Как добиться от подразделений не выходить за рамки своего бюджета

520
ГЛАВНОЕ В ЭТОЙ СТАТЬЕ
Избежать перерасхода средств поможет проверка каждого договора
Оптимизировать работу проще, если утвердить регламент бюджетирования

В конце года особенно часто бывает, когда в финансовую службу поступает заявка на небольшой платеж, но свой лимит выплат подразделение давно исчерпало. Что делать? Отказать в оплате? Оставить платеж на потом? Согласовывать с руководством? Ни один из этих вариантов кардинально не решает проблему отсутствия денег. Подобных ситуаций можно избежать, если:

  • контролировать все договоры на этапе их подписания;
  • вести мониторинг балансовых статей и планов в натуральных показателях;
  • обеспечить казначейский контроль над деньгами;
  • регулярно проводить план-факт анализ исполнения бюджета.

Сразу оговоримся – все это будет работать, если выполнить несколько важных условий. Первое – разработаны и выполняются регламенты бюджетирования и договорной работы. Второе – есть единый классификатор бюджетных статей. И третье – платежи по одному договору относятся только на одну бюджетную статью расходов. Тогда у подразделений не было бы возможности перераспределять платежи между разными статьями расходов.

УСЛОВИЕ № 1
ПРОВЕРКА ДОГОВОРОВ

На этой стадии финансовой службе стоит проверить контракт до подписания, выяснить, на какую сумму уже заключены контракты, относящиеся к этой же статье бюджета, и убедиться, что лимит не израсходован. Два основных инструмента контроля: лист согласований (см. образец) и реестр договоров. Кроме того, в договорной работе надо учитывать ряд важных нюансов.

Как добиться от подразделений не выходить за рамки своего бюджета

Во-первых, в контрактах важно прописывать суммы предстоящих платежей. Это требование позволяет жестко ограничить объемы поставок или оказания услуг определенной суммой. А рамочные контракты не приветствуются, так как чаще всего становятся главной причиной перерасхода – сложно контролировать все составляемые спецификации и приложения. Во-вторых, желательно, чтобы срок действия договора был в пределах календарного года. Разумеется, многие компании используют в своей практике долгосрочные договоры. Но для корректного учета платежных обязательств по ним потребуется довольно много дополнительных аналитических сведений, таких как график платежей, отслеживание сроков поставки товара (оказания услуг).

УСЛОВИЕ № 2
МОНИТОРИНГ ПЛАНОВ

Строго исполнить принятые бюджеты не получится, если еженедельно (а в некоторых случаях ежедневно) не вести мониторинг отклонений фактических показателей от плановых, причем в натуральном выражении. Конечно, так пристально следить нужно только за ключевыми статьями бюджета: реализацией, закупками, производством, остатками на складе. Таким образом можно избежать незапланированного роста себестоимости. Да и сам факт регулярного контроля, как правило, заставляет руководителей подразделений более добросовестно выполнять свои обязанности.

УСЛОВИЕ № 3
КАЗНАЧЕЙСКИЙ КОНТРОЛЬ

До начала отчетного месяца каждый руководитель подразделения должен подавать в финансовый отдел на согласование свой операционный бюджет платежей на ближайшие 30 дней. Финансовая служба проверяет эти документы, ориентируясь на отчет о текущей кредиторской задолженности и платежный календарь, составленный на основе реестра договоров. Это позволяет оценить, насколько оправданны суммы планируемых выплат. Кроме того, проверяется соответствие условий расчетов правилам, которые приняты в компании. После проверки план выплат либо принимается к исполнению, либо возвращается составителю на доработку. А дальше в текущем режиме финансовая служба проверяет каждую заявку на платеж с точки зрения доступных остатков по статьям операционного бюджета и целевого использования средств. И никакие «срочно надо оплатить» вне этой процедуры не работают.

УСЛОВИЕ № 4
ПЛАН-ФАКТ АНАЛИЗ

Эта разновидность контроля позволяет выявлять причины перерасходов и избегать их в будущем. По итогам квартала, например, выполняется расчет отклонений запланированных и фактически осуществленных расходов (именно расходов, не выплат!), а также доходов. Что касается причин возникновения выявленных отклонений, то подробные объяснения лучше запросить у руководителей подразделений. Они без труда найдут для этого время, ведь их бонусы, как правило, увязаны с результатами выполнения бюджета. А когда причины понятны, можно предпринимать контрмеры.

Но тут возникает другой нюанс: бухгалтер, вносящий проводки, может и не знать, как правильно классифицировать те или иные расходы. Поэтому лучше ввести в практику документооборота правило, в соответствии с которым составитель первичного документа (или его получатель) указывает на нем в виде штампа или просто надписью код и наименование бюджетной статьи. Тогда бухгалтерии не придется гадать, как классифицировать те или иные расходы.

 

Статья подготовлена в сотрудничестве с журналом «Финансовый директор»

 

Как добиться от подразделений не выходить за рамки своего бюджетаСкачать шаблон документа в формате Word

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль