text
Газета

Можно за несколько минут из беспорядочных данных составить понятный отчет

  • 23 августа 2010
  • 1204

Если финансовой службе необходимо составить для руководителя простой и понятный отчет по любой области работы, но есть лишь беспорядочные исходные данные, то проще и быстрее всего это получится сделать с помощью функции Excel «Сводные таблицы». Покажем на примере.

Коммерческая служба компании, специализирующейся на оптовой торговле металлопродукцией, вела в Excel отчет о реализации товаров через собственные магазины компании за месяц. В таблице были такие графы: контрагент, регион, в котором расположен магазин, наименование магазина, наименование продукции, сумма реализации. Генеральный директор запросил отчет, чтобы понять ситуацию с продажами в разрезе магазинов и регионов. Значит, необходимо суммировать разрозненные данные.

Определяем объем данных.Сначала надо выделить всю составленную коммерческой службой таблицу, включая ее шапку. Затем надо перейти в меню «Данные» – и кликнуть мышкой подраздел «Сводная таблица». Вслед за этим появится окно «Мастера сводных таблиц и диаграмм». Можно смело не обращать внимания на вопросы, которые задает «Мастер», и просто нажимать кнопку «Далее», а в конце «Готово».

Заполняем сводную таблицу.В книге Excel появится новый Лист, на котором будет показан макет будущей сводной таблицы (см. рис. 1), а также окно «Список полей сводной таблицы». В этом окне просто перечислены графы исходной таблицы коммерческого отдела. Все, что останется сделать, это перетащить мышкой названия граф из «Списка полей сводной таблицы» в макет. Например, так, как это показано стрелками на рисунке. По мере переноса полей сводная таблица будет заполняться данными автоматически, а в итоге превратится в простой и удобный отчет для генерального директора (см. рис. 2).

Кстати, в сводной таблице автоматически будут подведены итоги продаж по регионам, по контрагентам, в целом по компании. А еще Excel предоставит возможность отображать не все данные, а только их часть. Для этого достаточно кликнуть стрелочку, стоящую рядом с нужным полем в шапке сводной таблицы. Например, в отчете можно будет отразить данные только по одному или нескольким интересующим наименованиям реализованной продукции либо узнать объем продаж через конкретный магазин.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно, и не займёт много времени, а вы будете в курсе полезной информации, которая нужна Вам для работы.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... и продолжить чтение
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!

Внимание!
Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Мы заботимся о качестве материалов на сайте и чтобы защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи и сервисы в закрытом доступе.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
.... чтобы ознакомиться со сведениями
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.