образец) и реестр договоров. Кроме того, в договорной работе надо учитывать ряд важных нюансов.

Как добиться от подразделений не выходить за рамки своего бюджета

Во-первых, в контрактах важно прописывать суммы предстоящих платежей. Это требование позволяет жестко ограничить объемы поставок или оказания услуг определенной суммой. А рамочные контракты не приветствуются, так как чаще всего становятся главной причиной перерасхода – сложно контролировать все составляемые спецификации и приложения. Во-вторых, желательно, чтобы срок действия договора был в пределах календарного года. Разумеется, многие компании используют в своей практике долгосрочные договоры. Но для корректного учета платежных обязательств по ним потребуется довольно много дополнительных аналитических сведений, таких как график платежей, отслеживание сроков поставки товара (оказания услуг).

УСЛОВИЕ № 2
МОНИТОРИНГ ПЛАНОВ

Строго исполнить принятые бюджеты не получится, если еженедельно (а в некоторых случаях ежедневно) не вести мониторинг отклонений фактических показателей от плановых, причем в натуральном выражении. Конечно, так пристально следить нужно только за ключевыми статьями бюджета: реализацией, закупками, производством, остатками на складе. Таким образом можно избежать незапланированного роста себестоимости. Да и сам факт регулярного контроля, как правило, заставляет руководителей подразделений более добросовестно выполнять свои обязанности.

УСЛОВИЕ № 3
КАЗНАЧЕЙСКИЙ КОНТРОЛЬ

До начала отчетного месяца каждый руководитель подразделения должен подавать в финансовый отдел на согласование свой операционный бюджет платежей на ближайшие 30 дней. Финансовая служба проверяет эти документы, ориентируясь на отчет о текущей кредиторской задолженности и платежный календарь, составленный на основе реестра договоров. Это позволяет оценить, насколько оправданны суммы планируемых выплат. Кроме того, проверяется соответствие условий расчетов правилам, которые приняты в компании. После проверки план выплат либо принимается к исполнению, либо возвращается составителю на доработку. А дальше в текущем режиме финансовая служба проверяет каждую заявку на платеж с точки зрения доступных остатков по статьям операционного бюджета и целевого использования средств. И никакие «срочно надо оплатить» вне этой процедуры не работают.

УСЛОВИЕ № 4
ПЛАН-ФАКТ АНАЛИЗ

Эта разновидность контроля позволяет выявлять причины перерасходов и избегать их в будущем. По итогам квартала, например, выполняется расчет отклонений запланированных и фактически осуществленных расходов (именно расходов, не выплат!), а также доходов. Что касается причин возникновения выявленных отклонений, то подробные объяснения лучше запросить у руководителей подразделений. Они без труда найдут для этого время, ведь их бонусы, как правило, увязаны с результатами выполнения бюджета. А когда причины понятны, можно предпринимать контрмеры.

Но тут возникает другой нюанс: бухгалтер, вносящий проводки, может и не знать, как правильно классифицировать те или иные расходы. Поэтому лучше ввести в практику документооборота правило, в соответствии с которым составитель первичного документа (или его получатель) указывает на нем в виде штампа или просто надписью код и наименование бюджетной статьи. Тогда бухгалтерии не придется гадать, как классифицировать те или иные расходы.

 

Статья подготовлена в сотрудничестве с журналом «Финансовый директор»

 

Как добиться от подразделений не выходить за рамки своего бюджетаСкачать шаблон документа в формате Word

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль