Семь способов получить от контрагента «первичку» без ошибок и в срок

916

1Обмениваться электронными документами

Электронную цифровую подпись в электронном документе считают равнозначной собственноручной подписи в документе на бумаге. С тем фактом, что подтвердить расходы можно оформленными в электронном виде и подписанными ЭЦП документами, например накладными, согласны и в Минфине России (письмо от 28.07.10 № 03-03-06/1/491). А со 2 сентября, когда вступит в силу Федеральный закон от 27.07.10 № 229-ФЗ, компании получат право обмениваться и электронными счетами-фактурами. Однако надо дождаться официального порядка.

2Включить в договор штрафы за нарушение сроков

В договоре можно прописать сроки и порядок обмена первичными документами и счетами-фактурами, а также внесения в них исправлений. А заодно предусмотреть штрафы за их нарушение. Бывает, что в договоре также прописывают условие о возмещении продавцом убытков на случай, если при проверке в выставленных контрагентом документах будут обнаружены недочеты, препятствующие признанию расходов или вычетов по НДС. Но возместить такие убытки реально, только если будет доказано, что они вызваны тем, что продавец нарушил закон.

3Назначить ответственных за приход «первички»

Повысить качество входящих первичных документов и ускорить их получение можно, если назначить сотрудников, ответственных за их получение и передачу в бухгалтерию. Например, менеджеров, отвечающих за исполнение договора. Имея личные контакты с поставщиками, такому специалисту проще контролировать и вести переговоры об ускорении получения документов. А чтобы они не задерживались и сдавались без недочетов уже сотрудниками компании, выполнение этого условия можно сделать одним из критериев при назначении премии.

4Обмениваться факсимильными или электронными копиями

Можно договориться с контрагентом, что до получения от него оригиналов первичных документов и счетов-фактур компании будут присылать их электронные или факсимильные копии. Этого достаточно, чтобы сделать в учете нужные проводки и записи. Главное – обеспечить контроль поступления оригиналов. Для этого некоторые компании ведут журнал учета неполученных оригиналов документов. В исключительных случаях, когда оригиналы нужны срочно, их может лично забрать представитель покупателя (менеджер, бухгалтер, а иногда и директор).

5Сразу заменять документы с ошибками

Когда в счете-фактуре обнаружены ошибки, его проще заменить, чем исправить. Чиновники ведь настаивают на том, что вычет не положен до тех пор, пока не будет правильно оформленного счета-фактуры. Продавец может исправить ошибки путем выписки правильно оформленных счетов-фактур взамен ранее выставленных (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 03.03.10 № КА-А41/1647-10). Но налоговиков сей способ не устраивает, поэтому его лучше не афишировать и счета-фактуры с ошибками не хранить.

6По возможности заключать сделки напрямую

Как вариант можно отказаться от различного рода посреднических сделок. Наличие посредников иногда значительно увеличивает маршрут и время движения документов от фактического продавца к покупателю. Кстати, отказавшись от посредников, тем самым можно еще и снизить налоговые риски, ведь инспекторы всегда подозревают схемы в таких сделках. С другой стороны, способ приемлем, когда удобно заключать договор напрямую с поставщиком. Если нет, то в договорах с посредниками можно прописать сроки обмена документами и штрафы за нарушение.

7Самостоятельно внести сведения в документы

Когда сделка носит разовый характер, контрагент находится в другом регионе или убежден в правильности оформления документов, добиться, чтобы он внес в них дополнения, выходит не всегда. Самим править их опасно, исправления вносят по согласованию с участниками сделки. Но если в документ сами внесли недостающие реквизиты и их достоверность подтверждена договором и другими первичными документами, судьи расходы принимают (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 29.08.08 № А13-11658/2006).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль