Есть три причины выдать сотруднику новую трудовую книжку

645
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Необходимо оформить дубликат трудовой, если записи в ней выцвели
Книжку переоформляют, если ее бланк не соответствует официальному

Читательница поделилась историей. В компанию пришел новый сотрудник и принес трудовую книжку, которая оказалась чуть больше, чем остальные, да еще и без водяных знаков. Можно ли в такую книжку делать запись? Чиновники Роструда уверены, что нет, – сотруднику необходимо оформить дубликат. Как мы выяснили, есть еще два случая, когда потребуется завести новую книжку, хотя в законе они четко не оговорены.

КСТАТИ. Оформить новую книжку следует, если старая утеряна или пришла в негодность (п. 33, 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Если пренебречь такой обязанностью, не исключен штраф на компанию за нарушение законодательства о труде в сумме до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

ОСНОВАНИЕ № 1
ТРУДОВАЯ КНИЖКА НА СТРАННОМ БЛАНКЕ

Новые сотрудники, как правило, сами приносят трудовые книжки. Проверять, настоящая она или поддельная, компания не обязана. Но если бланк не соответствует официальному, то никакие записи в книжку лучше не вносить. Иначе возможен штраф по статье 5.27 КоАП РФ (определение Верховного суда от 06.09.07 № КАС07-416).

О таком несоответствии могут свидетельствовать цвет, форма, размер книжки, которые отличаются от других бланков, имеющихся в компании. В любом случае при сомнениях лучше оформить дубликат.

При оформлении дубликата все записи из прежней трудовой книжки переносят в новую, заверяя печатью компании и подписью лица, ответственного за ведение кадровых документов. Каких-либо документов, подтверждающих прежнюю работу сотрудника, запрашивать не потребуется, даже если бланк книжки неофициальный. А вот если в записях нашлись противоречия, скажем сотрудник в двух компаниях числился по основной работе, то необходимо запросить документы от прежних работодателей.

Новые сотрудники, которые раньше нигде не работали, часто приносят свои чистые бланки книжек, купленные в магазине канцтоваров. Но и в эти бланки компания не может вносить сведения, даже если с виду с книжкой все в порядке. Ведь работодатель вправе закупать бланки только у официальных распространителей (п. 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. приказом Минфина России от 22.12.03 № 117н). Например, это ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «СпецБланк».

ОСНОВАНИЕ № 2
ТРУДОВАЯ КНИЖКА ПОТЕРЯЛАСЬ

Если трудовая книжка потерялась или, к примеру, сгорела, то есть прямая норма, обязывающая оформить дубликат (п. 33 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Для этого потребуется попросить у сотрудника все документы, которые могут подтвердить периоды работы и занимаемые должности. Если у сотрудника таких документов нет, компания может сама отправить запросы прежним работодателям. Ведь закон обязывает оказать содействие в восстановлении сведений о работе (абз. 7 п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69).

Какими именно документами надо подтверждать периоды, когда сотрудник трудился у прежних работодателей, нигде не сказано. В Роструде считают, что можно использовать любые документы, содержащие необходимую информацию. Например, копии трудовых договоров, различные справки, в том числе из внебюджетных фондов об уплаченных страховых взносах, ведомости о начислении зарплаты, выписки из приказов, личных дел. Главное, чтобы из этих документов можно было установить точную дату приема на работу, увольнения и должность.

ОСНОВАНИЕ № 3
ТРУДОВАЯ КНИЖКА СТАЛА НЕЧИТАЕМОЙ

Дубликат трудовой книжки лучше сделать, если из-за времени записи в ней выцвели, растеклись чернила, которыми их выполнили, или вовсе размокли листы и записи стали нечитаемыми. В принципе четкие критерии негодности книжки нигде не прописаны, но лучше перестраховаться и сделать новый документ.

В новый бланк переносят все записи, которые можно прочитать без затруднений. Их, так же как в первом случае, заверяют своей подписью и печатью компании. Что касается плохо видимых, то их необходимо подтверждать документально, как и при утере трудовой книжки.

Как быть с ошибкой на титульном листе

Правил для корректировки данных на титульном листе трудовой книжки (за исключением Ф. И.О. работника при их изменении) в законе нет. На практике работодатели поступают следующим образом. Если неточность допущена при первичном заполнении книжки, то испорченный бланк списывают и заполняют новый (п. 42 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). А если позже, то неверные сведения зачеркивают и сверху пишут правильные.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль