Можно за несколько минут из беспорядочных данных составить понятный отчет

1201

Если финансовой службе необходимо составить для руководителя простой и понятный отчет по любой области работы, но есть лишь беспорядочные исходные данные, то проще и быстрее всего это получится сделать с помощью функции Excel «Сводные таблицы». Покажем на примере.

Коммерческая служба компании, специализирующейся на оптовой торговле металлопродукцией, вела в Excel отчет о реализации товаров через собственные магазины компании за месяц. В таблице были такие графы: контрагент, регион, в котором расположен магазин, наименование магазина, наименование продукции, сумма реализации. Генеральный директор запросил отчет, чтобы понять ситуацию с продажами в разрезе магазинов и регионов. Значит, необходимо суммировать разрозненные данные.

Определяем объем данных.Сначала надо выделить всю составленную коммерческой службой таблицу, включая ее шапку. Затем надо перейти в меню «Данные» – и кликнуть мышкой подраздел «Сводная таблица». Вслед за этим появится окно «Мастера сводных таблиц и диаграмм». Можно смело не обращать внимания на вопросы, которые задает «Мастер», и просто нажимать кнопку «Далее», а в конце «Готово».

Заполняем сводную таблицу.В книге Excel появится новый Лист, на котором будет показан макет будущей сводной таблицы (см. рис. 1), а также окно «Список полей сводной таблицы». В этом окне просто перечислены графы исходной таблицы коммерческого отдела. Все, что останется сделать, это перетащить мышкой названия граф из «Списка полей сводной таблицы» в макет. Например, так, как это показано стрелками на рисунке. По мере переноса полей сводная таблица будет заполняться данными автоматически, а в итоге превратится в простой и удобный отчет для генерального директора (см. рис. 2).

Кстати, в сводной таблице автоматически будут подведены итоги продаж по регионам, по контрагентам, в целом по компании. А еще Excel предоставит возможность отображать не все данные, а только их часть. Для этого достаточно кликнуть стрелочку, стоящую рядом с нужным полем в шапке сводной таблицы. Например, в отчете можно будет отразить данные только по одному или нескольким интересующим наименованиям реализованной продукции либо узнать объем продаж через конкретный магазин.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль