Алгоритм, который поможет создать управленческий учет с нуля

10077
Построить управленческий учет в компании можно, применяя разные подходы. Но на практике, чаще всего, управленческую отчетность готовят на основе бухгалтерских данных и информации из оперативных отчетов подразделений. С помощью простого алгоритма покажем, как можно выстроить такую систему в вашей компании.

Важно последовательно выполнять четыре важных шага. Тогда получится в кратчайшие сроки внедрить управленческую отчетность или усовершенствовать существующую, не тратясь на дорогостоящую информационную систему.

ШАГ 1. Составить три главных отчета

Создавать систему управленческого учета надо с разработки форм отчетности, содержащей необходимые показатели о состоянии компании. В первую очередь это:

  • управленческий баланс
  • отчет о доходах и расходах
  • отчет о движении денежных средств.

Управленческий баланс. За основу управленческого баланса оправданно взять структуру классического бухгалтерского баланса. В чем будет принципиальное отличие? В том, что статьи в управленческом балансе должны иметь большую детализацию и подробные расшифровки. Например, к укрупненной статье «Денежные средства» можно ввести дополнительные подстатьи для отражения остатков средств в разрезе расчетных счетов компании и касс.

Отчет о доходах и расходах. По аналогии с балансом, составляя отчет о доходах и расходах, придется выстроить каркас, определить перечень укрупненных статей. Их структура может повторять отчет о прибылях и убытках. Работая над созданием структуры отчета, особенно в части расходных статей, стоит сразу заложить их классификацию. Другими словами, разбить все статьи на переменные и постоянные. Или же поделить их на прямые и косвенные.

Также, если компания представлена несколькими юридическими лицами (филиалами), имеет смысл разделить все доходы и издержки по бизнес-единицам. При необходимости может быть добавлена аналитика по продуктам, по регионам, по объемам продаж (оптовые продажи и розничные) и прочее.

Отчет о движении денежных средств. Для целей управленческого учета этот отчет, как правило, составляется прямым методом. Все статьи также делятся на основную, финансовую и инвестиционную деятельность. Что касается самого перечня статей выплат и поступлений, его можно сформировать на основе составленного отчета о доходах и расходах, но с большей детализацией. И, разумеется, в отчет о движении денежных средств не попадут амортизация, курсовые и суммовые разницы, переоценка товарно-материальных ценностей, брак и потери в производстве. Вместе с тем будет важно не забыть добавить такие статьи: полученные (выданные) кредиты, авансы, приобретение основных средств и НМА, выплаты по капитальным ремонтам и т. д. В результате должен получиться подробный список статей всех возможных выплат и поступлений. 

ШАГ 2. Определиться с отчетными формами подразделений

Все оперативные отчеты подразделений можно условно разделить на две большие группы. Первая - натурально-стоимостные отчеты. Ярким примером может служить отчет о продажах, включающий развернутые данные о реализации по наименованиям продукции в разбивке по регионам, сбытовым подразделениям и т. д., с отражением количества реализованной продукции, ее стоимости и итогового показателя по выручке. Самый простой способ разработать исчерпывающий перечень натурально-стоимостных отчетов – «идти» по статьям управленческого баланса и отчета о доходах и расходах.

Вторая группа - нефинансовые отчеты. В них объединяют 10-15 нефинансовых данных, важных для менеджмента. Например, процент отгруженного брака в партии, количество клиентов, обратившихся после рекламной акции, количество клиентов за день и др.

ШАГ 3. Решить, откуда брать данные для управленческого учета

Начать надо с переработки плана счетов – сопоставить данные управленческих отчетов со счетами бухучета. За каждый конкретный отчет отвечает отдельное подразделение, значит, к каждому счету надо открыть аналитику в разрезе центров финансовой ответственности. А также аналитику, соответствующую структуре статей оперативного отчета.

Чтобы получить необходимые данные из бухгалтерского учета, так или иначе придется корректировать существующий план счетов. А начать – с сопоставления управленческих отчетов и статей в них со счетами бухгалтерского учета. Например, данные отчета о продажах – счет 90 «Продажи», отчета о производстве – счет 20 «Основное производство», счет 40 «Выпуск готовой продукции», счет 43 «Готовая продукция», отчета об инвестиционной деятельности – счет 07 «Оборудование к установке», счет 08 «Незавершенное производство» и т. д.

Дальше предстоит определиться с тем, как будут структурироваться данные в разрезе центров финансовой ответственности. За каждый конкретный отчет отвечает отдельное подразделение, а значит, сведения в бухгалтерском учете предстоит структурировать по подразделениям. То есть практически к каждому счету открывать аналитику в разрезе центров финансовой ответственности.

И наконец, для каждого счета в бухгалтерском плане счетов предусмотреть аналитику, соответствующую структуре статей оперативного отчета. Например, затраты собственного автопарка компании учитываются на счете 23 «Вспомогательное производство». В отчете по автопарку выделены следующие статьи расходов: ГСМ, материалы, заработная плата, налоги, прочие расходы. Эту аналитику и нужно предусмотреть на счете.

Как структурировать информацию на счетах

Можно выстроить структуру данных за счет открытия субсчетов. Но работать с таким планом счетов не слишком удобно, да и получить сведения в необходимом аналитическом разрезе может быть проблематично.

Использование аналитических признаков, пожалуй, самое оптимальное решение. Количество аналитических признаков (субконто), открываемых к счету, зависит только от возможностей информационной системы. При этом они позволяют делать практически любые выборки данных.

Чтобы избежать запаздывания данных при ведении управленческого учета, надо жестко определить, какая конкретно информация и на основании каких документов будет собираться.

ШАГ 4. Формализовать правила ведения учета

Чтобы система работала, надо также:

  • разработать учетную политику для целей управленческого учета
  • назначить ответственных за подготовку тех или иных отчетов
  • определить сроки подготовки отчетов, а также маршруты и способы их движения (по «электронке», сохраняя на сервере компании и т. п.).
     

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль